50) Проектування бази данних

При запуску Access відкривається вікно, в якому можна вибрати дію: створити нову базу чи відкрити ту, що є на диску.   Таблиці - це об'єкти, в яких безпосередньо зберігаються дані.

Створити таблицю можна, вибравши у вікні БД вкладку "Таблица" і використавши Конструктор або Майстер,

Для заповнення таблиці необхідно перейти в режим заповнення таблиці, відкривши її.

Таблиці складаються з полів та записів. Полями називаються   стовпчики, а рядки - записами.   Внести запис до таблиці означає заповнити  даними рядок. Щоб створити   таблицю необхідно визначити її поля, типи даних цих полів, а іноді деякі   додаткові властивості цих полів. Не всі дані займають в комп'ютері   однаковий об'єм.   Для їх компактного зберігання необхідно чітко визначити їх тип.

  Поради щодо грамотного та раціонального створення таблиць:

-інформація в таблицях не повинна дублюватися.

-бажано, щоб кожна таблиця містила інформацію лише на одну тему.

-не рекомендується включати до таблиці дані, що утворюються внаслідок обчислень.

-інформацію про об'єкт бажано розбивати на мінімальні одиниці.

51) Загальна характеристика субд ms Access.Основні складові частини.Етапи створення бази данних.

Microsoft Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных (персональных) программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

• высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации

• глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE

• богатый набор визуальных средств разработки

Запуск  СУБД

• Запуск  СУБД осуществляется Пуск - Программы - Мicrosoft Access

• Выполнить команду Файл - Создать

На экране появится  окно после создания новой базы.  Основные разделы главного окна соответствуют типам объектов, которые может содержать база данных Access. Это Таблицы, Запросы, Отчеты, Макросы и Модули. Заголовок окна содержит имя файла базы данных. В данном случае он называется TradeTest.

Интерфейс работы с объектами базы данных унифицирован. По каждому из них предусмотрены стандартные режимы работы:

• Создать - предназначен для создания структуры объектов

• Конструктор - предназначен для изменения структуры объектов

• Открыть (Просмотр, Запуск) - предназначен для работы с объектами базы данных.

Важным средством, облегчающим работу с Access для начинающих пользователей, являются мастера - специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога. Для опытных и продвинутых пользователей существуют возможности более гибкого управления ресурсами и возможностями объектов СУБД в режиме конструктора.

Специфической особенностью СУБД Access является то, что вся информация, относящаяся к одной базе данных, хранится в едином файле.

Такой файл имеет расширение *.mdb. Данное решение, как правило, удобно для непрофессиональных пользователей, поскольку обеспечивает простоту при переносе данных с одного рабочего места на другое. Внутренняя организация данных в рамках mdl формата менялась от версии к версии, но фирма Microsoft поддерживала их ее вместимость снизу вверх, то есть базы данных из файлов в формате ранних вер сии Access могут быть конвертированы в формат, используемый в версиях боле поздних.

52) 1. Робота з таблицями:проектування структури,створення,редагування, створення ключів та індексів,встановлення Зв*язків

В Access є три способи створення таблиць: шляхом вводу даних; за допомогою “конструктора” таблиць; за допомогою “мастера створення таблиць”.

Якщо ви не відображаєте ярлики нових об’єктів у вікні бази даних, то для сворення нової таблиці необхідно відкрити список таблиць натиснувши на ярлик “Таблицы”, а потім натиснути кнопку “Создать”, тоді з’являється діалогове вікно “Новая таблица” де ви і маєте вибрати спосіб створення таблиці.

