Проведение деловых совещаний

Существует несколько правил, которые обязан помнить руководитель, собирающийся провести совещание:

– совещание должно быть предельно кратким: затянутое совещание ведет к потере интереса к рассматриваемым вопросам и «отторжению» даже той информации, которая до этого вызывала интерес;

– на совещание следует приглашать только тех сотрудников, которые действительно необходимы, т.е. тех, которые должны действительно реализовывать полученную здесь информацию, и тех, мнения которых необходимы для принятия решения;

– совещание должно проводиться только тогда, когда оно действительно необходимо, когда иной путь выработки определенных решений будет более длителен и менее результативен;

– излишне частое проведение совещаний говорит о слабости руководства или его административной трусости, а также о бесполезной растрате служебного времени сотрудников.

Всякое совещание требует тщательной подготовки. Чем лучше проведена подготовка совещания, тем меньше времени затрачивается на его проведение. Подготовка совещания включает в себя следующие операции: определение целей совещания, формулировку темы, определение повестки дня, назначение даты и времени проведения совещания, определение участников и назначение основного докладчика, подготовку участников, определение длительности проведения совещания (оптимально – 1,5 часа, далее его эффективность резко снижается), подготовку материалов, техническое обеспечение.

Существует четыре вида совещаний: оперативное, инструктивное, проблемное и итоговое. Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:

– диктаторские – ведет и обладает фактическим правом голоса лишь руководитель, остальным участникам предоставляется право задавать вопросы, но отнюдь не высказывать собственные мнения;

– автократические – основываются на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них; здесь нет широкой дискуссии, возможен лишь диалог;

– сегрегативные – доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению;

– дискуссионные – свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в его окончательной формулировке, как правило, остается за руководителем;

– свободное – на них не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, оно не обязательно заканчивается принятием решения и сводится в основном к обмену мнениями.

Начинать совещания следует в точно обозначенное время. Вступительное слово, как правило, делает начальник подразделения. Во вступительном слове необходимо четко очертить контуры обсуждаемой проблемы (или проблем), сформулировать цель обсуждения, показать ее практическую значимость и определить регламент.

Основная задача ведущего собрание заключается в обеспечении возможности выслушать мнения выступающих и проанализировать их. Он должен корректно указывать на повторы, отсекать лишнее, не имеющее отношения к делу, настаивать на аргументации высказываемых мнений. Важный признак культуры ведущего – четкое соблюдение регламента собрания. Однако и здесь возможны послабления, если выступающий излагает мнение, имеющее большое значение и вызывающее всеобщий интерес. В этом случае следует обратиться к участникам совещания и получить их разрешение на увеличение регламента.

Никогда не следует принуждать участников слушать доклады и выступления и побуждать их обязательно выступать. Если во время заседания некоторые из его участников занимаются посторонними делами, не нужно спешить их осуждать. Скорее всего, поднятые на заседании вопросы их мало касаются или же настолько ясны, что не заслуживают обсуждения. В этих случаях организатор совещания может быть недоволен только самим собой. Вместе с тем нельзя допускать во время совещания посторонних разговоров, хождений и тому подобных проявлений бестактности и невоспитанности. Их обязательно надо пресекать.

Руководителю не следует злоупотреблять заседаниями в своем кабинете. Здесь сама обстановка подчеркивает неравноправие между руководителем, сидящим в кресле за собственным столом, и остальными собеседниками. Подчиненные держатся в этих условиях более скованно. Руководитель, проводящий заседание в своем кабинете, безусловно, не должен прерывать его ход переговорами по телефону, вызовами секретаря, разговорами с посетителями и т.д. Совещание должно оканчиваться принятием решения или заключительным словом начальника с указаниями конкретным исполнителям.

На совещании ведется протокол, где важна не форма, но фиксация принятых решений для последующего контроля.

Важнейшим критерием совещания является отношение участников к его итогам. Главное, чтобы у них не было чувства бесполезно затраченного времени, чтобы у каждого сложилось ясное понимание принятых решений и своей роли в их исполнении.

По степени конкретности принимаемых решений можно судить о компетентности начальника, его управленческой культуре и его нравственной воспитанности.