Глава 2 Система обработки экономической информации (соэи)
Основные положения по созданию и организации СОЭИ.
Принципы и способы организации СОЭИ.
Информационная технология и ее обеспечение.
Основные положения по созданию и организации соэи
Назначение, состав, характеристика
Назначение, Основной целью деятельности СОЭИ является обеспечение управленческого аппарата информацией в условиях ограниченных ресурсов. Функциональное назначение СОЭИ представляется как совокупность решаемых системой задач. Задача (плановая, учетная, аналитическая и др.) является формой представления функции СОЭИ. Каждая задача решается своей информационной системой, по своему алгоритму с помощью своей прикладной программы. Каждая задача требует для своего решения соответствующее ресурсное обеспечение
СОЭИ, как правило, организуется в пределах одной управленческой функции (планирование, учет и др.), по группам задач одной предметной области (производство, сбыт, маркетинг и др.). В зависимости от размеров предприятия и объемов обрабатываемой информации в СОЭИ могут включаться задачи из разных предметных областей и функций управления.
Состав. СОЭИ объединяет в себе информационные системы, средства и их ресурсы. Организационно-технологическая модель СОЭИ представлена на рис. 2.1.
Состав элементов системы и их характеристика.
Технические средства. К ним относятся ЭВМ, организационная техника и средства связи. Основное назначение технических средств – обеспечение производства операций с информацией.
Информационный поток представляется в виде данных на носителях информации, дифференцируется по задачам.
Модели и алгоритмы. Алгоритм определяет последовательность выполнения операций с информацией по каждой задаче. Представляется в виде математической и графической моделей и их описания. Составляется для каждой задачи, записывается с помощью алгоритмического языка, представляется в ЭВМ на языке прикладной программы.
Прикладные программы (ПП) осуществляют обработку информации по каждой конкретной задаче или комплексу задач.
Системные программные средства обеспечивают управление работой технических средств, работой прикладных программ, диалог человека с ЭВМ и другие функции. К ним относятся, в частности, операционные системы.
Персонал. Персонал подразделяется на разработчиков системы, пользователей и персонал для обслуживания системы.
Инструктивные материалы обеспечивают возможность обучения персонала в процессе внедрения системы и ее эксплуатации.
Все элементы СОЭИ объединены в сложную динамическую систему. Каждый элемент обладает определенным видом ресурсов. К основным видам ресурсного обеспечения СОЭИ относятся: ресурсы машинного времени и памяти ЭВМ; информационные ресурсы; ресурсы программного обеспечения; трудовые ресурсы; интеллектуальные ресурсы.
В процессе функционирования системы ресурсное обеспечение решаемых задач, прежде всего, основывается на использовании информационных ресурсов, которые представляются в виде информационного фонда.
Рис.2.1. Организационно-технологическая модель СОЭИ
Информационный фонд (ИФ) – это организованная по своим правилам совокупность информации на бумажных, машинных и других носителях. ИФ как элемент СОЭИ является ее информационным ресурсом. Он формируется и накапливается в процессе проектирования системы и ее функционирования. Может быть использован неоднократно в течение длительного времени..
Состав, структура и функции СОЭИ формируются и регулируются путем организации потока требований по каждой решаемой задаче и в целом по системе. В соответствии с возникающим потоком требований проектируется и изменяется технологический процесс обработки информации и, обеспечивающая его, инфраструктура системы. Технологический процесс составляет основу организации и функционирования СОЭИ.
Характеристика. К основным свойствам СОЭИ относятся: динамичность, цикличность, инерционность, сохранность информации и постоянное удорожание стоимости владения системой. В стоимость владения включаются затраты на создание системы и ее эксплуатацию. Рассмотрим эти свойства.
СОЭИ - это сложная динамическая система. Она представляет собой совокупность взаимодействующих между собой потоков экономических, финансовых и информационных ресурсов. В процессе взаимодействия этих ресурсов система принимает исходную информацию как ресурс и представляет их в виде информационной продукции (выходные файлы и документы). Специфика динамических свойств СОЭИ проявляется в том, что поток требований к информационной системе постоянно меняется и возрастает с течением времени. Это требует организационной и технологической перестройки системы, постоянного ее развития и совершенствования.
