9. Система учета, контроля использования и планирования рабочего времени, организации труда
Рабочее время сотрудников — ценный и очень важный ресурс для любого предприятия! В условиях современного рынка проблема учета рабочего времени становится одним из важнейших факторов, повышающих конкурентоспособность компании. Ни для кого не секрет, что подсчет рабочего времени - очень трудоемкий процесс. А если представить, что предприятие представляет собой целый завод с общей численностью сотрудников 1 000, 2 000, 3 000 или 10 000 человек.
Так и для «Завода ГрАЗ» из-за значительной численности работающих подсчет рабочего времени - трудоемкий процесс. Именно поэтому для упрощения этой процедуры, своевременного и оперативного упорядочения всех данных о сотрудниках на предприятиях всех отраслей и масштабов я предлагаю внедрить автоматизированные системы учета рабочего времени на базе биометрических технологий идентификации личности человека.
Основной принцип работы таких систем – это учет общего количества отработанных каждым сотрудником часов, проведение и учет всех опозданий, командировок и отпусков, отгулов и больничных. В любой момент система позволяет получать отчеты по всем вышеперечисленным параметрам.
Внедрение автоматизированных систем учета рабочего времени помогает решать многочисленные задачи, среди которых:
экономия денежных средств;
повышение уровня трудовой дисциплины;
обеспечение справедливого начисления заработной платы;
упрощение процедуры подготовки отчетности;
сокращение времени и трудоемкости планирования рабочего времени;
объективность в принятии решений по управлению персоналом;
содействие рациональной организации и эффективной реализации бизнес-процессов компании;
построение единой системы учета рабочего времени и контроля доступа; полное исключение злоупотреблений персонала, связанных с манипуляциями пропусков сотрудниками предприятия, при использовании в качестве идентификатора биометрических данных человека (как правило, это отпечаток пальца).
Функциональность систем:
точный автоматизированный учет рабочего времени;
формирование графиков рабочего времени;
автоматизированный учет опозданий и ранних уходов;
возможность задавать дополнительные параметры настройки работы системы под специфику деятельности компании;
определение каждому работнику как нормированного, так и не нормированного графика работы.
Плюсы систем:
гибкость – возможность настройки любых сколько угодно возможных параметров;
экономичность;
оперативная информация о присутствующих сотрудниках, определение местонахождения сотрудника в одной из зон предприятия;
полное исключение возможности обмануть систему за счет использования биометрических идентификаторов (отпечатков пальцев человека);
отображение персональных сообщений для сотрудников на дисплее терминала;
использование при учете затрат, при выполнении каких-либо технических операций.
Механизм функционирования системы учета рабочего времени таков:
Для каждого сотрудника определяется пространство (территориальная зона нахождения) внутри предприятия, время его нахождения, которое считается в системе в качестве рабочего, и выдается идентификатор (как правило, пластиковая карта-пропуск), хотя учет рабочего времени может вестись и с использованием в качестве идентификаторов отпечатка пальца сотрудника или набора PIN - кода. Учет рабочего времени осуществляется по средствам сравнения зафиксированных приходов и уходов в системе с заданным режимом рабочего времени конкретного сотрудника.
Процедура регистрации занимает всего несколько секунд: для этого сотруднику достаточно лишь поднести свою карточку к терминалу или нажать кнопку. В большинстве систем предусматривается возможность указания причины выхода (например, набором кода). Система учета рабочего времени также ведет статистику и формирует отчеты. Результаты учета времени могут импортироваться в программу расчета заработной платы. В зависимости от постановки задачи, система может формировать отчеты по различным критериям: по приходам и уходам, по типам нарушений (приход после начала рабочего времени, ранний уход, и т.д.), по переработкам, по интервалам, по сотрудникам, по подразделениям.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На сегодняшний день была проделана огромная работа по совершенствованию структуры управления, но при этом недостатки все же имеют место. Старая система управления оставила свой след, большая часть управленцев осталась на своих местах, структура управления поменялась, требует это и изменение отношения руководителей к своей работе.
В данной отчете по практике основными направлениями, способствующими совершенствованию структуры управления предприятия ОАО «Завод ГрАЗ» можно выделить следующие:
- повышение профессионализма в управлении.
(непрофессионально принятое решение негативно сказывается на функционирование всего предприятия в целом). Поэтому нужно вести работу по повышению квалификации работников;
- применение современных технологий управления. Информация требует должного внимания (независимо от того из каких источников она получена). Ни одно управленческое решение не может быть принято без ознакомления и анализа соответствующей информации. Недостоверная информация приводит к ошибочным решениям.
Принять эффективное управленческое решение не такая простая задача.
Выработка и принятие управленческого решения – сердцевина управленческой деятельности руководителя предприятия. Выработать и принять управленческое решение невозможно без использования хорошо проанализированной информации о проблеме.
Современные технологии предоставляют руководителю дополнительные средства как по анализу информации, так и по процедурам выработки управленческих решений, сравнительной оценки альтернативных вариантов решений, прогнозированию и разработке сценариев ожидаемого развития ситуации.
В процессе управленческой деятельности руководителю зачастую необходимо пользоваться услугами консультантов. Сегодня уже понятно, что руководитель не обязан, да и не в состоянии, одинаково хорошо разбираться во всех областях деятельности предприятия.
Необходимо контролировать каждый шаг выполнения принятого решения. Совершенствование системы контроля повысит эффективность принимаемых решений.
Приведенные рекомендации по совершенствованию организационной структуры управления на предприятие ОАО «Завод ГрАЗ» не являются исчерпывающими. Поэтому надежность аппарата управления в целом характеризуется его безотказным функционированием.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф, Основы менеджмента: Пер. с англ. М.: "Дело" 1992. 702 с.
2. Хоскинг А. Курс предпринимательства: Практическое пособие: Пер. с англ. – М.: Междунар. отношения, 1993. 352 с.
3. Коно Т. Стратегия и структура японских предприятий: Пер. с англ. / Общ. ред. и вступ. ст. О.С. Виханского - М.: Прогресс, 1987. - 384 с.
4. Бодди Д., Пэйтон Р. Основы менеджмента: пер. с англ. / Под ред. Ю.Н. Каптуревского. – СПб: Издательство "Питер", 1999. 816 с.
5. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ, 2001.501 с.
6. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: 2-е изд. Учебник. – М.: «Фирма Гардарика», 1996. 416с
7. Мильнер Б.З. Теория организаций. – М.: ИНФРА – М,1998. 336 с.
8. Веснин В.Р. Основы менеджмента: Учебник. – М.: Институт международного права и экономики. Издательство «Триада Лтд», 1997. 384 с.
9. Грейсон Дж.К мл., О.Делл К. Американский менеджмент на пороге XX века: Пер. с англ./Авт. предисл. Б.Э.Мильмер.- М.: Экономика, 1991.319 с
10. www. graz. Ru
Приложение 1.
Структура управления ОАО «Завод ГРАЗ»
Приложение 2.
Характеристика бухгалтерии.