1. Запустіть текстовий редактор.
Створіть новий документ, декілька разів натисніть на клавішу вводу і перемістіть курсор на початок документа.
Створіть графічний спецефект над своїм прізвищем. Вставити => Рисунок... => Об'єкт WordArt... => Виберіть найкращий зразок написання з колекції => ОК => У текстове вікно з назвою Введіть сюди свій текст або Зміна тексту WordArt введіть своє прізвище => Виберіть кирилізований шрифт, якщо треба, і розмір символів 28 => Натисніть на кнопку ОК і закрийте діалогове вікно.
Змініть розміри і форму (фігуру) створеного об'єкта. Клацніть над об'єктом, перетягніть маркери розмірів. Перемістіть об'єкт у лівий верхній кут сторінки. Клацніть над ним і за допомогою кнопки фігура панелі інструментів WordArt виберіть стиль по колу.
Викличте редактор спецефектів Microsoft WordArt і створіть вручну спецефект над назвою фірми і словом Company.
Вставити => Об'єкт => Виберіть з отриманого списку програму Microsoft WordArt => У вікно Введіть сюди свій текст введіть назву фірми або слово Company => Натисніть на кнопку Поновити Зображення. Закрийте діалогове вікно. Якщо програми у списку немає, то робіть все так, як у п. 2.
Дослідіть меню програми WordArt та кнопки на панелі інструментів WordArt і понатискайте на них.
Оформіть текст якнайкраще.
Використайте три останні кнопки на панелі (зауважимо, що починаючи від Word ХР робота з WordArt і кнопками її панелі дещо змінилася). Добираючи кольори та узори у вікні Затінювання, натискайте на кнопку Застосувати, щоб переконатися у правильності прийнятих рішень – текст у документі змінюватиметься. Задавши потрібне оформлення, натисніть на кнопку ОК, закрийте діалогове вікно вводу тексту і клацніть у документі.
Доберіть якнайкращі розміри і розташування об'єктів.
Щоб змінити розташування об'єкта, створеного вручну, варто створити кадр (напис), вибрати об'єкт, скопіювати його в буфер обміну і вставити у кадр. Рамку кадра зробіть білою.
Вставте в документ картинку з галереї.
Вставити => Рисунок => Картинки (Clip Art) => Виберіть деяку картинку => ОК. Змініть (зменшіть) розміри картинки і розташуйте її поряд з назвою фірми.
Вставте у створюваний документ картинку, яка є у деякому графічному файлі (власну фотографію). Вставити => Малюнок... => 3 файлу => Відкрийте папку Popular і виберіть із запропонованого списку назв файлів деяку назву (rabbit.wraf, sailboat.wmf, car.wmf або coins.wmf чи іншу) або знайдіть будь-який графічний файл у файловій системі (бажано мати на дискеті файл із зісканованою своєю фотографією тощо) => ОК. У MS Word 2003 скористайтеся областю задач.
Виберіть картинку, змініть її розміри, розташуйте поряд з попередньою. За допомогою панелі Налаштування зображення (рис. 33) змініть її контрастність (кнопки 3-4) і яскравість (5-6), обріжте (7), стисніть (10) для Інтернету й екрана.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Рис. 33. Панель для налаштування зображення.
10. Підготуйтеся для введення тексту.
Розмістіть текстовий курсор під об'єктами.
11. Вставте під картинками текст з деякого документа, наприклад, з Тексті-ТекстЗ чи іншого файлу, що створювався раніше.
Вставити => Файл => Введіть назву файлу чи відшукайте деякий текстовий документ у файловій системі => ОК.
12. Створіть кадр з білою рамкою.
Вставити => Кадр. Клацніть у документі й збільшіть розміри кадра, щоб помістити в ньому таблицю.
Створіть у кадрі невелику таблицю 3x3 і введіть довільні дані, що ілюструють успішну діяльність фірми тощо.
Розташуйте створений кадр у попередньому тексті і задайте режим обгортання (положення) кадра текстом ліворуч.
Виберіть кадр і перетягніть його в текст => Формат => Кадр => Закладка Обгортання => Виберіть з меню потрібний спосіб обгортання => ОК.
15. Вставте три кадри й утворіть з них ланцюг.
Вставте поряд три кадри (написи). Відкрийте, якщо немає, панель інструментів Вигляд => Панелі... => Кадр (Напис). Виберіть перший кадр, клацніть на панелі на кнопці із зображенням ланцюга і клацніть у другому кадрі. Виберіть другий кадр, клацніть на кнопці ланцюга, а потім у третьому кадрі.
Створіть у кадрах ефект переливання тексту. Скопіюйте частину тексту, що є на сторінці, в буфер обміну і вставте його в перший кадр. Переконайтеся, що текст розлився по трьох кадрах.
