10.8.2. Конструирование форм

При создании новой формы появляется диалоговое окно Новая форма, в котором следует выбрать:

• способ создания формы;

• источник данных (из списка).

Access предлагает следующие способы создания формы:

1. С применением Автоформы. Автоформа позволяет созда­вать формы трех стандартных типов: в столбец, ленточную, табличную. При этом в форму вставляются все поля источника данных.

2. С помощью мастера форм. В процессе диалога с пользователем мастер создает форму одного из трех стандартных типов. При этом в форму вставляются выбранные пользователем поля из источника данных.

3. С помощью конструктора форм. Форма конструируется пользователем в окне конструктора форм.

Удобной при создании новой формы является следующая технология: форма создается использованием автоформы или мастером форм, а затем дорабатывается в режиме конструктора.

Источником данных формы являются одна или несколько связанных таблиц и/или запросов.

10.8.3. Структура формы

Форма состоит из пяти основных разделов:

1. Заголовок формы. Содержимое области заголовка формы выводится в верхней части окна формы.

2. Верхний колонтитул. Содержимое области верхнего колонтитула выводится после заголовка в верхней части экрана на каждой странице формы (если форма многостраничная). Обычно в области верхнего колонтитула размещают шапку таблицы (заголовки столбцов).

3. Область данных. Область данных содержит поля, в которых отображаются данные.

4. Нижний колонтитул. Содержимое области нижнего колонтитула (дата, № страницы и т.д.) отображаются на каждой экранной странице в нижней части формы.

5. Примечание формы. Содержимое этой области выводится внизу последней экранной страницы формы.

Форма может содержать все разделы или только некоторые из них.

36. ACCESS. ОТЧЕТЫ.

Отчеты строятся на основании данных таблиц и запросов. Основные типы отчетов:

• отчет в одну колонку (в столбец) – представляет собой длинный столбец текста, содержащий надписи полей их значения из всех записей таблицы или запроса;

• многоколончатый отчет – создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок (колонки газетного типа);

• ленточный отчет – данные располагаются в виде строк и столбцов (как в таблице);

• групповой/итоговый отчет – создается из ленточного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов;

• почтовые наклейки – специальный тип многоколончатого отчета, предназначенный для печати имен и адресов в группах;

• отчет с подчиненным отчетом.

10.9.2. Структура отчета

Основные разделы отчета:

• заголовок отчета – печатается в начале отчета на титульной странице, содержит название отчета;

• верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов;

• заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы, в качестве заголовка может содержать поле, по которому выполняется группировка;

• область данных – печатается каждая запись из источника данных;

• примечание группы – печатается после обработки последней записи группы; может содержать итоговые данные по записям, входящим в группу;

• нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы, может содержать, например, дату печати отчета, номер страницы отчета;

• примечание отчета – печатается в конце отчета после обработки всех записей, может содержать итоговые данные по всем записям.

37. ACCESS. МАКРОСЫ. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ. ВОЗМОЖНОСТИ.

Макросом называется набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции. Макросы используются для автоматизации часто выполняемых задач (например, открытие формы, выполнение запроса). Выполнение макроса возможно:

• из окна базы данных на вкладке Макросы следует нажать кнопку Запуск;

• при возникновении определенного события некоторого объекта, например, нажатие кнопки. В этом случае макрос выполняется автоматически.

Макросу присваивается заданное пользователем имя. Если макросу присвоить стандартное имя AUTOEXEC, то такой макрос будет выполняться автоматически сразу же после загрузки Access. Макрос состоит из макрокоманд. Для создания макроса следует:

• в окне базы данных на вкладке Макросы нажать кнопку Создать.

• на панели макрокоманд в ячейке столбца Макрокоманда выбрать из раскрывающегося списка имя макрокоманды.

• в ячейку столбца Примечание ввести текст комментария к макрокоманде (необязательно).

• в нижней половине окна указать аргументы макрокоманды.

Если макрос должен состоять из нескольких макрокоманд, следует перейти на следующую строку и повторить вышеуказанные действия.

Можно использовать технологию перемещения объектов для быстрого создания макроса. Для этого следует в окне базы данных выбрать объект и переместить его с помощью мыши в ячейку макрокоманды в окне макроса. Например, для того, чтобы создать макрос, открывающий форму, следует перемесить с помощью мыши форму в ячейку макрокоманды.

Макрокоманды выполняются в порядке их расположения в бланке. Однако Access позволяет задать условие выполнения определенных макрокоманд. Условие задается в столбце Условие (для вывода столбца следует выполнить команду ВИД/Условие) и представляет собой условное выражение. Условное выражение можно ввести с клавиатуры или задать с помощью построителя выражений. В ячейках столбца Условие нельзя использовать выражения SQL.

При запуске макроса проверяется значение каждого условного выражения. Если это выражение истинно, выполняется макрокоманда, находящаяся в той же строке и все следующие макрокоманды, у которых в ячейках столбца Условие содержится многоточие (...). Если условное выражение ложно, Access проигнорирует эти макрокоманды и перейдет к ближайшей строке, в которой содержится новое условие или ячейка условий является пустой.

Access позволяет объединять группу родственных макросов в один макрос. В этом случае макет макроса (окно макроса в режиме конструктора) должен содержать столбец Имя макроса. Чтобы его вывести, нужно выполнить команду ВИД/Имена макросов.

Для запуска макроса из группы макросов следует указать:

Имя Группы макросов . Имя Макроса.