3. Оформлення справ

Оформлення справи - підготовка справи до зберігання відповідно до встановлених правил.

Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення управління (ДЗУ) організації або іншими структурними підрозділами, в обов'язки яких входить заклад і формування справ, при методичної допомоги та під контролем архіву організації.

Залежно від строків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання і по особовому складу. При цьому повне оформлення справ передбачає:

1. підшивку чи палітурку справи;

2. нумерацію аркушів справи;

3. складання листа-засвідчувача;

4. складання, у необхідних випадках, внутрішнього опису документів;

5. внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка справи).

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню, при цьому допускається:

- не проводити систематизацію документів у справі,

- не нумерувати аркуші справи,

- не складати засвідчувальні написи.

При оформленні справи документи, що становлять справи, підшиваються на 4 проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз та резолюцій на них. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.

7

Справи постійного зберігання, що складаються з особливо цінних документів або неформатних документів, зберігаються в закритих твердих папках з трьома клапанами із зав'язками або в коробках.

При наявності в справі незатребуваних особистих документів (посвідчень особи, трудових книжок, військових квитків) ці документи вкладаються в конверт, який підшивається до справи. При наявності великої кількості таких документів, останні вилучаються із справ і на них складається окремий опис.

В кінці кожної справи підшивається чистий бланк листа-завірителя, а на початку справи (для обліку особливо цінних документів) - бланк внутрішнього опису документів справи.

З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі аркуші цієї справи нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті аркуша простим олівцем або нумератором. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

При нумерації аркушів справи необхідно дотримуватися таких правил:

• листи справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються по кожному того чи по кожній частині окремо;

• фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці на верхньому полі аркуша;

• складений лист (формату А3, А2) розвертається і нумерується в правій частині верхнього поля аркуша. При цьому лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист; лист, складений і підшитий за середину, підлягає перешивки і нумерується як один лист;

• лист з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один лист. Якщо до документа підклеєні одним краєм інші документи (вставити текст, переклади, вирізки тощо), то кожен документ нумерується окремо;

8

• підшиті в справу конверти з вкладеннями нумеруються, при цьому спочатку нумерується сам конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті;

• підшиті до справи документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну нумерацію, якщо вона відповідає порядку розташування аркушів у справі;

• у випадках виявлення великої кількості помилок в нумерації аркушів справи проводиться їх перенумерация. При перенумерації аркушів старі номери закреслюються і поряд ставиться новий номер аркуша, в кінці справи складається новий лист-засвідчувач, при цьому старий лист-засвідчувач закреслюється, але зберігається в справі;

• при наявності окремих помилок в нумерації листів у справах при підготовці їх архівом організації до передачі на державне зберігання допускається за погодженням з державним архівом вживання літерних номерів аркушів.

Для обліку кількості аркушів в кінці справи на окремому аркуші складається лист-засвідчувач. У книгах лист-засвідчувач складається на зворотному боці останнього чистого аркуша, а в картотеках - на окремому чистому аркуші формату картки.

У листі-завірителя справи вказуються цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів справи, кількість аркушів внутрішнього опису, обумовлюються особливості нумерації номерів справи (наявність літерних номерів справи, пропущених номерів, номерів аркушів з наклеєними фотографіями, номерів великоформатних аркушів, конвертів з вкладеннями і кількість вкладених в них аркушів), а також вказується наявність в справі друкарських примірників брошур з кількістю аркушів в них, якщо вони не були відзначені в загальній валової нумерації в справі.

9

Лист-засвідчувач справи підписується його укладачем. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження, заміна справжніх документів) відзначаються в листі-завірителя з посиланням на відповідний акт. Забороняється виносити лист-засвідчувач на обкладинку справи або чистий оборот листа останнього документа. Якщо справа підшито або переплетено без бланка листа-завірителя, він наклеюється за верхню частину листа на внутрішній стороні обкладинки справи.

Для обліку документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, облік яких викликається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті, судові, слідчі справи і т.д.), а також для обліку справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання , сформованих по різновидам документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документа, складається внутрішня опис документів дела13 - обліковий документ, що містить перелік документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів аркушів.

Внутрішнiй опис справи складається на окремому аркуші за встановленою формою, наведеною в додатку 10 Основних правил роботи архівів організацій. При складанні внутрішнього опису в неї вносяться відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовках і номерах аркушів справи. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якій вказуються цифрами і прописом кількість включених до неї документів та кількість аркушів внутрішнього опису.

Внутрішнiй опис підписується його упорядником. Якщо справа переплетена або підшита без бланка внутрішнього опису документів, то складений за встановленою формою опис підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (вилучення, включення документів, заміна їх копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" внутрішнього опису з посиланнями на відповідні акти. При необхідності складається нова підсумкова запис до внутрішнього опису і засвідчувальний напис справи.

10