Відформатуйте кадри якнайкраще.
Виберіть кадр і познайомтеся з його контекстним меню. Виконайте команду Формат кадра. На закладці Кольори і лінії виберіть базовий колір – блакитний чи інший – і розгорніть список Колір. Виберіть унизу Способи заливання... У першому кадрі створіть двоколірне градієнтно-діагональне заливання, а в другому підберіть текстуру граніт, а в третьому – візерунок великі сфери чи інший.
Введіть такий текст: «Додаткову інформацію про діяльність фірми або про мене можете прочитати тут».
Після слова «тут» вставте гіперпосилання на текстовий документ з деякого вашого файлу, що створювався раніше, наприклад, на ваше резюме.
Вставити => Гіперпосилання => Пошук => Знайдіть і виберіть деякий файл => ОК.
20. Перевірте, чи спрацьовує гіперпосилання.
Клацніть на гіперпосиланні. Відкриється раніше створений документ. Закрийте його.
Після гіперпосилання вставте примітку з таким текстом: «Це гіперпосилання з'єднає вас з моїм резюме». Вставити => Примітка. Введіть текст примітки і закрийте її вікно. Перевірте, як працює примітка. Для цього наведіть вказівник миші на позицію вставки примітки, яка буде підсвічена жовтим кольором.
У тексті вставте виноску звичайну з номером 1. Текст виноски – ваше прізвище. Розташування – внизу сторінки. Вставити => (Посилання) Виноска => ОК. Введіть текст виноски. Переконайтеся, що виносці відповідає номер 1 у точці вставки виноски в документі.
Вставте внизу сторінки фрагмент зображення з екрана комп'ютера, наприклад, панель інструментів для налаштування зображення (див. рис. 33).
Розгорніть потрібну панель інструментів, занесіть копію екрана в буфер, відкрийте Paint, вставте зображення з буфера, виріжте панель, скопіюйте вирізане в буфер, поверніть у документ Word, вставте вміст буфера. Якщо потрібно, обріжте картинку.
24. Розташуйте усю рекламу на одній сторінці.
Якщо вона не поміщається, то зменшіть розміри об'єктів, розмір шрифту тощо.
25. Сторінку помістіть у художню рамку –червоні яблука.
Формат => Межі і заповнення (заливка) => Закладка Сторінка => рисунок.,, (art) => Виберіть рисунок з яблуками зі списку => Задайте ширину рамки 20 пунктів => ( Можна вибрати іншу рамку-рисунок: морозиво, торт тощо.
Вставте дату і час створення документа.
Збережіть створений документ у файлі з назвою Реклама.
Закінчіть роботу. Продемонструйте свою рекламу.
Практична робота № 13
Тема
MS Word* Стандартні поля. Поля злиття. Поля форми. Макроси.
Мета
Уміти готувати ділові листи однакового змісту для розсилання декільком адресатам, підписувати конверти, створювати шаблони бланків, мати поняття про макроси.
План
Призначення полів.
Стандартні поля.
Поля злиття.
Створення однотипних документів для розсилання.
Панель інструментів ЗЛИТТЯ.
Поля форми. Панель інструментів Форми.
Створення шаблону бланка.
Поняття про макроси.
Теоретичні відомості
1. Призначення полів. Поля – це об'єкти, які призначені для автоматичного вставляння в основний документ дат, текстів, рисунків чи інших об'єктів, які можуть набувати значень за певними правилами, а також для організації обчислень у документах, їх використовують для підготовки типової документації з постійною і змінною інформацією, наприклад, бланків, анкет, ділових листів багатьом адресатам, адресування конвертів тощо.
У програмі Word розрізняють такі три типи полів: стандартні поля, поля злиття і поля форми.
2. Стандартні поля. Операція вставляння у документ багатьох типів об'єктів відбувається з участю полів. Прикладами стандартних полів є поля для автоматичного вставляння поточної дати (назва поля Date), дати створення документа (Create-Date), нумерації сторінок документа (Page), відомостей про автора документа (Author), адресу (AddressBlock), формул для обчислень (=формула), вставляння рисунка з файлу (Include-Picture), тексту з файлу (IncludeText).
Поля вставляють командами Вставити => Поле. Отримаємо діалогове вікно зі списками назв полів і коротким описом їх призначення (повний опис разом з прикладами можна отримати з довідкової системи, клацнувши на кнопці зі знаком запитання і на назві конкретного поля). У вікні вибирають потрібну назву і натискають кнопку ОК – назва поля у фігурних дужках або значення поля з'являться в документі в позиції вставки, тобто там, де був курсор. Поле має контекстне меню, яке використовують, зокрема, з метою поновлення значення поля та для інших дій.
