Вопрос 11 Назначение электронного документооборота

Электронный документооборот - высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления.

Залогом успешной работы всегда является эффективная деятельность служащих. Но для качественного обслуживания потребностей граждан вчерашние методы обработки информации уже не являются наилучшими. Сегодня необходимо иметь доступ к информационным ресурсам и сократить временные затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан.

Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальных сведений существеннейшим образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми.

Совместное использование систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанные на соответствующих технологиях извлечения информации из данных.

Все это возможно только в системе управления, построенной на основе полностью электронного документооборота.

Информационные безбумажные технологии облегчают процесс управления знаниями. Они образуют основу решений, которые обеспечивают автоматизированный и централизованный обмен знаниями и извлекают лишь необходимую информацию из всех доступных источников.

Системы электронного делопроизводства и документооборота могут способствовать созданию новой организационной культуры, сделав работу служащих более легкой, интересной и значимой. Информационные технологии позволяют служащим трудиться не только над выполнением внутриведомственных задач, но и совместными усилиями решать более широкий спектр проблем. Информационные технологии могут также выступать в качестве катализатора, благодаря которому органы власти перейдут на новый уровень взаимоотношений с населением, когда государственные служащие будут напрямую отвечать на запросы граждан и относиться к ним как к клиентам, а не как к докучливым посетителям.

Вопрос 12. Харак. Черты соврем.Систем электронного документооборота.

Развитие компьютерных технологий позволило во многих областях заменить бумажный документооборот безбумажным (электронным). Уже много лет такие системы используются для продажи и бронирования авиационных билетов.транснациональная текстильная компания "Benetton" использует систему ЭДО для передачи необходимой информации между своими подразделениями, занимающимися продажей и производством продукции. Очень широк спектр применения систем безбумажного документооборота в коммерческой деятельности в индустриально развитых странах. В последние годы системы ЭДО стали активно внедряться и в нашей стране. Ряд крупных банков и банковских объединений создают и используют в работе с клиентами и в межбанковском обмене указанные системы. Масштабы использования систем ЭДО в коммерческой деятельности будут увеличиваться благодаря множеству несомненных преимуществ этих систем перед традиционным документооборотом на бумажных носителях:

1) существенно возрастает скорость передачи и обработки информации. Системы ЭДО позволяют передавать структурированную определенным образом информацию, что в свою очередь позволяет автоматизировать обработку принимаемых сообщений.

2) значительно сокращается пространство, необходимое для хранения документации. Одновременно существенно упрощаются такие операции, как поиск необходимой информации, копирование документов.

3) использование систем ЭДО позволяет получить ощутимый экономический эффект (сокращаются издержки).

Можно назвать и основные, на наш взгляд, юридические проблемы, которые могут возникнуть в процессе функционирования систем ЭДО. К ним относятся:

1. проверка подлинности электронного документа;

2. возможность использования электронных документов (ЭД) в качестве доказательств в арбитражных судах;

3. распределение риска убытков, которые могут возникнуть в процессе функционирования систем ЭДО;

4. взаимоотношения юридических лиц, использующих ЭДО, с аудиторскими фирмами, налоговыми и другими государственными органами, куда необходимо представлять отчетность о своей деятельности;

5. международноправовые проблемы, которые могут возникнуть, когда, например, два участника ЭДО и провайдер находятся в разных странах;

6. стандартизация;

7. защита информации в системах ЭДО.