7.2. Использование новых технологий в документировании

Влияние внедрения вычислительной техники на образование документов. Документ в электронной форме. Проблема правового режима документа, созданного в электронной форме. Особенности согласования и подписания электронных документов.

Особенности создания и оформления документов на компьютере: использование баз данных, создание шаблонов, текстовые редакторы, словари, проверка грамотности и орфографии. Современное программное обеспечение.

Развитие системы передачи информации. Возможности бездокументного обмена информацией в управлении.

Раздел 8. Комплексы документов

Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы текстовых документов и их виды. Комплексы технических и кинофотодокументов.

Сложные комплексы. Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Комплексы документов учреждений, организаций и структурных подразделений. Личные фонды. Понятие «коллекция документов». Понятие «архив». Архивы организаций. Государственные архивы. Архивный фонд Российской Федерации как комплекс документов.

Раздел 9. Научно-историческая и практическая ценность документа

Понятия: «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение экспертизы. Выработка принципов и критериев оценки ценности документов.

Внешняя и внутренняя критика документов. Анализ авторства, времени, места возникновении документа. Анализ содержания документа. Достоверность и ценность документа.

Документы с повторяющейся информацией. Виды повторяемости: дублетность, поглощенность, суммирование, вариантность, реферирование. Общие закономерности, определяющие возникновение документов с повторяющейся информацией. Факторы, вызывающие возникновение документов с повторяющейся информацией в пределах отрасли.

Значимость явлений, событий, фактов в первичных и вторичных документах, соответствие содержащейся в них информации основным или вспомогательным функциям учреждения. Юридическая сила этих документов. Характер повторяемости, периодичность образования документов.

Выборочная оценка документов.

Специальные критерии оценки научно-технической документации (НТД). Изучение внутреннего состава документа по проблемам (темам) и моделям (конструкциям). Значение научно-технической идеи. Значимость объекта для экономики. Уникальность сооружения или конструкции.

Критерии ценности кинофотофонодокументов. Особенности оценки машиночитаемых документов.

7. Программа семинарских занятий

Цель семинарских занятий – закрепление студентами теоретических знаний, полученных на лекциях и формирование навыков работы с первоисточниками.

Тема 1. Понятия «информация и документ» (2 часа)

Цель занятия: анализ развития понятий «информация» и «документ»

Содержание темы: появление понятия «документ», его трансформация; расширение понятия «документ» с развитием науки и техники; правовой, управленческий, исторический аспекты в определении документа; определение документа в государственных стандартах и его изменения, трудности определения понятия «документ», достоинства и недостатки существующих определений; понятие «информация» и его развитие, связь информации и документа.

Задания:

1. Анализ употребления понятия «документ» и его синонимов по «Генеральному регламенту» 1720 г., «Учреждению для управления губерний» 1775 г., «Общему учреждению министерств» 1811 г., «Общему губернскому учреждению». (3 балла)

2. Анализ развития понятия «документ» по словарям и специальной литературе. (3 балла)

3. Анализ развития термина «документ» по государственным стандартам. (3 балла)

4. Анализ развития термина «информация» по словарям и Федеральным законам. (3 балла)

Источники и литература:

1. Генеральный регламент. – Полн. собр. законов Российской империи. Собрание 1. Т. VI, с 141.^*

2. Учреждения для управления губерний. – Российское законодательство X – XX веков. Под ред. О.И.Чистякова. Т. 5. М., 1987.

3. Общее губернское учреждение. – Свод законов Российской империи. Т. 2. Ч. 1. С-Пб., 1857.*

4. Общее учреждение министерств. - Российское законодательство X-XX веков. Под ред. О.И.Чистякова. Т. 6. М., 1988.

5. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ.

6. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

7. ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.*

8. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.*

9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

10. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

11. Большая советская энциклопедия. Т. 8. – М., 1972..

12. Даль В.И. Толковый словарь живого великорусского языка. Т.1. (любое издание).

13. Ожегов С.И. Словарь русского языка (любое издание).

14. Словарь иностранных слов (любое издание).

15. Советский энциклопедический словарь (любое издание).

16. Толковый словарь русского языка. Под редакцией Д.Н.Ушакова (любое издание).

17. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник. Под общей ред. Т.В.Кузнецовой. – М., МЦФЭР, 2006.

18. Делопроизводство. Под ред. Т.В.Кузнецовой. М., 2000.

19. Делопроизводство. Учебник. Под общей ред. Т.В.Кузнецовой. М.: МЦФЭР, 2004.

20. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. – М., 2006.

21. Организация работы с документами. Учебник. М., 1998.

22. Пшенко А.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение работы офиса. М., 2000.