Кожне поле характеризується кодом і значенням. Код – це деяка послідовність символів у фігурних дужках. Код і значення виокремленого поля перемикають комбінацією Shift+F9. Значення полів поновлюють натисканням на клавішу F9. На практиці користувачам потрібні значення полів, а не їхні коди. Щоб у документі постійно були значення полів, потрібно скасувати режим відображення кодів полів так: Сервіс => Параметри => Закладка ВИГЛЯД =>Коди ПОЛІВ.
3. Поля злиття. Поля злиття — це особливий тип полів, які використовують для створення копій типових документів (листів, конвертів, наклейок) методом злиття двох документів: основного і джерела даних. Поля даних для злиття мають спільну назву MergeField, а конкретні їхні назви придумує користувач.
Основний документ містить незмінну частину тексту і вставлені користувачем поля злиття для даних, значення яких змінюватимуться. Ці значення вставлятимуться в основний документ із джерела даних, яке також створює користувач.
Розглянемо типову задачу. Нехай потрібно підготувати 50 листів акціонерам банку з повідомленням про нараховані дивіденди за результатами діяльності банку протягом минулого року.
Структура основного документа може бути такою:
«Індекс», м. «Місто»
«Вулиця»
«Ім'я» «Прізвище»
{стандартне поле Date}
Вельмишановна «Закінчення» п. «Ім'я» «Прізвище»!
Дирекція банку «Сіті-Банк» з приємністю повідомляє Вас, п. <<Ім'я>> «Прізвище», що за результатами успішної діяльності банку Ваші дивіденди за минулий рік становлять «Сума» грн.
З повагою, {стандартне поле Author}
комерційний директор.
Коди полів даних – це назви полів, які придумує користувач для власних даних, наприклад, Місто, Вулиця, Прізвище тощо.
Кількість полів і їхні коди треба визначити для кожної задачі заздалегідь згідно з її умовою. Поле даних користувач вставляє спеціальною командою Вставити поля злиття, вибираючи назву поля зі списку назв. Система автоматично поміщає назву поля в основний документ у точку вставляння у подвійних кутових дужках.
Поля {Date} і {Author} є стандартними. Усі інші поля є полями даних для злиття. Пам'ятайте, що назви полів вручну, як у зразку листа, вводити не можна. Цей процес автоматизований.
Тепер розглянемо (створимо) джерело даних – файл, що міститиме потрібні дані про акціонерів, наприклад, у такому вигляді (тут розділювачем між даними є пропуск):
Прізвище Ім'я Індекс Місто Вулиця Сума Закінчення Костів Роман 79053 Львів Наукова,3/4 1250 ий
Медичі Марго 79017 Львів Воровського,9/9 1570 а
Під час виконання роботи ці дані вводитимемо у спеціальну таблицю, яка називається формою. В англійській версії MS Word назви полів треба вводити англійською мовою.
Джерелом даних може бути заздалегідь створений і записаний на диск файл бази даних чи текстовий файл, де дані набрано у наведеному вище вигляді (придатному для перетворення в таблицю). Робота спрощується, якщо база даних з відповідними назвами полів була створена раніше. Тоді джерело даних створювати не потрібно, залишається його лише використати.
Суть злиття документів полягає в тому, що в результаті злиття отримаємо певну кількість однотипних листів, написаних різним людям (запрошення на банкет, зустріч, весілля тощо). Замість назв полів будуть підставлені їхні конкретні значення, а кутові дужки на друк виводитися не будуть.
Щоб побачити, що листи справді написані різним людям, потрібно клацати на кнопці-лічильнику або клацнути на кнопці Злиття в новий документ – всі листи можна буде переглянути, користуючись смугою прокручування.
4. Створення однотипних документів для розсилання. У MS
Word 97 цю задачу можна розв'язати засобами діалогового вікна команди Злиття і панелі інструментів Злиття.
У нових версіях програми її розв'язують за допомогою майстра злиття. Після виконання команд Сервіс => Листи і розсилки => Злиття... потрібно виконати шість кроків.
Вибрати тип документа (вибираємо підкреслене): листи, конверти, повідомлення, каталоги, наклейки => виконати команду Далі.
Вибрати документ: поточний, шаблон, існуючий => Далі. Вибрати одержувачів: використання списку, створення списку. Виконати команду Створити список... У вікні Новий список адрес натиснути на останню кнопку Налаштування... і, користуючись іншими кнопками, дадати, вилучити чи перейменувати назви полів даних для злиття, а також впорядкувати їх у порядку використання (за допомогою кнопок Вверх, Вниз) => ОК. Ввести адресу та інші дані одної особи. Виконати команду Створити запис і ввести дані другої особи і т.д. Закрити вікно. Зберегти список як базу даних у форматі mdb під назвою Список => Переглянути список у вікні Одержувачі злиття, внести зміни, якщо потрібно => ОК => Далі.