Для створення таблиці шляхом вводу даних необхідно: 1. Відкрити вікно нової або існуючої бази даних і в ньому відкрити список таблиць. 2. Виділити у списку таблиць ярлик (“Создание таблиц путем ввода даннях”) з’являється порожня таблиця зі стандартними назвами стовпців: Поле 1, Поле 2, і т.д. 3. У поля цієї таблиці необхідно внести необхідні дані. Тип даних в одному полі повинен бути однаковим. 4. Можна ввести свої власні заголовки стовпців, для цього натисніть правою кнопкою миші по заголовку стовпця і виберіть із контекстного меню команду “Переименовать столбец”. 5. По закінченню вводу даних натисніть кнопку “Закрыть”. 6. У відповідь на запитання Сохранить изменения макета или структурі таблицы <имя таблицы >? Натиснути кнопку “Да”. 7. У вікні “Сохранение” у полі “Имя таблицы” ввести ім’я нової таблиці і натиснути кнопку “ОК”. 8. У Access з’явиться повідомлення “Ключевые поля не заданы” і запитання Создать ключевое поле сей час натиснути кнопку “Нет” чи “Да”.

Зв’язок між таблицями можна створити за допомогою вікна «Зв’язки» або перетягуванням поля з області Список полів . Під час створення зв’язку між таблицями спільні поля можуть мати різні імена, хоча часто вони є однаковими. Проте такі поля мають містити дані одного типу. Якщо поле первинного ключа має тип «Автонумерація», зовнішній ключ може бути полем типу «Число», якщо обидва поля мають однакові значення властивості Розмір поля (FieldSize). Наприклад, поля типів «Автонумерація» та «Число» можна зіставляти, якщо властивість Розмір поля (FieldSize) обох полів має значення Long Integer (довге ціле). Якщо обидва спільні поля мають тип «Число», вони повинні мати однакове значення властивості Розмір поля (FieldSize).

Створення індексу

створити індекс поля . Для цього потрібно виконати такі дії:

• На вкладці Створити у групі Макроси та код натисніть кнопкуКонструктор запиту.

• Закрийте діалогове вікно Відображення таблиці.

• На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Визначення даних.

Бланк буде приховано, і відобразиться вкладка об’єкта в режимі SQL.

• Введіть такий оператор SQL:

CREATE INDEX Індекс_року ON Автомобілі (Рік)

• На вкладці Конструктор у групі Результати клацніть елемент Виконати.

Установлення первинного ключа

Якщо є таблиця, в якій кожний запис має унікальний номер ідентифікатора (наприклад, ідентифікатор, серійний номер або код), таке поле можна використати як первинний ключ. Найкращий первинний ключ — це поле, яке унікально ідентифікує кожен рядок, не містить пустих значень та рідко (або ніколи) змінюється.

Для встановлення первинного ключа потрібно перейти до подання конструктора.

• Натисніть кнопку Microsoft Office  і виберіть пункт Відкрити.

• У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

• В області переходів клацніть правою кнопкою таблицю, в якій потрібно встановити первинний ключ, і в контекстному меню виберіть пунктКонструктор.

• Виберіть поле або поля, які потрібно використати як первинний ключ.

Для вибору одного поля натисніть маркер виділення рядка для потрібного поля.

Для вибору кількох полів утримуйте клавішу CTRL і натисніть маркери виділення рядка для кожного поля.

• На вкладці Конструктор у групі Знаряддя виберіть елемент Ключове поле.

• 53) Створення запиту за допомогою майстра та конструктора.Запит можна створити за допомогою майстра або в режимі конструктора. Як завжди, найбільш простий спосіб побудови запиту передбачає використання майстра. Режим конструктора (Query Design) дозволяє задавати не лише умови вибору даних, але і порядок сортування.

