Порядок выполнения работы
С помощью мастера создать три кнопки на форме Личный состав в боевом расчете с выполнением следующих функций (Рис. 19):
сохранение записи (категория Обработка записей);
закрытие формы (категория Работа с формой);
запуск Microsoft Word (категория Приложение).
2. Создайте кнопку с макросом на форме Отсутствующий личный состав, которая будет выполнять три функции:
открытие отчета Личный состав в боевом расчете в режиме просмотра;
открытие диаграммы Отсутствующий личный состав в зависимости от № ПЧ;
закрытие формы Отсутствующий личный состав.
Рис 19. Форма Личный состав в боевом
расчете с кнопками
Контрольные вопросы
Для чего необходимо создание кнопок?
Какие существуют способы для связи одного или нескольких действий с кнопкой?
Что такое макрос?
Назовите основные этапы при создании кнопки.
Какие действия необходимо выполнить для создания макроса?
Лабораторная работа 9 Импорт и экспорт данных
Цель работы: изучить возможности импорта и экспорта данных, слияние данных с другими приложениями.
Удобные средства обмена информацией с другими приложениями составляют одно из основных преимуществ Access. Существует возможность импортировать файлы в Access, экспортировать данные в файлы других форматов, а также напрямую обрабатывать данные Access параллельно с такими программами, как Excel и Word.
Рассмотрим операции импорта, экспорта и параллельной обработки данных.
При импорте данные считываются из файла вне текущей базы данных, и создается новая таблица. В Access можно импортировать файлы нескольких типов:
объекты из других баз Access;
электронные таблицы Excel;
текстовые файлы (с разделителями или с фиксированной длиной записей);
документы HTML.
Имеется возможность импортировать данные Excel в новую таблицу или в уже существующую таблицу Access в том случае, если данные соответствующим образом разбиты на столбцы и строки.
Процедура импорта таблицы Excel.
Нажмите на правую клавишу мыши в окне базы данных и выберите в контекстном меню команду Импорт.
В списке Тип файлов диалогового окна Импорт выберите пункт Microsoft Excel.
Выберите электронную таблицу с необходимыми данными и нажмите на кнопку Импорт. Откроется окно Мастера импорта электронной таблицы.
Выберите лист рабочей книги или именованный диапазон.
Если в первой строке листа расположены заголовки столбцов, установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов.
Определите, где необходимо сохранить данные.
Опишите каждое поле импорта и укажите те из них, которые не нужно импортировать.
Выберите ключевое поле.
Импорт текстовых файлов также осуществляется посредством команды Импорт. При создании текстового файла необходимо соблюдать текстовый формат, в котором поля данных каждой записи разделены определенным символом, например, точкой с запятой. Каждая запись находится на отдельной строке.
Процедура импорта текстового файла с разделителями.
Выберите в контекстном меню команду Импорт.
В списке Тип файлов выберите пункт текстовые файлы.
Выберите файл для импорта.
Оставьте установленным переключатель с разделителями.
Выберите символ разделителя полей и, если в первой строке листа расположены заголовки столбцов, установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов.
С помощью переключателя выберите место импортирования – в новой таблице или в существующей таблице.
При помощи кнопки Связи с Office на панели инструментов можно опубликовать элементы базы данных в текстовом редакторе Word и проанализировать их в табличном редакторе Excel. Для этого надо выделить элемент базы данных и нажать на кнопку со значком необходимой программы.