Деятельность этой системы генерируется потоком требований к информации, исходящим из системы управления. Изменение потока требований к СОЭИ, прежде всего, отражается на программном и информационном обеспечении. Эти элементы СОЭИ в основном определяют ее деятельность, жизненный цикл и эффективность.
Прикладные программы. (ПП) - эта наиболее трудоемкая и сложная часть СОЭИ. Разработка их требует высокой квалификации и больших затрат труда и времени. От состава используемых ПП зависит состав решаемых задач и методы их решения. Каждая прикладная программа предназначена для решения конкретной задачи или комплекса в определенной предметной области и на определенном рабочем месте. Программа создается в соответствии с требованиями пользователя и прекращает свое действие, если возникают другие требования или условия работы. В соответствии с этим каждая программа имеет свой жизненный цикл (ЖЦ).
Любая разработанная программа может удовлетворить лишь требования прошлого периода, времени начала ее разработки. Поток требований к ИС идет постоянно, поэтому через определенное время программа или модернизируется или заканчивает свой ЖЦ. Отсюда к ПП, как ресурсному компоненту СОЭИ, предъявляются такие требования как надежность и адаптивность. Это, в свою очередь, требует от разработчика постоянного совершенствования методологии проектирования и организации СОЭИ, использования более совершенных инструментов.
Качество и сроки разработки СОЭИ напрямую определяют ее стоимостную характеристику, затраты на ее создание, эксплуатацию и модернизацию. В процессе функционирования СОЭИ выходная информация характеризует:
состояние и движение материального потока, включая исходные материалы, операции по их переработке, результаты деятельности;
состояние и движение основных средств (оборудования, зданий, сооружений);
состояние и движение денежного потока, отражающего стоимостную характеристику движения используемых ресурсов.
Роль СОЭИ не ограничивается только выдачей показателей состояния и движения потока экономических и финансовых ресурсов. На основе учетных и статистических данных создается качественно новая информация в виде плановых или регулирующих показателей. Используя их, персонал воздействует на состав и величину потока материальных и денежных ресурсов, скорость его движения и другие параметры. Тем самым обеспечивается выполнение цели, поставленной перед экономической системой. Основа этой цели - удовлетворение запросов потребителей в условиях ограниченных ресурсов.
ИС в составе СОЭИ наряду с функциями информационной поддержки процесса управления является еще и инструментом, с помощью которого осуществляется процесс управления.
Функционирование ИС по каждой решаемой задаче определяется жизненным циклом ПП, разработанной для ее реализации. Программное обеспечение в составе СОЭИ определяет технологию обработки информации и состав решаемых задач. Жизненный цикл ПО (ЖЦПО) – это процесс, который начинается с момента принятия решения о необходимости его создания и заканчивается в момент его полного изъятия из эксплуатации. Изменение потока требований к ИС влечет за собой внесение изменений в программу или ее полную замену. Это означает начало нового цикла или нового витка жизненного цикла ИС. Цикличность этого процесса представлена на рис.2.2.
Сущность циклического процесса деятельности СОЭИ заключается в следующем. В процессе создания системы на этапах исследования, проектирования и проведения опытной эксплуатации, а также в течение какого-то периода промышленной эксплуатации, изменяется поток требований к системе. Возникает необходимость переделки программ и соответственно изменения технологии обработки информации. Запуск новой программы требует технологической и организационной перестройки системы. Система вступает в новый цикл на новый организационный уровень.
Рис. 2.2. Цикличность деятельности СОЭИ
Инерционность системы объясняется тем, что обновление или замена программы требует определенного времени и значительных затрат трудовых и финансовых ресурсов. Поэтому разработанная программа продолжает функционировать до ввода в действие новой программы.
