19. Текстовые процессы word. Структура док-та. Создание. Понятие шаблона. Просмотр документа. Сохранение. Защита.

Microsoft Word для Windows — это многофункциональный программный комплекс обработки текстов.

Программа предназначена для выполнения работ по созданию документов, включающих разнообразные элементы (рисунки, графики, формулы, обычные или электронные таблицы, фрагменты БД и т. д.), имеющие иерархическую организацию (главы, части, параграфы и т. п.) с обеспечением работы на уровне отдельных компонентов, документа в целом, объединяющих информацию нескольких файлов в виде главного документа.

Word позволяет автоматизировать работу пользователя для выполнения отдельных стандартных действий путем использования макрокоманд или программирования на языке Visual Basic for Application.

Word является компонентой Microsoft Office и может работать как изолированно, так и в составе пакета.

Word реализует основные концепции Windows — стандарт для динамической компоновки и встраивания в документы объектов, создаваемых приложениями Windows и компонентами Microsoft Office.

Центральным понятием текстового процессора является понятие документа-объекта, создаваемого и коррек-

тируемого этим процессором. Основными структурными элементами документа, подлежащими автономному форматированию, являются символ, абзац, страница, раздел.

Символ определяется в первую очередь видом шрифта, размером и начертанием.

Абзац — это поле документа, набор и котором ведется без нажатия клавиши Enter. В текстовом процессоре Word текст — это последовательность абзацев, разделяющихся специальным символом «конец абзаца», который вводится при нажатии клавиши Enter. Переход на следующую строку внутри абзаца происходит автоматически при полном заполнении текущей строки.

Страница характеризуется размером бумажного листа и параметрами размещения текста: полями, отступами от колонтитулов, способами вертикального выравнивания, ориентации текста. Набор текста в Word осуществляется в режиме автоматизированной верстки страниц. Размер строки зависит от параметров абзаца и формата символов (меню Формат, команды Абзац и Шрифт). Размер страницы определяется параметрами крманды Параметры страницы (меню Файл).

Раздел — это область документа, которая характеризуется определенным форматом печатной страницы; видом и содержанием колонтитулов; способом нумерации страниц; видом сносок в тексте и т. д. Количество разделов в документе не ограничено.

Для создания и редактирования документов используются элементы дружественного интерфейса: различные окна, меню, панели инструментов, система помощи и др.

При работе с Microsoft Word используются окна нескольких типов:

• окно Word;

• окно документа;

• диалоговое окно.

Microsoft Word поддерживает многооконность — одновременную работу с несколькими документами, открытыми в разных окнах. В окне Word могут быть размещены одно или несколько окон документов.

Каждое окно документа имеет заголовок, содержащий имя документа (по умолчанию стандартное имя Документ). В строке заголовка также размещаются кнопки управления окном: свертывания окна, разворачивания окна и закрытия окна.

При вводе и редактировании текста работа осуществляется с документом в рабочем поле.

Горизонтальная линейка форматирования над рабочим полем позволяет быстро изменять отступы абзацев, страничные поля, ширину колонок и табличных столбцов, а также устанавливать с помощью мыши позиции табуляции. Линейка устанавливается и убирается с помощью команды Линейка меню Вид. Единица измерения на линейке определяется установкой на вкладке Общие команды Параметры меню Сервис.

В окне Word имеются горизонтальная и вертикальная линейки прокрутки, которые используются для перемещения в документе по горизонтали и вертикали с помощью мыши. Вертикальная полоса прокрутки содержит делитель окна документа, перемещение которого позволяет разбить окно на части. Аналогичный результат можно получить с помощью команды Новое меню Окно. Восстановление единого окна производится путем перемещения мышью индикатора деления окна на исходное место.

В нижней части окна располагается строка состояния, содержащая различную информацию о режимах работы и сообщения.

Управление выводом строки состояния и линеек прокрутки осуществляется на вкладке Вид команды Параметры меню Вид.

