1.2.Документы, их виды, структура

Информация, накопленная, подлежащая обработке, фиксируется на различных носителях. Это может быть бумага, магнитные или оптические диски и др. Их назначение:

· запись первичных данных;

· подготовка к обработке;

· ввод, фиксация результатов обработки.

Применение вычислительной техники в системах управления обусловило деление информации на внутримашинную и внемашинную.

Внемашинная информация – это та часть экономической информации, которая представлена и может быть воспринята пользователем без использования технических средств.

Формой представления внемашинной информации являются документы.

Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу.

По сфере деятельности документы делятся на плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, банковские и т.д.

По отношению к объекту управления – на входящие, исходящие, промежуточные, архивные.

По содержанию хозяйственных операций – на материальные, денежные, расчетные.

По назначению – распорядительные, исполнительные, комбинированные.

По способу заполнения – на заполняемые с помощью технических средств и вручную.

По отношению к машинной обработке экономической информации документы делятся на первичные и сводные, получаемые в результате машинной обработки первичных документов.

В структуру документа должны включаться следующие разделы:

· заголовочная часть – наименование и характеристика документа, зона для проставления кодов, постоянные реквизиты признаки;

· содержательная часть – где располагаются показатели;

· оформляющая часть – содержит подписи юридических лиц, а также дату составления.

1.8.Приложения базы данных. Компоненты базы данных

Приложения базы данных включают такие объекты для работы с базой данных как формы, отчеты, Web-страницы и прикладные программы. Формы, отчеты и Web-страницы можно создавать с помощью средств, поставляемых в комплекте с СУБД (например, в СУБД Access имеются средства конструирования таких объектов, называемые элементами управления). Прикладные программы должны быть написаны либо на входном языке СУБД (например, модули в Access), либо на одном из стандартных языков программирования и затем с помощью СУБД соединены с базой данных.

Формы являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Формы могут служить удобным средством для экранного представления данных, использоваться для ввода данных, а также для создания панелей управления в приложениях.

Отчеты - это форматированное отображение информации из базы данных при выводе на печать.

Web-страницы используются для просмотра, редактирования, обновления, удаления, отбора, группировки и сортировки изменяющихся данных базы данных в Microsoft Internet Explorer .

Любая база данных состоит из четырех основных компонент:

Данные пользователя в большинстве современных баз данных представляются в виде набора таблиц, состоящих из строк (записей) и столбцов (полей).

Метаданные представляют собой описание структуры базы данных с помощью так называемых системных таблиц.

Индексы являются средством ускорения операций поиска необходимой информации в базах данных, а также используются при извлечении, модификации и сортировке данных.

Метаданные приложений описывают структуру и формат пользовательских форм, отчетов и других компонентов приложений базы данных.