13. Ключевые поля.
Сила реляционных баз данных, таких как Microsoft Access, заключается в том, что они могут быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Это называется ключевым полем таблицы. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.
Ключевые поля счетчика
Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число. Для этого достаточно выбрать тип поля Счетчик. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика.
Простой ключ
Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое. Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то оно не будет определено как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.
Составной ключ
В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении "многие-ко-многим". Если определить подходящий набор полей для составного ключа сложно, просто добавьте поле счетчика и сделайте его ключевым. Например, не рекомендуется определять ключ по полям "Имена" и "Фамилии", поскольку нельзя исключить повторения этой пары значений для разных людей.
Создание и изменение ключевых полей
Откройте таблицу в режиме конструктора.
Выделите одно или несколько полей, которые необходимо определить как ключевые. Для выделения одного поля выберите область выделения строки нужного поля. Для выделения нескольких полей нажмите и удерживайте клавишу CTRL и выберите область выделения для каждого поля.
Нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов.
Допускается назначение ключевым полем поля, содержащего данные, однако, если в этом поле имеются повторяющиеся или пустые значения, будет выведено сообщение об ошибке. Получивший такое сообщение пользователь имеет три возможности: выполнить запрос на поиск повторяющихся записей для поиска записей, содержащих повторяющиеся или пустые значения в поле, и изменить эти значения; выбрать другое поле или добавить поле счетчика и определить его как ключевое.
Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей в бланке в режиме конструктора таблицы. Если необходимо указать другой порядок сортировки без изменения порядка ключевых полей, то сначала определите ключ, как это описано выше, а затем нажатием кнопки Индексы на панели инструментов откройте окно "Индексы" и укажите другой порядок полей для индекса с именем "PrimaryKey".
14. Связь между двумя таблицами создается для сопоставления строк одной таблицы строкам другой таблицы.
Создание
связи в схеме базы данных
В окне базы данных выберите Схемы баз данных в спискеОбъекты, выберите схему базы данных, которую требуется открыть, и нажмите кнопку Конструктор на панели инструментов окна базы данных.
В схеме базы данных щелкните область выделения строки для одного или нескольких столбцов базы данных, которые необходимо связать со столбцами в другой таблице.
Нажмите кнопку мыши и перетащите выделенные строки на связываемую таблицу.
Отпустите кнопку мыши. Открывается диалоговое окноУстановить связь и осуществляется попытка установить связь между выделенными столбцами и столбцами с такими же именами и типом данных в связываемой таблице.
В диалоговом окне Установить связь проверьте, что связываемые столбцы отображаются в списках Таблица первичного ключа и Таблица внешнего ключа.
Для создания связи нажмите кнопку OK.
На схеме сторона первичного ключа в связи отмечается символом ключа . В связях с отношением «один-к-одному» таблица, с которой начиналось создание связи, определяет сторону первичного ключа. Например, если связь создается от столбца pub_id таблицыpublishers к столбцу pub_id таблицы pub_info, таблица publishersявляется в такой связи стороной первичного ключа.
Создание связи в конструкторе таблиц
В списке Объекты нажмите кнопку Таблицы , щелкните таблицу, которая в связи находится на стороне внешнего ключа, и нажмите кнопку Конструктор на панели инструментов окна базы данных.
Щелкните правой кнопкой окно конструктора таблиц и выберите команду Отношения.
Нажмите кнопку Создать.
В раскрывающемся списке в столбце Таблица первичного ключа выберите таблицу, которая будет находиться в связи на стороне первичного ключа. В сетке снизу введите столбцы первичного ключа таблицы. В соседние ячейки сетки введите соответствующие столбцы таблицы внешнего ключа. Конструктор таблиц предлагает стандартное имя связи. Чтобы изменить это имя, измените содержимое поля Имя связи.
Для создания связи нажмите кнопку Закрыть.