Отдельные команды вызывают дополнительные подменю в виде диалоговых окон, в которых выбираются опции для выполнения команд. Диалоговые окна содержат вкладки — специальные группировки опций. Выбор вкладки осуществляется с помощью мыши и нажатием клавиш Ctrl+Tab.

Выбор опции осуществляется с помощью мыши или последовательным перемещением курсора с помощью клавиши Tab. Опции выбора имеют различный тип: переключатели, флажки, поля ввода, списки и др.

Для начала работы с уже существующим документом его следует открыть, т. е. переписать файл этого документа в оперативную память компьютера и вывести его на экран в соответствующее окно. Документ можно открыть:

• непосредственно из меню Файл, если файл этого документа находится в списке, расположенном внизу падающего меню в числе последних документов, с которыми работал Word. Количество запоминаемых имен файлов устанавливается на вкладке Общие диалогового окна команды Параметры меню Сервис;

• командой Открыть меню Файл с последующим выбором нужного файла в диалоговом окне и возможным его предварительным просмотром;

• с помощью кнопки Открыть, расположенной на панели инструментов Стандартная.

По умолчанию в диалоговом окне появляются имена всех вложенных папок и имена всех файлов с расширением .doc. Можно открывать файлы документов, сохраненные в других форматах, выбирая нужные форматы по раскрывающемуся списку Тип файла. В поле Имя файла можно указать спецификацию или приблизительное имя файла с использованием символов шаблона * и ?. В случае, если имя файла неизвестно, его можно попытаться найти по дате создания или последнего изменения или некоторым другим признакам. Для этого в диалоговом окне открытия документа следует открыть раскрывающийся список Сервис и выбрать там опцию Найти.

Шаблон — это специальный файл, содержащий параметры форматирования документа и все средства, необходимые для выполнения соответствующего автоформатирования. Шаблон содержит различные элементы определения форматов основных элементов документа, которые доступны во всех документах, созданных на основе данного шаблона. Сделанные изменения в шаблонах автоматически переносятся на созданные на их основе документы.

Word имеет большой перечень готовых шаблонов стандартных документов типа: служебные записки, отчеты, деловые письма, резюме и т. д.

Просмотреть содержимое и внешний вид документа на базе определенного шаблона можно, нажав кнопку Библиотека стилей в диалоговом окне команды Тема меню Формат.

Команда Стиль меню Формат выполняет подключение к активному документу или шаблону элементов других шаблонов. Нажав кнопку Организатор в диалоговом окне команды, можно копировать, удалять или переименовывать различные элементы формата.

В текстовом процессоре Word существуют следующие режимы просмотра документа:

• обычный режим;

• режим Web-документа;

• режим разметки страницы;

• режим структуры документа;

• схема документа;

• во весь экран;

• режим предварительного просмотра.

Установка режима производится соответствующей командой меню Вид (для режима предварительного просмотра — меню Файл). Кроме того, четыре первых режима можно вызывать, нажав соответствующую кнопку, находящуюся слева внизу экрана.

Обычный режим просмотра является основным для набора, редактирования и форматирования документов.

В режиме Web-документа можно просматривать и редактировать документ в том виде, в каком он отображается в обозревателе.

Режим схемы документа предназначен для просмотра документов и их схемы на экране дисплея. Для облегчения чтения текст в каждом абзаце представлен по возможности крупнее и размещен точно в окне текста. Слева от окна текста текущего фрагмента документа отображается схема документа, где'представлены заголовки подразделов разных документов. Щелкнув мышью по соответствующему заголовку, можно переместиться в нужный подраздел. Уровень иерархии выводимых разделов можно изменять.

