16. Печать документа в Microsoft Word. Установка колонтитулов.

Как правило, после завершения работы документ отправляется на печать. MS Word предоставляет возможность печатать текущий документ, а также не открывая документ и даже не открывая сам редактор.

Печать текущего документа

1. Открыть требуемый документ.

2. Выполнить команду Файл –> Печать или нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F12. На экране появится окно диалога Печать (рис. 4.49).

3. Нажать кнопку ОК.

В этом случае распечатываются все страницы от начала до конца документа в одном экземпляре с параметрами печати, принятыми по умолчанию или установленными в окне диалога Печать для предыдущего сеанса печати. В качестве альтернативного способа печати открытого документа можно нажать кнопку Печать стандартной панели инструментов.

Окно диалога Печать предоставляет пользователю возможность осуществлять различные варианты печати документа:

• Печать нескольких копий – в поле Число копий раздела Копии указать требуемое число копий документа. По умолчанию в разделе Копии установлен флажок Разобрать по копиям, в результате чего вначале будут напечатаны все страницы первого экземпляра, затем второго и т. д.

• Печать части документа – печать части документа можно осуществить двумя путями: указать в окне диалога Печать номера отдельных страниц (или диапазон страниц) или выделить требуемые страницы перед открытием окна диалога Печать. Кроме того, может быть напечатана только текущая страница документа.

• Печать четных (или нечетных) страниц – для этого в раскрывающемся списке Вывести на печать выбрать Нечетные страницы (Четные страницы).

• Печать дополнительной информации о документе – по умолчанию при выводе на печать MS Word печатает сам документ. Раскрывающийся список Напечатать в окне диалога Печать позволяет вместо документа напечатать информацию о документе.

Дополнительные опции печати

MS Word при печати документов предоставляет еще некоторые средства. Это относится к опциям окна диалога Параметры в окне диалога Печать.

• Черновая печать – в режиме черновой печати вывод документа осуществляется с максимальной для данного принтера скоростью. При этом качество документа существенно зависит от принтера, на который выводится документ. Документ будет распечатан равноширинным шрифтом с игнорированием всех элементов форматирования символов. Графика также не выводится на принтер.

• Печать страниц в обратном порядке – некоторые принтеры упорядочивают страницы документа так, что наверху оказывается последняя страница. В таких случаях целесообразно изменить порядок печати на обратный. Для этого в разделе Режим вкладки Параметры установить флажок В обратном порядке.

• Обновление полей – если документ содержит коды полей, которые не обновляются автоматически, необходимо установить в разделе Режим флажок Обновлять поля. При отсутствии полей в документе устанавливать этот флажок не имеет смысла.

• Обновление связей – перед печатью может потребоваться обновить связи с объектами OLE. Для этого в разделе Режим устанавливается флажок Обновлять связи. При отсутствии в документе объектов OLE устанавливать этот флажок не имеет смысла.

• Фоновая печать – во время печати документа в фоновом режиме можно продолжать работу в MS Word. Для включения фонового режима печати устанавливается флажок Фоновая печать.

• Печать только данных для форм –эта опция имеет смысл, когда сами формы уже напечатаны заранее, и нужно только впечатать данные. Для этого устанавливается Печатать только данные для форм.

Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем, нижнем и боковом полях каждой из страниц документа. Колонтитулы содержат текст и изображения, которые можно изменять. Например, в колонтитулы можно включать номера страниц, время, дату, эмблему компании, название документа, имя файла, а также фамилию автора.