Створити головний документ, набираючи незмінну частину тексту листа і вставляючи поля бази даних за допомогою команди Інші елементи... Відповідне вікно потрібно щоразу закривати, щоб продовжити набирати лист => Далі.
Переглянути листи. На цьому етапі можна вилучити деякий лист, скоригувати список адресатів, знайти конкретного адресата => Далі.
Завершити злиття. На цьому етапі можна внести зміни у листи, виконати команду друкування всіх чи вибраних листів, зберегти створений файл на диску.
Конверти та наклейки створюють подібним способом.
5. Панель інструментів Злиття. Розгляньте кнопки нижнього ряду на панелі Злиття (рис.34). Вони означають таке: відображати код поля або дані, перший запис, попередній запис, перейти до запису з номером 1, наступний запис, останній запис, відкрити діалогове вікно «Злиття», пошук помилок, злиття в новий документ, злиття під час друку, злиття, знайти запис, редагувати джерело даних.
Рис. 34. Панелі інструментів Злиття і Форми.
Поля форми. Панель інструментів Форма. Поля форми використовують для створення стандартних електронних бланків (форм), анкет, шаблонів документів тощо.
Полів форми є три: 1) текстові (FormText), 2) списки (Form-DropDown) і 3) перемикачі (FormCheckBox).
Поля форми можна вставити за допомогою панелі інструментів Форма, яка містить такі кнопки: вставити текстове поле, перемикач, поле-список, параметри поля, нарисувати таблицю, вставити таблицю, вставити кадр, затінити поля, захистити форму (див. рис. 34).
Поля-списки автоматизують введення стандартних даних, зібраних у список. Перемикачі використовують в анкетах для організації відповідей на зразок «так» чи «ні» тощо.
Вставлене текстове поле має вигляд пари квадратних дужок, але під час друкування бланку вони не виводитимуться. У текстове поле користувач вводить звичайний текст або числа на етапі використання електронного бланка.
Обчислення на електронних бланках організовують так. Якщо у діалоговому вікні (рис. 35) команди Параметри поля деяке поле з числом назвати коротким іменем-закладкою (тут к) і зазначити, що воно числове, то це ім'я можна використати у звичайних полях-формулах для різноманітних обчислень.
Рис. 35. Параметри текстового поля.
Поля рекомендують затінювати. Якщо полів багато, їх варто розташовувати на бланку в таблицях.
Коли форма створена повністю, її потрібно захистити і зберегти на диску як документ або як шаблон (dot-файл) для створення типових бланків. Щоб захистити форму, потрібно клацнути на кнопці із зображенням замка-колодки. Тепер можна заповнювати електронний бланк поточними даними.
Перевага форми: у захищеній формі дані можна вводити лише в поля форми, що автоматизує роботу над заповненням бланків даними, виписуванням рахунків, накладних тощо. Змінити захищену інформацію на бланку неможливо. Щоб внести зміни у незмінювану частину форми, потрібно зняти з неї захист. Для цього треба ще раз клацнути на кнопці із зображенням замка.
7. Створення шаблону бланка. Розглянемо приклад створення форми-рахунку для одного найменування товару, назва якого береться із поля-списку.
Тут символи [ВТП] набирати не треба. Це вказівка для користувача вставити текстове поле за допомогою кнопки аб! панелі Форми. Текстові поля Кількість і Ціна назвемо закладками кіс (рис. 35), що дасть змогу створити поле-формулу =к*с для обчислення суми, яку потрібно заплатити за товар.
8. Поняття про макроси. Макрос – це записана в пам'ять редактора послідовність натискань на клавіші і клацань мишею. За допомогою макросу можна вставляти рисунок, таблицю, спеціальний символ, можна форматувати вибраний текст тощо.
Макроси призначені для автоматизації роботи користувача, якщо деякі дії доводиться часто повторювати. Макрос спочатку записують, а згодом використовують. Щоб виконати макрос, досить натиснути на відповідну комбінацію клавіш тощо.
Макросу ставлять у відповідність (призначають) комбінацію клавіш на клавіатурі (або кнопку на панелі інструментів, або команду меню). Натискання на ці клавіші (кнопку тощо) веде до автоматичного виконання макросу.
Хід роботи
Вказівки щодо пунктів 2-9 стосуються MS Word. 97. Дії користувача для нових версій описані в теоретичних відомостях.