В режиме разметки страницы документ соответствует печатному образу: многоколончатый текст, колонтитулы, сноски и встроенные объекты. Данный режим является единственно возможным при работе с кадрами. Кадр (Надпись в Word 2000) — это прямоугольная область документа, содержащая блок текста, таблицу, график или диаграмму, а также зарезервированная пустая область для последующей вставки в нее объектов любого вида. Применительно к кадру можно выполнять такие операции, как удаление, копирование, перемещение, изменение размеров кадра, а также использовать обрамле-ше и заполнение его содержимого.

Режим просмотра структуры документа позволяет проанализировать структуру сложного иерархического (окумента, изменить и организовать ее, позволяет автоматизированно создать оглавление документа и формировать заголовки документа. Документ имеет струкурные элементы различных иерархических уровней (от до 7). Для каждого структурного элемента формирует заголовок. Структурирование документа выполняется как для вновь создаваемых документов, так и для уже действующих.

Режим предварительного просмотра позволяет просмотреть печатные страницы документа в уменьшенном виде для проверки правильности разбиения текста на страницы. При вызове команды на экране появляется панель инструментов просмотра печати, с помощью которой можно указывать требуемый масштаб увеличения изображения, выводить на экран несколько печатных страниц и т. д. В режиме предварительного просмотра возможна также корректировка печатного текста.

В режиме просмотра во весь экран можно видеть текст документа без лишних экранных элементов. В данном режиме выбирать команды можно только с помощью «горячих» клавиш или из контекстного меню.

Перемещение по документу при просмотре и редактировании возможно:

• клавишными командами (Ctrl+Home, Ctrl+End);

• клавишами управления курсором;

• манипулятором «мышь» с использованием вертикальной и горизонтальной полос прокрутки.

Периодическое и окончательное сохранение документов Word имеет несколько основных режимов:

• сохранение файла с заданием его имени и места сохранения — команда Сохранить как меню Файл;

• сохранение файла с прежней спецификацией — команда Сохранить меню Файл;

• автосохранение.

В режимах Сохранить и Сохранить как документы Word сохраняются со стандартным расширением .doc. Дополнительные режимы и условия сохранения файлов задаются на вкладке Сохранение диалогового окна команды Параметры меню Сервис. Файл может сохраняться с паролями для чтения, записи или без них. Пароль может быть изменен путем повторного ввода или удален клавишей Del.

Word позволяет сохранять файлы в формате, отличном от стандартного. В диалоговом окне команды Сохранить как в списке Тип файла можно выбрать тип, для которого Word поддерживает стандартное конвертирование данных.

При сохранении документа полезно сформировать его краткое описание, указав название, тему, автора, учреждение и др. Это позволит в дальнейшем точно идентифицировать документ. Создание подобной сводки производится на вкладке Документ диалогового окна команды Свойства меню Файл.

20. WORD. РЕДАКТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ.ПОИСК ЗАМЕНА ТЕКСТА. СР-ВА ФОРМАТИРОВАНИЕ. СТИЛЬ.

Редактированием документа является всякое изменение текста комментариев, исходных данных и математических формул с целью придания документу более…

С понятием форматирования документа в Word связываются три основные операции:

• форматирование символов;

• форматирование абзацев;

• форматирование страниц.

Word может самостоятельно улучшать внешний вид документов. Для этого после ввода всего текста нужно воспользоваться командой Автоформат меню ФОРМАТ. Эта команда накладывает на абзацы документа набор атрибутов формата, что улучшает его внешний вид и придает единый стиль. Кроме того, команда Автоформат может автоматически произвести некоторые замены текста в документе, например, заменить прямые кавычки парными. После применения команды Автоформат можно быстро подправить общий вид документа с помощью библиотеки стилей Word.

Команда Автоформат формирует документ, анализируя каждый абзац и назначая ему подходящий стиль, который представляет собой набор атрибутов формата с уникальным именем..

Перед первым использованием команды Автоформат необходимо указать, как она должна работать. Для этого следует выполнить команду Параметры в команде Автоформат меню ФОРМАТ) или команду Автозамена меню СЕРВИС) и на вкладке Автоформат установить нужные флажки.

