Лабораторная работа 1 Введение в субд Access

Цель работы: ознакомление со структурой и основными элементами базы данных Access.

Access является реляционной базой данных, позволяющей пользователю вводить, редактировать, просматривать и распечатывать информацию, содержащуюся в одной или нескольких таблицах, разделенных на столбцы и строки.

Access по способу хранения данных выделяется среди других БД – в ее файлах могут храниться не только данные, но и объекты интерфейса, запросы, отчеты и программный код. Благодаря этой уникальной технологии можно создавать приложения, целиком содержащиеся в одном единственном файле с расширением .mdb.

Библиотеки и надстройки Access – это файлы с расширением .mda и .mde. Файл с расширением .mde – это специальная версия файла Access, в котором весь код Visual Basic for Application (VBA) хранится только в откомпилированном виде.

В БД Access различают следующие основные элементы:

• Таблицы (Tables) – основные объекты базы данных. В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных таблиц.

• Запросы (Queries) – связывают между собой данные нескольких таблиц (до 16 таблиц) и отображают их в виде некоторой виртуальной таблицы. Кроме того, с помощью запросов можно указать, какие именно поля выбранных таблиц нужно отобрать (всего до 255 полей) и как на их основании сформировать поля виртуальной таблицы.

• Формы (Forms) предназначены для просмотра, ввода, удаления и корректировки данных, содержащихся в таблицах и запросах. В формы можно вставлять рисунки, диаграммы, музыку, а также видеоинформацию.

• Отчеты (Reports) дают возможность печатать данные таблиц и запросов практически в любом формате. Access позволяет включать в отчет графические объекты.

• Макросы (Macros) позволяют автоматизировать некоторые операции Access. В настоящее время (начиная с Access 2000) для автоматизации управления реакцией приложения на действия пользователя предпочтение отдается не макросам, а программируемым процедурам, написанным на языке VBA.

• Модули (Modules) представляют собой процедуры, написанные на языке программирования VBA для создания собственных функций, предназначенных для использования в формах, отчетах, запросах, а также могут связываться с определенными событиями (щелчок мыши на кнопке формы) и выполняются при их наступлении.

• Схемы связей (Relationships) определяют, как таблицы связаны между собой в пределах базы данных.

• Страницы (Pages) - страницы, которые позволяют отображать и редактировать данные в Web-страницах, представляемых сервером intranet.

У Access три основных рабочих режима.

• Начальный режим. В этот режим пользователь попадает после запуска Access до того, как будет открыта какая-либо база данных. В этом режиме с базами данных можно работать как с файлами: сжимать, конвертировать, зашифровывать и расшифровывать, а также восстанавливать поврежденные данные.

• Режим конструктора (Design view) – предназначен для создания и изменения структуры таблиц, разработки форм, запросов и отчетов.

• Режим выполнения и просмотра служит для работы с данными таблиц, форм и отчетов, открытых в отдельных окнах. С помощью команды Run (Запуск) запускаются выбранные макросы. Режим выполнения и просмотра называется Datasheet view для таблиц и запросов, Form view – для форм и Print Preview – для отчетов.

Для того, чтобы создать новую базу данных, необходимо запустить Access. Затем можно, например, выбрать из предлагаемого меню раздел Новая база данных, либо из меню Файл вкладку Создать. После этого на экране появится окно создания новой базы данных. В этом окне необходимо указать папку, в которой будет расположена создаваемая база данных, и ввести, если необходимо, имя файла базы данных (имя и расширение файла базы данных генерируются системой автоматически). После чего нажать кнопку Создать. В результате на экране должно появиться окно, представляющее собой новую базу данных (Рис. 1). В левой части этого окна расположены наименования основных объектов, из которых состоит база данных.

Выберите тип объекта, с которым собираетесь работать

В зависимости от вида выполняемой работы выберите команды: Открыть, Конструктор, Создать

Выбор вариантов создания объекта

Рис. 1. Окно базы данных

Для того, чтобы исключить несанкционированный доступ к базе данных, необходимо защитить ее паролем. Чтобы ввести пароль надо открыть базу данных путем выбора команд Файл  Открыть для отображения диалогового окна Открытие файла базы данных. Выбрать созданный ранее .mdb-файл базы данных, щелкнуть на кнопке со стрелкой справа от кнопки Открыть и выбрать из раскрывшегося списка Монопольно. Затем в главном меню Access выбрать последовательно команды Сервис  Защита  Задать пароль базы данных, после чего ввести пароль в первой строке появившегося окна и подтвердить его во второй строке. После этого закрыть базу данных и вновь ее открыть, введя пароль.