25.Сортировка и фильтрация в ms Excel.

Сортировка - это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Проще всего произвести такую сортировку, выбрав одну из ячеек и щелкнув на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.

Параметры сортировки задают командой Данные > Сортировка. При этом открывается диалоговое окно Сортировка диапазона. В нем можно выбрать от одного до трех полей сортировки, а также задать порядок сортировки по каждому полю.

Другой способ поиска информации в базе данных — использование средства Автофильтр. Это средство отображает подмножество данных, не перемещая и не сортируя данные.

При фильтрации базы отображаются только записи, обладающие нужными свойствами. Простейшее средство фильтрации – автофильтр. Он запускается командой Данные > Фильтр > Автофильтр.

По команде Автофильтр в ячейках, содержащих заголовки полей появляются раскрывающие кнопки. Щелчок на такой кнопке открывает доступ к списку вариантов фильтрации. Варианты фильтрации записываются обычно с помощью простых или составных условий. Составные условия формируются с помощью логических выражений и логических операции И или ИЛИ. Записи, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются.

Фильтры позволяют отобразить пять типов критериев

• Отобразить все. Отображаются все записи в поле

• Расширенный фильтр. Открывается диалоговое окно Расширенный фильтр, позволяющее создать критерии с использованием И либо ИЛИ.

• Точные значения. Отображаются только те записи, которые содержат точные значения в заданных полях.

• Пустые. Отображаются все записи с пустыми полями.

• Непустые. Отображаются все записи с непустыми полями.

При использовании Расширенного фильтра необходимо сначала определить (создать) три области

· интервал списка - область базы данных, которая подлежит фильтрации;

· интервал критериев - область, где задаются критерии фильтрации;

· интервал извлечения - область, в которой будут появляться результаты фильтрации.

Имена полей во всех интервалах должны точно совпадать.

Для выполнения действий по фильтрации необходимо воспользоваться командами меню Данные, Фильтр, Расширенный фильтр. В диалоговом окне надо указать координаты интервалов.

Если необходимо получить результаты фильтрации в интервале извлечения, нужно выбрать Копировать на другое место и указать интервал извлечения.

26. Подведение итогов в ms Excel

При помощи Excel можно подсчитать промежуточные итоги или итоги для какой-либо части данных листа электронной таблицы. Например, в электронной таблице, содержащей сведения о продажах для трех различных категорий продуктов, можно сначала отсортировать продукты по категории, а затем выделить все ячейки, содержащие данные, и открыть диалоговое окно Промежуточные итоги (меню Данные, команда Итоги).

В диалоговом окне Промежуточные итоги можно выбрать столбец, на основе которого рассчитывать промежуточные итоги (например, каждое изменение значения в столбце "Неделя"), статистический расчет, который необходимо выполнить, и столбец или столбцы со значениями, которые нужно обработать статистически. Например, можно подсчитать промежуточные итоги для числа единиц товара, проданных в каждой категории (см. предыдущую иллюстрацию). Подсчитанные промежуточные итоги отображаются в электронной таблице.

Вы можете подвести промежуточные итоги в базе данных Microsoft Excel, предварительно отсортировав список по столбцу, для которого необходимо подвести промежуточный итог. Для подведения итогов необходимо выбрать команду Subtotals (Итоги) из меню Data (Данные).

В диалоговом окне Subtotals (Промежуточные итоги) нужно указать следующее:

• Столбец, содержащий группы, по которым необходимо подвести итоги, из списка At each change in (При каждом изменении в). Это должен быть столбец, по которому проводилась сортировка списка.

• Функцию, необходимую для подведения итогов, из списка Use function (Операция).

• Столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги, в спискеAdd subtotal to (Добавить итоги по).

Вы можете также

• Replace current subtotals (Заменить текущие итоги), если они уже подводились раньше.

• Добавить Page break between groups (Конец страницы между группами).

• Подвести окончательные Summary below data (Итоги под данными).

• Remove All (Убрать все) промежуточные итоги.