Для того, чтобы автоматически отформатировать только некоторую часть документа, следует выделить эту часть перед выполнением команды Автоформат.

Для быстрого вызова автоматического форматирования можно воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+K или нажать кнопку Автоформат на стандартной панели инструментов. Если результат форматирования не устраивает пользователя, можно воспользоваться командой «Отменить».

При выполнении команды «Автоформат» можно просмотреть и, возможно, внести поправки в каждое изменение в форматировании перед тем, как согласиться с ним. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

• выполнить команду Автоформат;

• в окне диалога Автоформат установить режим С просмотром каждого изменения, нажать кнопку ОК;

• после завершения форматирования нажать кнопку Просмотр изменений, чтобы увидеть каждое изменение.

• В этом окне можно также нажать кнопку Принять, чтобы сразу сохранить все изменения или Отменить все, чтобы отказаться от всех изменений. Можно также нажать кнопку Библиотека стилей для изменения общей схемы форматирования;

• в окне Просмотр изменений автоформата можно просмотреть все изменения с помощью кнопок Найти следующее и Найти предыдущее. От текущего изменения можно отказаться кнопкой Отменить. Чтобы отвергнуть результат самой отмены, используется кнопка Вернуть. Внесенные изменения Word отмечает с помощью маркеров исправлений. Эти маркеры можно скрыть, нажав кнопку Скрыть метки. Пока окно диалога Просмотр изменений автоформата остается на экране, можно вручную прокручивать документ и как угодно изменять текст или атрибуты формата;

• после завершения просмотра изменений закрыть окно диалога Просмотр изменений автоформата, нажав кнопку Отмена. Произойдет возвращение в окно диалога Автоформат.

Диалоговое окно команды Абзац содержит две вкладки и позволяет задать следующие параметры:

• отступ - горизонтальное расположение текста относительно полей документа;

• интервал перед – дополнительный вертикальный интервал, вставляемый перед абзацем;

• интервал после - дополнительный вертикальный интервал, вставляемый после абзаца;

• межстрочный интервал – вертикальное расстояние между строками текста в абзаце;

• выравнивание – выравнивание текста абзаца.

• запрет висячих строк – предотвращает вывод одиночной последней строки абзаца в начале новой страницы или вывод одиночной первой строки абзаца в конце страницы;

• не разрывать абзац – все строки абзаца должны быть выведены на одной странице;

• не отрывать от следующего – не позволяет вставлять разрыв страницы между данным и следующим абзацем;

• с новой страницы – абзац выводится с новой страницы;

• запретить нумерацию строк – если строки документа нумеруются, абзац исключается из нумерации;

• запретить автоматический перенос слов – к абзацу не применяется автоматическая расстановка переносов.

Левым отступом абзаца называется расстояние, на которое левая граница текста абзаца отстоит от левого поля страницы (положительный отступ) или на которое она заходит в левое поле (отрицательный отступ). Аналогично правый отступ абзаца. Полями называются расстояния между областью, в которой может располагаться текст, и краями бумаги; размер полей устанавливается при настройке параметров страницы. Межстрочным интервалом называется суммарная высота каждой строки текста строки в абзаце.

Стиль — это описание оформления элементов документа, которое хранится под определенным именем.

С помощью стилей осуществляется автоматическое оформление текста, что значительно экономит время на оформление и обеспечивает уровень стандарта. Различают два вида стилей:

• стили абзаца хранят информацию, имеющую отношение к абзацам текста: межстрочные интервалы, положение первой строки, выравнивание и т. д.

• стили символа хранят наббры информации об отдельных символах: шрифты, начертания, цвета и т. д.

Применяются эти стили только для выделенного текста.

Просмотр, изменение и создание новых стилей, а также их применение к выделенному тексту осуществляется командой Стиль меню Формат. После выполнения этой команды на экран выводится диалоговое окно Стиль.

