1. Порядок передачі справ в архів організації

Справи постійного і довготривалого зберігання, включаючи документи з особового складу, передаються в архів організації не пізніше ніж через три роки після їх завершення у діловодстві.

Передача справ до архіву організації здійснюється за графіком, складеним архівом організації, погодженим з керівниками структурних підрозділів, що передають документи в архів, і затвердженим керівником організації.

У період підготовки справ структурним підрозділом до передачі в архів організації співробітником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис справ (структурного підрозділу), кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Всі виявлені при перевірці недоліки у формуванні та оформленні справ працівники структурного підрозділу зобов'язані усунути. При виявленні відсутності справ складається відповідна довідка.

Прийом кожної справи проводиться особою, відповідальною за архів організації, (спеціальним співробітником) в присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох екземплярах опису справ структурного підрозділу проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. В кінці кожного примірника опису вказуються цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номера відсутніх справ, дата прийому-передачі справ, а також підписи відповідального за архів (співробітника архіву) та особи, що передав справи. При прийомі особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справах.

Справи, що обумовлені, в зв'язки, доставляються в архів організації співробітниками структурних підрозділів. Разом зі справами в архів передаються реєстраційні картотеки на документи. Найменування кожної картотеки включається в опис.

5

2. Організація зберігання документів

У поняття діловодство крім документування інформації та організації документообігу також входить зберігання і використання документів у поточній діяльності підприємства.

Даний вид зберігання називають оперативним (або поточним), при цьому оперативне зберігання можна поділити на два підвиди:

- зберігання документів в процесі їх виконання;

- зберігання виконаних документів.

Іншими словами, під оперативним зберіганням розуміється процес, здійснюваний протягом практичного використання документів до проведення експертизи цінності і передачі документів на архівне зберігання.

Документи під час їх виконання зазвичай зберігаються у виконавця, для чого заводяться спеціальні папки з написами типу: "На виконанні", "Терміново", "Для колегії", "На відправку", "На узгодження", "На підпис" і т. п. На кожній папці вказують прізвище виконавця і його телефон. Після закінчення робочого дня папки прибирають в сейф, шафа або стіл. Після закінчення роботи з документом він передається для приміщення в справу.

Виконані документи повинні формуватися у справи відповідно до номенклатури справ. При цьому справи з моменту їхнього закладу і до передачі в архів організації повинні зберігатися за місцем їх формування.

Також зачіпаючи питання оперативного зберігання, можна звернути увагу на наступну тенденцію: в останні час поряд зі зберіганням документів (на папері), сформованих у справи, багато організацій стали застосовувати і електронні сховища. Створення даних сховищ дозволяє спростити використання документів у поточній діяльності, так як роботу з документом можуть виробляти кілька співробітників одночасно, а доступ до документа здійснюється протягом декількох секунд відповідно до прав працівника. З цього можна зробити висновок, що використання електронних сховищ документів дозволяє підвищити оперативність виконання завдань і посадових обов'язків.

6