Ж.2.3.6. Применение и пересмотр систем ук

После того как документация по УК введена в действие, процессы выполняются в соответствии с новыми описанными стандартами. Теперь можно начать внутренний аудит системы УК.

Дата проведения внутреннего аудита должна быть согласована с руководителем проверяемого сектора. Такая предварительная договоренность исключает возможные подозрения, что внутренний аудит проводится с целью застичь кого-нибудь врасплох или придраться к недочетам. Напротив, его задача состоит в том, чтобы помочь подразделениям освоить процессы УК в соответствии с новыми инструкциями. Кроме того, аудит позволяет выявить возможные ошибки в документации.

Целью внутреннего аудита является совершенствование процессов. Системы УК не статичны, а напротив, подвержены постоянным изменениям. В разное время и по разным причинам может возникать необходимость в совершенствовании документации, когда, скажем, обнаружены ошибки в её содержании и оформлении или когда текущая документация устарела вследствие изменений, внесённых в процессы УК. Очевидно, что в таких случаях необходимы изменения и в документации. Поскольку ARIS Toolset опирается на компьютеризованную базу данных, обновление документации предельно упрощается и существенно сокращаются последующие усилия по распространению ее модифицированных версий.

После того как система УК успешно реализована и прошла внутренний аудит, эта фаза завершается. Теперь предприятие готово к сертификации.

Ж.2.3.7. Сертификация

Процедура сертификации зависит от условий договора с организацией, выдающей сертификат. В числе основных элементов процедуры — заполнение краткой анкеты, возможно, предварительный аудит и, разумеется, фактический аудит предприятия. На этом этапе проверяется, отвечают ли установленные предписания требованиям стандарта, знают ли об этом соответствующие лица и действительно ли эти предписания соблюдаются.

За сертификатом УК можно обращаться после успешного проведения внутреннего аудита. Сертификат действителен в течение трех лет, при этом выдающая его организация ежегодно проводит повторный аудит выборочной проверкой системы УК. Одна из важнейших целей повторного аудита — проверить, устранены ли недостатки, выявленные в ходе предыдущего аудита. Полная повторная сертификация через каждые три года обусловлена необходимостью постоянного поддерживать документации УК на уровне современных требований.

Ж.2.3.8. Перспективы и инфраструктура: системное управление качеством

Получение сертификата ISO 900x не означает, что можно отказаться от дальнейших усилий в области повышения качества. Напротив, качество следует постоянно контролировать с учетом требований внутренних и внешних потребителей. Для системного управления качеством (СУК) необходимо мыслить и действовать с точки зрения эффективности процессов. Поскольку создание системы УК, ориентированной на процессы, непосредственно связано с сертификацией ISO 900x, «процессная концепция» получила на предприятиях широкое распространение. Принцип СУК требует непрерывного совершенствования корпоративных процессов и постоянной оценки положения дел под критическим углом зрения.

Продолжительность и стоимость каждого бизнес-процесса, моделируемого средствами ARIS Toolset, можно оценивать при помощи результата анализа различных показателей и имитационных экспериментов. Включенный в ARIS Toolset компонент ABC (пооперационное исчисление стоимости) позволяет контролировать процессы с точки зрения их экономичности. Система workflow (если она реализована) предоставляет данные, которые могут служить основой для определения эффективности процессов. Фактическая стоимость и продолжительность выполнения процессов подсказывают возможности оптимизации.