Все стили обычно делятся на три категории:

• все, имеющиеся в шаблоне документа;

• используемые в документе;

• специальные стили, созданные пользователем. Выбрать категорию стиля можно в раскрывающемся списке Список диалогового окна Стиль. Стиль определенного типа выбирается в списке Стили, при этом в демонстрационном поле диалогового окна показывается пример оформления абзаца и символов, а ниже приводится словесное описание стиля.

Кнопка Применить осуществляет приписывание стилевых установок к активному документу.

Кнопка Создать обеспечивает создание нового стиля абзаца или символа. Для нового стиля задается формат всех его элементов (кнопка Формат).

Стиль может входить в шаблон документа и таким образом становиться доступным всем документам, созданным на базе этого шаблона. В существующий стиль с помощью кнопки Изменить можно внести необходимые изменения. Кнопка валить удаляет выбранный стиль.

Кнопка Организатор вызывает окно для копирования стилей (из документа в шаблон, из одного шаблона в другой), а также для удаления стилей в шаблонах и документах.

Нажатие кнопки Библиотека стилей в команде Тема меню Формат выводит на экран одноименное диалоговое окно. Это окно позволяет изменить форматирование активного документа, копируя стили из выбранного шаблона, и посмотреть, как будет выглядеть документ, если его отформатировать стилями указанного шаблона. Если дважды щелкнуть по имени шаблона, то стили скопируются в шаблон, подключенный к активному документу.

21. WORD. СР-ВА АВТОМАТИЗАЦИИ (АВТОЗАМЕНЫ, АВТОТЕКСТ) ПРАВОПИСАНИЕ.

При создании новых документов могут также использоваться специальные шаблоны - мастера, обеспечивающие настройку создаваемых документов в процессе диалога с пользователем.

В текстовом процессоре Word существует три способа быстрой вставки часто используемой текстовой или графической информации в документ, основанные на использовании Автотекста, Автозамены и Копилки.

С помощью команды Автозамена меню СЕРВИС ранее созданные элементы (фрагменты текста, рисунки, таблицы и т.д.) могут быть многократно автоматически вставлены в документ. По этой команде также может производиться расшифровка аббревиатур и автоматическое исправление наиболее типичных опечаток. В диалоговом окне команды можно:

• создать, применить, удалить элемент автозамены;

• использовать автозамену в процессе набора текста;

• выполнить общую настройку преобразования текста, используя соответствующие флажки в верхней части диалогового окна.

С помощью команды Автотекст меню ВСТАВКА (или вкладка Автотекст в диалоговом окне команды Автозамена меню СЕРВИС) ранее созданные элементы (фрагменты текста, рисунки, таблицы и т.д.) могут быть многократно вставлены в документ по команде пользователя. С помощью диалогового окна команды можно создавать и удалять элементы автотекста.

Копилка - это инструмент для накопления и объединения различных блоков информации из разных частей документов и вставки их в документ, как единого целого. Копилка создается на основе автотекста. Выделенный фрагмент документа переносится в копилку при нажатии комбинации клавиш Ctrl+F3. Подобное действие может быть выполнено для одного или нескольких документов, открытых в разных окнах. Просмотреть содержимое копилки можно с помощью команды Автотекст меню ВСТАВКА, выдели в списке имен Копилка. Для вставки содержимого копилки в текст вводится слово копилка и нажимается комбинация клавиш Ctrl+Shift+F3, для переноса содержимого копилки или клавиша F3 для копирования содержимого.

Текст документа Word может быть проверен на правильность правописания на нескольких десятках языков. Перечень языков устанавливается командой Язык меню СЕРВИС.

