- •1. Охарактеризуйте периоды развития делопроизводства и секретарской службы до п/п 19 века.
- •1.1. Охарактеризуйте периоды развития дп и секретарские службы со в/п 19 века по наше время.
- •2. Каковы должностные обязанности секретаря?
- •3. Деловые качества секретаря.
- •4. Охарактеризуйте личные качества секретаря.
- •5. Охарактеризуйте рабочее место секретаря.
- •7. Каковы основные правила приема посетителей.
- •12. Охарактеризуйте прием делегаций.
- •13. Каковы основные задачи и принципы ведения телефонных переговоров.
- •14. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонят секретарю.
- •15. Охарактеризуйте правила ведения тел. Переговоров, когда звонит секретарь.
- •16. Как происходит подготовка командировки руководителя?
- •17. Каковы обязанности секретаря во время отсутствия руководителя?
- •20. Что такое совещание? Охарактеризуйте виды совещания?
- •21(22). Каковы основные обязанности секретаря при подготовке совещания?
- •23. Каковы основные обязанности секретаря при проведении совещания и после его проведения?
- •24. Что такое приглашение? Его назначение, основные реквизиты Правила составления.
- •25. Что такое документооборот? Каковы правила организации документооборота?
- •26. Охарактеризуйте документопотоки организации.
- •27. Каковы правила приема и обработки входящей корреспонденции?
- •28. Каковы правила обработки исходящей корреспонденции?
- •29. Каковы правила обработки внутренней корреспонденции?
- •30. Как происходит регистрация документов? Каковы основные принципы регистрации?
- •31. Что такое регистрационный индекс документа? Из каких частей он состоит?
- •33. Каковы правила работы с конвертами при обработке поступившей корреспонденции?
- •34. Как происходит контроль исполнения документов? Охарактеризуйте назначения контрольных и справочных карточек.
- •35. Что такое номенклатура дел? Охарактеризуйте виды номенклатуры дел.
- •36. Каковы правила составления и оформления номенклатуры дел?
- •«»» Какова последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре?»»»
- •37. Каковы правила составления заголовков дел?
- •38. Каковы основные правила формирования дел?
- •39. Каковы основные признаки формирования дел?
- •40. Каковы основные принципы систематизации документов дела?
- •41. Что такое оформление дел? Охарактеризуйте полное и частичное оформление дел.
- •42. Охарактеризуйте процесс переплета или подшивки дела как этапа оформления дел.
- •43. Как происходит нумерация листов дела?
- •46. Каковы особенности оформления обложки дела?
- •49. Как происходит экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации?
- •50. Как происходит экспертиза ценности документов в архиве?
- •51. Как происходит описание документов постоянного и временного (более 10 лет) хранения?
- •«»» Какие документы не подшиваются в личное дело работника?»»»
- •54. Охарактеризуйте порядок заполнения личного листка по учету кадров и дополнения к нему?
- •«»»Какие документы могут подшиваться в сформированное личное дело работника?»»»
- •55. Как происходит учет, ведение и хранение личных дел работников?
- •56. Что такое трудовая книжка? Каковы особенности ведения и хранения тк работника?
- •57. Как вносятся записи в трудовую книжку работника?
- •58. Каковы правила оформления титульного листа трудовой книжки?
21(22). Каковы основные обязанности секретаря при подготовке совещания?
Секретарь составляет список участников совещания, в котором отмечает рассылку приглашений, ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения.
За 3-6 дней до совещания секретарь опять проверяет список участников, печатает текст доклада руководителю. На этом этапе привлекаются другие ответственные лица для подготовки и оборудования помещения; секретарь заказывает транспорт, подбирает материалы для проведения совещания (стулья, доска, плакаты, аппаратура, медикаменты, проверяет исправность розеток, аппаратуры, производится уборка помещения).
За 1-1,5 час до начала совещания секретарь готовит бумагу, карандаши, скрепки, графин с водой и т.д. Во время торжественных собраний на столе устанавливают цветы.
За 30 мин. до начала совещания осуществляется регистрация участника в специально отведенном месте.
23. Каковы основные обязанности секретаря при проведении совещания и после его проведения?
Если секретарь присутствует на совещании, она помогает руководителю с аппаратурой, ведет протокол совещания, выполняет другие поручения. На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сортировка стола охладительными напитками, стаканами, бутербродами.
Если секретарь не участвует в совещании, она находится в приемной, отвечает на тел. звонки, принимает посетителей, выполняет другие указания и поручения.
По окончании совещания необходимо убрать помещение, собрать тексты докладов, посуду. Секретарь оформляет протокол с решениями; на оформления протокола отводится 2-3 дня.
24. Что такое приглашение? Его назначение, основные реквизиты Правила составления.
Текст приглашения включает в себя:
Название организации, характер совещания, час (время), дату и место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Приглашения подписывает руководитель. Текст приглашения указывается продолжительность совещания и просьба подтвердить участие в совещании.
Секретарь составляет список участников совещания, в котором отмечает рассылку приглашений, ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения.
25. Что такое документооборот? Каковы правила организации документооборота?
Документооборот – это движение документов, в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, уничтожения или передачи на архивное хранение или отправки.
Схема документооборота входящих документов
Поступление – регистрация и обработка – исполнение – подшивка в дело
Схема документооборота исходящих документов
Создание – подписание и регистрация – отправка – подшивка второго экземпляра в дело
Схема документооборота внутренних документов
Создание – подписание и регистрация – исполнение – подшивка в дело.
26. Охарактеризуйте документопотоки организации.
Различают следующие документопотоки организации:
Входящая корреспонденция – документы, поступающие в организацию (по почте в конвертах, по электронной почте, курьер, нарочным).
Исходящие документы – отправляются из организации.
Внутренние документы – документы, созданные в организации для решения вопросов и не выходящие за ее пределы (приказы, заявления, докладные записки, планы, отчеты и т.д.).