Лабораторная работа № 4

Тема: создание и форматирование таблиц, шаблонов.

Цель: научиться работать с таблицами, создавать и использовать шаблоны при создании документов.

Краткие теоретические сведения

Таблица позволяет упорядочить данные в виде строк и столбцов ячеек, которые можно заполнять текстом и рисунками. Единственное исключение — в таблице не может заключаться другая таблица.

1. Создание таблицы:

1.1. Установите курсор в то место документа, куда вы хотите вставить таблицу.

1.2. Выберите команду Таблица/Добавить таблицу или используйте кнопку на панели инструментов “Стандартная” – Добавить таблицу.

1.3. Для создания и изменения сложных таблиц удобнее использовать кнопки на панели инструментов Таблицы и границы. Для вывода этой панели инструментов нажмите кнопку Таблицы и границы на стандартной панели инструментов.

• Инструмент Нарисовать таблицу используется для рисования строк и столбцов (сначала нарисуйте внешнюю границу таблицы, а затем — строки и столбцы внутри нее).

• Инструмент Ластик удаляет линии между ячейками.

• Для форматирования таблицы используйте команды Объединить ячейки, Разбить ячейки, автоформат, выравнивание, направление текста.

2. Для перемещения между ячейками таблицы используется клавиша TAB или клавиши со стрелками , , , .

3. Выделение строки, столбца, таблицы: команда Таблица/выделить столбец (строку, таблицу).

4. Добавление новых столбцов (строк, ячеек): выделите столбец (строку, ячейку) перед которой хотите вставить новый столбец (строку, ячейку); выберите команду Таблица/ Добавить столбец (строку, ячейку) или с помощью мыши.

5. Удаление столбцов (строк, ячеек): выделить столбец (строку, ячейку) и выбрать команду Таблица/Удалить столбец (строку, ячейку).

6. Изменить высоту строк и ширину столбцов можно или с помощью линейки табуляции, или через команду Таблица/Высота и ширина ячейки.

7. Табличные вычисления производятся следующим образом:

- мысленно пронумеруйте слева направо все столбцы вашей таблицы английскими буквами (A,B,C,D,E,F,G,H,I,J,K,L,M,), а строки сверху вниз цифрами (1,2,3…):

	A	B	C
1	A1	B1	C1
2	A2	B2	C2
3	A3	B3	C3

- установите курсор в пустую ячейку, куда будет помещена формула;

- выберите команду Таблица/Формула;

- формула может выглядеть следующим образом: {=A1+B1+A2} или {=SUM(а1,b1,a2)}, (суммируются ячейки A1, B1, A2), или {=SUM(left)} (суммируются все ячейки, находящиеся слева от курсора);

- выберите формат числа, задайте необходимую функцию и щелкните по кнопке ОК.

- Просмотреть формулу в ячейке можно через команду контекстного меню Коды/значения полей

- Если данные в ячейках были изменены, результат вычислений формулы необходимо обновить: вызовите контекстное меню для формулы и дайте команду Обновить поле.

8. Преобразование текста в таблицу и наоборот:

- выделите текст (таблицу);

- выберите команду Таблица/Преобразовать в текст (Таблица/Преобразовать в таблицу);

- установите необходимые опции преобразования и щелкните по кнопке ОК.

9. Автоформат – множество заготовленных форматов таблиц, с помощью которых вы легко измените внешний вид своей таблицы. Чтобы применить один из видов автоформатирования таблиц Word к своей таблице, выберите команду Таблица/Автоформат, выберите нужное форматирование, а затем щелкните на кнопке ОК.

10. Команда Таблица/Заголовки позволяет автоматически перенести шапку таблицы на другую страницу, если таблица не поместилась на одном листе.

Использование шаблонов позволяет экономить время при создании стандартных документов. На доступность и расположение шаблонов, которые отображаются при выборе команды меню Файл/Создать, влияют два фактора: расположение шаблона (папка, в которой содержится шаблон) и параметры, в которых указывается расположение Шаблонов пользователя и Общих шаблонов.

Стандартные шаблоны MSWord обычно хранятся в папке Office/Шаблоны. Для просмотра и изменения параметров расположения шаблонов выберите команду меню Сервис/Параметры/вкладка Расположение.

1. Создание шаблона:

1.1. Выполните команду Файл/Создать;

1.2. Установите опцию тип документа – шаблон;

1.3. Выберите шаблон Новый документ и щелкните по кнопке ОК;

1.4. Создайте бланк необходимого вам документа и сохраните его с расширением *.dot.

2. Создание документа на основе существующего шаблона.

2.1. Выполните команду Файл/Создать.

2.2. Выберите нужный шаблон.

2.3. Установите опцию тип документа – документ.

Задание

1. Создайте на диске Х:\ папку FORM.

2. В MSWord откройте диалоговое окно Сервис/Параметры вкладку Расположение. Выберите из списка Шаблоны пользователя и нажмите кнопку Изменить. Измените путь на X:\FORM.

3. Создайте шаблон для накладной (см. рис.4.1). Сохраните файл как Account.dot.

4. Создайте новый документ, воспользовавшись новым шаблоном.

5. В новом документе оформите прайс–лист для компьютерного магазина (в верхнем правом углу наберите реквизиты организации, ниже по середине “ПРАЙС-ЛИСТ”).

6. Введите данные в таблицу, произведите расчет итоговых сумм, преобразуйте ее в текст и обратно в таблицу.

7. Закрепите заголовок таблицы (Таблица/Заголовки).

8. Введите данные на 1,5 страницы и отсортируйте данные сначала по цене, а затем по названию.

Организация Типовая форма №19

П

Шифр
грузополучателя	поставщика	склада	операции

редприятие

Н

АКЛАДНАЯ №

"___" ____________20__ г.

Отправитель________________________________________________________________

Получатель_________________________________________

Порядковый номер	Наименование товарно-материальных ценностей	Единица измерения	Количество	Цена	Сумма
					{цена*количество}
					{цена*количество}
					{цена*количество}
					{цена*количество}
				Итого:	{итоговая сумма}
			в том числе НДС 20%		{итоговая сумма с учетом НДС}

Рис.4.1 Шаблон накладной

Контрольные вопросы

1. Способы создания и форматирования таблицы.

2. Добавление, удаление, объединение, разбитие строк, столбцов, ячеек.

3. Изменение размеров строк, столбцов, ячеек.

4. Как производятся вычисления в таблице?

5. Когда используется разделитель?

6. Назначение автоформата.

7. Функция команды "Заголовки".

8. Назначение, создание, редактирование шаблона.

9. Создание документа на основе шаблона.

10. Как изменить расположение шаблонов пользователя?