Имеется возможность проверять тексты на наличие в них орфографических и грамматических ошибок. Проверку правописания можно производить непосредственно при вводе текста или в ранее введенных текстах. Для автоматической проверки правописания при вводе текста следует настроить вкладку Правописание диалогового окна команды Параметры меню СЕРВИС. Проверка правописания в выделенном фрагменте ранее введенного текста выполняется командой Правописание меню СЕРВИС или при нажатии на соответствующую кнопку на панели инструментов.

При проверке правописания Word подчеркивает красной волнистой линией возможную орфографическую ошибку, зеленой волнистой линией - возможную грамматическую ошибку.

Основная работа ведется в диалоговом окне команды Правописание с помощью кнопок. Пользователь может пропустить слово, заменить его одним из слов, содержащихся в поле Варианты, добавить это слово в пользовательский словарь, добавить его в список автозамены для автоматического исправления ошибок и т.д.

Настройка параметров проверки правописания (установка нужных флажков в диалоговом окне, вызываемом нажатием кнопки Параметры в окне Правописание, и нажатием кнопки Настройка позволяет добиться оптимального соотношения между строгостью и скоростью проверки.

22. WORD.КОЛОНТИТУЛЫ ОГЛАВЛЕНИЕ СНОСКИ ССЫЛКИ

Страницы документов Word могут содержать верхние и нижние колонтитулы - области, располагающиеся в верхней и нижней части каждой страницы и содержащие определенный текст. Простейший колонтитул состоит из номера страницы. Однако в него также может быть включена любая информация, отражающаяся в верхней или нижней части страницы. Создание колонтитулов выполняется с помощью команды Колонтитулы меню ВИД. При выполнении этой команды на экран выводится панель инструментов Колонтитулы, кнопки которой позволяют создать и отредактировать колонтитулы.

Области верхнего и нижнего колонтитулом обычно располагаются от левого до правого поля страницы по горизонтали, а по вертикали их положение определяется размерами верхнего и нижнего поля и расстоянием от края страницы до колонтитула, заданными в окне диалога Параметры страницы. Если вставленные в колонтитул данные требуют больше места, то Word увеличивает размер соответствующего поля страницы, чтобы расширить область колонтитула. При этом элементы колонтитула не накладываются на основной текст. Однако часть колонтитула можно расположить и за пределами области колонтитулов. Для этого применяются следующие приемы:

• чтобы изменить положение верхней или нижней границы колонтитула, следует перетащить маркер на вертикальной линейке. Кроме того, можно отрегулировать положение области колонтитула на вкладке Поля окна диалога Параметры страницы;

• чтобы сдвинуть текст колонтитула влево или вправо от полей, следует задать для одного или нескольких абзацев колонтитулов отрицательное значение левого или правого отступа. Для этого используется горизонтальная линейка или окно диалога Абзац;

• текст колонтитула можно частично или полностью вставить в надпись Word и перетащить его в любое место страницы. Несмотря на это, полученный кадр продолжает оставаться частью колонтитула, поэтому изменить его можно только выполнением команды Колонтитулы меню ВИД.

Обычно на каждой странице документа выводится один и тот же колонтитул. Тем не менее, существует несколько способов добиться отображения в документе различных колонтитулов. Прежде всего, можно создать отличающийся колонтитул для первой страницы документа или раздела. Можно задавать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц документа. Указанные действия задаются установкой соответствующих флажков на вкладке Макет диалогового окна Параметры страницы меню ФАЙЛ. Следует заметить, что отличающийся колонтитул первой страницы устанавливается для отдельного раздела документа, но различия между колонтитулами четных и нечетных страниц устанавливаются для всего документа. Наконец, если документ разбит на разделы, их колонтитулы могут иметь разное содержание. Изначально колонтитулы каждого следующего раздела соединяются с колонтитулами предыдущего раздела, т.е. выглядят точно так же.

К документу Word можно добавить оглавление, в котором будут перечислены все заголовки и номера страниц, на которых они находится. Для создания оглавления следует выполнить следующие действия:

• убедиться в том, что каждому заголовку, включаемому в оглавление, назначен стиль. Проще всего воспользоваться встроенными стилями Заголовок 1 – Заголовок 9;

• установить курсор в том месте документа, где будет вставлено оглавление.

