6.1.Характеристика субд Micrоsoft Access 2003: тип, платформа, функциональные возможности

СУБД Microsoft 2003 (в дальнейшем Access) предназначена для работы с реляционными базами данных. Эта СУБД входит в программный комплекс Microsoft Office 2003 (в вариантах Professional, Premium и Developer), компоненты которого работают в среде Windows 95/98, Windows NT Workstation 4.0 и выше.

Access имеет инструментальные средства для создания: локальной БД, централизованной БД в локальной сети с файловым сервером, проектов (клиентских приложений, работающих с базами данных Microsoft SQL Server 6.5 или Microsoft SQL Server 7.0).

Access поддерживает механизм OLE – связывание и внедрение объектов различных приложений Windows в БД. Позволяет импортировать данные таблиц: других баз данных Access; баз данных dBase, Microsoft FoxPro, Paradox, Oracle, Microsoft SQL Server; табличного процессора Microsoft Excel. Внешними для Access могут быть также: данные почтовой программы Microsoft Exchange; таблицы и списки HTML на сервере локальной, корпоративной сети (сети масштаба предприятия), сети Internet. Может экспортировать объекты БД в другие приложения.

Access позволяет осуществлять восстановление БД, сжатие БД, репликацию БД, защиту БД. Дает возможность конвертировать БД из предыдущих версий в текущую и наоборот.

Пользовательский интерфейс. Справочная система

После загрузки Access появляется стартовое окно Access, содержащее окно запуска, которое позволяет открыть существующую БД или создать новую. Выполнение одной из предложенных операций вызывает главное окно Access вида:

В строке заголовка отображается имя программы (Microsoft Access) и содержатся кнопки для управления окном.

Строка меню содержит несколько пунктов меню. Перечень пунктов меню и их содержание изменяются в зависимости от режимов работы системы.

Панель инструментов представляет собой набор графических кнопок, назначение которых – ускоренный вызов команд меню. Access имеет большое количество панелей инструментов, используемых в различных режимах работы. Панели инструментов, соответствующие некоторому режиму, выводятся на экран автоматически при переходе в этот режим или устанавливаются командой

Вид / Панели инструментов

Имеется возможность самому создавать и настраивать панели инструментов, строки меню и контекстные меню, а также устанавливать свойства, влияющие на их вид и работу, используя команду

Вид / Панели инструментов / Настройка

В строке состояния в левой части отображается информация о текущем режиме работы системы, справа - индикаторы клавиатуры. Вывод или отмена вывода данной строки осуществляется с помощью команды

Сервис/Параметры Þ вкладка Вид

В рабочей области главного окна Access располагается окно БД, состоящее из:

1. Строки заголовка окна БД, в которой всегда отображается имя открытой БД (db1).

2. Панели объектов БД, находящейся в левой части окна БД и позволяющей отображать в рабочей области окна БД объекты нужного типа. На панель объектов можно помещать папки, в которых сгруппировать объекты разных типов. По умолчанию размещается папка Избранное. Для добавления новой папки на панель Группы из контекстного меню этой панели выбирается команда Новая группа и затем вводится имя папки.

3. Рабочей области окна БД, где изначально содержатся ярлыки, служащие для создания новых объектов БД соответствующего типа. Их можно отображать или скрывать, выполнив:

Сервис / Параметры / вкладка Вид / установить или снять флажок новые ярлыки объектов

При конструировании объектов БД пользователь имеет дело с окнами конструкторов таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов. В окне БД, из окон конструкторов таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов открываются окна объектов БД, в которых просматриваются созданные объекты.

Для получения помощи в изучении Access можно воспользоваться справочной системой, вызываемой из пункта меню Справка в главном окне приложения Пункт Справка по Microsoft Access содержит три вкладки:

1. Содержание – для просмотра оглавления справки и поиска информации по темам справки.

2. Мастер ответов - для ввода своего вопроса.

3. Указатель – для поиска информации по конкретным словам или фразам.

Пункт Показать помощника дает возможность вызвать на экран анимационного персонажа, который дает советы для конкретной рабочей ситуации и отыскивает необходимые разделы справочной документации в ответ на вопросы, вводимые в поле ввода.

Пункт Что это такое? используется для получения краткой справки о назначении элементов в главном окне Access.

Настройка рабочей среды

Осуществить настройку рабочей среды в соответствии с требованиями пользователя можно с помощью команды Сервис/Параметры. Ее результатом является диалоговое окно Параметры с вкладками.

На вкладке Вид имеется возможность включить/выключить отображение: строки состояния, окна запуска, ярлыков для создания новых объектов в окне БД и др.

На вкладке Общие устанавливаются поля страницы при печати документа, порядок сортировки для новых баз данных, звуковое сопровождение при выполнении различных действий и др.

На вкладке Правка и поиск задаются параметры выполнения операций редактирования, поиска и замены. Вкладка Режим таблицы служит для установки параметров таблицы, а также задания анимации при отображении изменений в таблице в связи со вставкой новых столбцов. Вкладка Таблицы и запросы позволяет установить параметры, используемые по умолчанию в режиме конструктора таблицы и в режиме конструктора запроса. Элементы вкладки Формы и отчеты применяются для установки параметров, действующих по умолчанию в режиме конструктора формы и в режиме конструктора отчета. Вкладка Клавиатура позволяет задать режимы работы при вводе данных с клавиатуры. На вкладке Другие осуществляется сетевая настройка и настройка интерфейса ODBC, имеется возможность конфигурировать программу Access для работы в многопользовательской среде.