Сохранность информации. Эта особенность системы заключается в том, что информация на любом этапе технологического процесса не исчезает. Она сохраняется и может использоваться неоднократно для решения задач, в разных предметных областях. Так накопление информации о поставках продукции в отделе сбыта может быть использовано для решения задач маркетинга по анализу рынков сбыта продукции и т.д. Система способна реализовать свои функции во времени и пространстве, сохраняя и накапливая информационный фонд. Проблема его эффективного использования состоит лишь в обеспеченности системы необходимыми ресурсами. Здесь мы приходим к вопросу рассмотрения СОЭИ как экономической системы.
Модель СОЭИ как экономической системы представлена на рис. 2.3.
Информация как экономическая категория. Было бы неправильным представление роли и назначения ИС без рассмотрения ее экономического содержания и экономической значимости.
Информационный поток это движение информационных ресурсов (документов, массивов информации, баз данных), их постоянное изменение, накопление и использование. Это движение обеспечивается деятельностью персонала управления. С информационной деятельностью связан основной объем работы, затрат труда и времени персонала управления.
Управление экономикой требует постоянного увеличения объемов обрабатываемой информации улучшения ее качества, сокращения времени обработки и представления. Для этого необходимо наращивать состав задач, создавать новые и совершенствовать функционирующие системы автоматизированной обработки информации, создавать новые информационные технологии. Это требует затрат дополнительных ресурсов.
Наращивание потенциала ресурсов соответственно увеличивает стоимость владения системой, т. е. стоимость ее создания и эксплуатации.
Р
ис.2.3.
Организационно-экономическая модель
СОЭИ
Ресурсное обеспечение СОЭИ и его использование. Система обработки экономической информации при решении какой-либо одной задачи или комплекса задач базируется на использовании следующих видов ресурсов.
Ресурсы технических средств. Здесь, прежде всего, необходимо выделить объем оперативной и внешней памяти ЭВМ, используемое машинное время отдельной ЭВМ или комплекса ЭВМ в виде локальной сети.
Информационные ресурсы. К ним относится оперативная информация, базы данных, включающие условно-постоянную, справочную и накопленную текущую и статистическую информацию, базы знаний.
Ресурсы программного обеспечения. Здесь выделяются возможности системного ПО, состав, объемы и возможности прикладных программных средств (ППС).
Интеллектуальные ресурсы персонала - это опыт, знания, предпринимательская деятельность.
Трудовые ресурсы персонала управления и персонала обслуживающего СОЭИ.
СОЭИ как способ организации и обеспечения деятельности ИС является своего рода специфической экономической системой. Это комплекс взаимосвязанных взаимодействующих между собой ресурсов, использование которых предназначено для представления информационно-технологических услуг пользователям.
Одновременно система обработки информации является средством обеспечения производственного процесса предприятия, являясь его интегральной составляющей. Соответственно стоимость ресурсов, затраченных на производство информации, входит в себестоимость готовой продукции и услуг.
Компьютеризация процесса управления, т.е. использование ЭВМ в информационной деятельности, становится повседневной задачей как для вновь создаваемых предприятий, так и для тех, которые в какой-либо степени оснащены средствами вычислительной техники.
Закономерный рост потребности в информации требует постоянного наращивания состава решаемых задач, создания новых информационных технологий, модернизацию или обновление программных и технических средств. Это приводит к постоянному и значительному росту стоимости владения ИС. В связи с этим значительно возрастает степень риска, связанного с инвестициями для разработки новых задач, систем и ИТ.
Являясь неотъемлемым компонентом экономической системы и подчиняясь действию ее законов, СОЭИ, в тоже время, имеет свои характерные особенности образования и использования составляющих ее ресурсов.
Растущая потребность в информации и необходимость вовлечения в информационный процесс новых ресурсов вступает в противоречие со стоимостью владения системой в виду ограниченности этих ресурсов. Сокращение объемов финансирования новых разработок СОЭИ приводит к замедлению темпов автоматизации, а значит, и к замедлению темпов экономического роста. С такой проблемой постоянно сталкиваются разработчики и заказчики СОЭИ.
Решение этой проблемы требует рассмотрения и анализа состава и особенностей ресурсного обеспечения ИС, возможности более эффективного их использования.