• выполнить команду Оглавление и указатели меню ВСТАВКА;

• выбрать вкладку Оглавление;

• если требуется вместо встроенных стилей заголовков воспользоваться другими, нажать кнопку Параметры, чтобы открыть окно диалога Параметры оглавления. В этом окне можно выбрать стили, включаемые в оглавление, и связать с ними определенные уровни в оглавлении.

• для изменения внешнего вида оглавления подбирать значения параметров до тех пор, пока примерный вид оглавления в поле Образец не будет соответствовать желаемому. Можно задать формат оглавления, способ выравнивания номеров страниц, число уровней и символ-заполнитель. Также можно разрешить или запретить показ номеров страниц.

Гиперссылка — это поле, содержащее адрес источника (рисунка, фрагмента документа и др.). Свойства гиперссылки можно присвоить любому фрагменту документа. Гиперссылка обеспечивает самый удобный переход к источнику — двойным щелчком левой кнопки мыши на гиперссылке. Местоположение источника может быть произвольным: внутри текстового документа, в другом файле, включая сеть Интернет.

С помощью гиперссылок удобно организовывать ссылки на пояснения, примечания, всевозможные разъясняющие документы.

Для создания внутренней гиперссылки следует выделить соответствующий фрагмент документа и выполнить команду Гиперссылка меню Вставка, выбрав режим Связатъ с местом в этом документе. Для создания подсказки, которая будет выводиться при установке курсора, на гиперссылке следует нажать кнопку Подсказка и ввести произвольный текст.

Для создания гиперссылки на другой файл следует указать его имя и путь к нему.

При выделенной гиперссылке с помощью команд контекстного меню можно:

• изменить гиперссылку, сослаться на другой источник;

• скопировать гиперссылку в буфер обмена для последующей многократной вставки;

• поместить гиперссылку в папку Избранное для сокращения времени доступа к источнику;

• удалить гиперссылку, при этом оставив на месте текст или рисунок, которым была приписана гиперссылка.

Примечания используются для внесения комментариев и подготовки рецензионной информации без изменения основного текста документа. Просмотр примечаний на экране происходит в специальной области, а при распечатке вводится отдельно от документа. Для создания примечаний используется команда Примечание меню Вставка.

При желании можно оставить область примечаний открытой и продолжить редактирование документа. Перемещение курсора в главную область документа производится щелчком в ней или нажатием клавиши F6. Область примечаний в документе можно убрать, нажав клавишу Закрыть, следует выполнить команду Печать меню Файл и выбрать из списка Напечатать значение Примечания. Чтобы включать примечания при каждой распечатке документа, надо выполнить команду Параметры меню Сервис, выбрать вкладку Печать и установить флажок Примечания. Текст примечаний печатается после основного текста документа с новой страницы.

В документ можно поместить обычные и концевые сноски. Текст обычной сноски помещается в конце страницы, а текст концевой сноски — в конце документа или раздела. Создание сноски осуществляется командой Сноска меню Вставка.

Для быстрого создания сноски с использованием автоматической нумерации и других значений параметров, принятых по умолчанию, установить курсор в том месте, где вставляется знак сноски, и нажать Alt+Ctrl+F для обычной сноски и Alt+Ctrl+E — для концевой.

Чтобы просмотреть и отредактировать текст сноски, следует выполнить команду Сноска меню Вид или сделать двойной щелчок мышью на ее знаке.

Чтобы переместить или скопировать сноску, нужно переместить или скопировать ее знак любым из приемов редактирования. При копировании знака сноски также копируется и ее текст. Если включена опция Авто, при необходимости автоматически перенумеровываются знаки сносок.

Чтобы удалить сноску, достаточно выделить ее знак и нажать клавишу Del.