Створення простого запиту за допомогою майстра

Для відкриття вікна майстра запиту у вікні бази даних на панелі Об'єкти (Objects) виберіть значок Запити (Queries) і двічі клацніть значокСтворення запиту за допомогою майстра (Create Query By Using Wizard) (див. мал. 24.1). Інший спосіб відображення майстра запиту описаний нижчим в розділі «Створення багатотабличних запитів».  У вікні Створення простих запитів (Simple Query Wizard) у списку, що розкривається Таблиці і запити (Table/Query) виберіть таблиці і запити, поля яких використовуватимуться в запиті (мал. 24.4). У списку Доступні поля (Available Fields) двічі клацніть імена використовуваних в запиті полів. Ці поля перемістяться в список Вибрані поля (Selected Fields) . Натискуйте кнопку Далі (Next) . При створенні запиту по декількох таблицях в другому вікні положенням перемикача вам треба вибрати детальний (виведення кожного поля кожного запису) (Detail (shows every field of every record)) або підсумковий (Summary ) запит (мал. 24.5). Підсумкові запити містять поля, по яких групуються дані, і числові поля, по яких визначають, наприклад, сумарне, середнє, максимальне або мінімальне значення. У підсумковому запиті можна зробити підрахунок кількості записів в групі (Count records in). Для додавання обчислень в результати запиту натискуйте кнопку Підсумки (Summary Options) і виберіть потрібні поля або встановите прапорець Підрахунок числа записів в Підсумки (Count records in Quarterly Orders by Product).

У наступному вікні майстра вам буде запропоновано дати ім'я запиту і положенням перемикача визначити подальші дії: Відкрити запит для перегляду даних (Open The Query To View Information) або Змінити макет запиту (Modify the query design). Після того, як ви натискуватимете кнопкуГотово (Finish) відкриється запит в режимі таблиці. 

Створення запиту в режимі конструктора

Створення запиту в режимі конструктора надає великі можливості в порівнянні з майстром простого запиту.  У діалоговому вікні Новий запит (New Query) виберіть в списку в правій частині вікна елемент Конструктор (Design View) і натискуйте кнопку OK(мал. 24.6). На екрані відображуватиметься вікно запиту в режимі конструктора і діалогове вікно Додавання таблиці (Show Table) (мал. 24.7)яке дозволяє вибрати, по яких таблицях і запитах або їх комбінації буде створений новий запит. Вікно запиту розділене посередині по горизонталі. У верхній частині вікна відображують списки доступних в запиті полів всіх таблиць, в нижней — специфікація запитів. Кожен стовпець відображує поле, використовуване для виділення тих записів, які будуть включені в запит.

В вкладці Таблиці (Tables) діалогового вікна Додавання таблиці вкажіть назва вихідної таблиці. Натискуйте кнопку Додати (Add) аби додати список полів цієї таблиці у верхню частину вікна запитів. Для додавання полий таблиці в запит можна двічі клацнути її ім'я.  При складанні запиту по декількох таблицях виберіть необхідні таблиці, а потім натискуйте кнопку Закрити (Close). На екрані відображуватиметься вікно, що дозволяє виконати налаштування запиту в режимі конструктора (мал. 24.8). У нижній частині вікна відображує порожній бланк запиту, який призначений для визначення запиту або фільтру в режимі конструктора запиту або у вікні розширеного фільтру. Поле. Якщо вибрати в першому рядку зірочку «*», то це означає, що відповідає мають бути представлені всі стовпці таблиці.  Для виконання сортування результатів запиту по якому-небудь полю перемістите курсор в рядок Сортування (Sort) цього поля і натискуйте клавішу F4, для відображення варіантів сортування: за збільшенням (Ascending), по убуванню (Descending) або відсутній (not sorted). Детальніше вибір умов сортування далі в цій главі.  За бажання користувач може змінити або уточнити запит, побудувати за результатами запиту графіки. Запуск запиту.У режимі конструктора запит можна запустити наступними способами:

•  вибрати в меню Запит (Query) команду Запуск (Run);

•  натискувати кнопку Запуск (Run) на панелі інструментів.

54) Створення звіту за допомогою конструктора та майстра

Засіб «Звіт» — це найшвидший спосіб створення звіту, оскільки він формує звіт негайно, без залучення додаткової інформації. Звіт містить усі поля вихідної таблиці або запиту. Можливо, за допомогою засобу «Звіт» не буде створено остаточної версії потрібного звіту, але він надає можливість швидко переглянути базові дані. Цей звіт можна зберегти і внести належні зміни в поданні розмічування або конструктора.

• В області переходів клацніть таблицю або запит, на основі яких потрібно побудувати звіт.

• На вкладці Створити у групі Звіти клацніть елемент Звіт.

Access формує звіт і відображає його в поданні розмічування.

• Для отримання додаткових відомостей про перегляд і друк звіту див. розділ Перегляд, друк або надсилання звіту електронною поштою.

Після перегляду звіту його можна зберегти та закрити вихідну таблицю або запит, які використовувалися як джерело записів. Наступного разу під час відкриття звіту в Access буде відображено оновлені дані з джерела записів.

Створення звіту за допомогою майстра звітів

Для точнішого вибору полів, які слід відображати в звіті, можна скористатися майстром звітів. Також можна визначити спосіб групування й сортування даних і використати поля з кількох таблиць або запитів за умови, що зв’язки між таблицями й запитами попередньо визначено. Посилання на додаткові відомості про створення зв’язків див. у розділі Див. також.

• На вкладці Створити у групі Звіти клацніть елемент Майстер звітів.

• Дотримуйтесь вказівок майстра звітів. На останній сторінці натисніть кнопку Готово.

Під час перегляду звіт буде відображено так, як він виглядатиме після друку. Можна також змінити масштаб документа, щоб переглянути певні деталі. Для отримання додаткових відомостей про перегляд і друк звіту див. розділПерегляд, друк або надсилання звіту електронною поштою.

 ПРИМІТКА   Якщо потрібно додати до звіту поля з кількох таблиць і запитів, не натискайте кнопку Далі або Готово після вибору полів із першої таблиці або запиту на першій сторінці майстра звітів. Повторіть кроки для вибору таблиці або запиту та виберіть додаткові поля, які потрібно включити до звіту. Після цього натисніть кнопку Далі або Готово, щоб продовжити.

55) створення форм за допомогою майстра та в режимі конструктора

За використання засобу «Форма» всі поля з базового джерела даних додаються до форми. Можна негайно перейти до використання нової форми або доробити її в подання макета або конструктора відповідно до ваших потреб.

Створення форми одного елемента

• В області переходів виберіть таблицю або запит із даними, які потрібно відобразити у формі.

• На вкладці Створити у групі Форми клацніть елемент Форма.

Програма Access створить форму й відобразить її в поданні макета. У цьому поданні можна змінювати структуру форми та водночас переглядати дані. Наприклад, можна змінити розмір текстових полів відповідно до обсягу даних. Для отримання додаткових відомостей про різні подання форми див. статтюЯке подання слід використовувати: подання макета або подання конструктора?.

• Щоб почати роботу з формою, перейдіть до подання форми.

• На вкладці Основне у групі Подання клацніть елемент Вигляд і виберіть пункт Подання форми.

У програмі Access на вкладці Створитидоступні кілька засобів швидкого створення форм, кожен із яких дає змогу створити форму одиночним клацанням миші. Проте, якщо ви бажаєте самостійно вибрати поля, які відображатимуться у формі, можна скористатися майстром форм. Майстер також дає змогу визначати спосіб групування та сортування даних і використовувати поля з кількох таблиць або запитів (за умови, що зв'язки між таблицями та запитами вже визначено).

Запуск майстра форм

• На вкладці Створити у групі Форми натисніть кнопку Майстер форм.

• Дотримуйтеся вказівок на сторінках майстра форм.

 ПРИМІТКА    Якщо потрібно додати до форми поля з кількох таблиць і запитів, не натискайте кнопку Даліабо Готовопісля вибору полів із першої таблиці або запиту на першій сторінці майстра форм. Замість цього повторіть кроки для вибору таблиці або запиту, а потім клацніть будь-які додаткові поля, які потрібно додати до форми. Щоб продовжити, натисніть кнопку ДаліабоГотово.

• На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

У майстрі форм можна отримати різноманітні результати, залежно від вибраних параметрів. Тому рекомендовано запускати майстер кілька разів, щоразу експериментуючи з різними параметрами, доки не отримаєте бажані результати.