3. Предложения

№ п/п

Содержательная характеристика объекта

Методы сбора информации

Источники получения информации

1.

Анализ документопотоков в Комитете:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы.

1. Анализ журналов регистрации документов.

2.

Определение состояния технологических процессов работы с документами, осуществляющихся в Комитете

1. Метод наблюдения;

2. Анализ Инструкции по делопроизводству Комитета;

3. Беседа с руководителем Комитета.

3.

Оценка состояния технологических процессов работы с документами, осуществляющихся в Комитете:

3.1.

Прием и обработка, входящих и внутренних документов:

- ответственное лицо (исполнитель);

- виды документов, поступающих в организацию;

- проверка правильности адресации и доставки;

- проверка целостности упаковки (конверта);

- вскрытие конверта (кроме конвертов с пометкой «лично»);

- прием и передача документов по факсимильной связи, эл. почте;

- наличие перечня нерегистрируемых документов.

1. Метод наблюдения;

2. Анализ Инструкции по делопроизводству Комитета;

3. Беседа с руководителем Комитета.

Результаты наблюдения и беседы с руководителем Комитета. Анализ нормативно-правовых документов: постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организация, с указанием сроков хранения».

3.2.

Регистрация и распределение входящих, исходящих и внутренних документов:

- ответственное лицо (исполнитель);

- сроки регистрации документов;

- сортировка документов;

- наличие форм регистрации документов;

- информация (реквизиты), фиксируемая при регистрации документа в книге регистрации (карточке).

1. Метод наблюдения;

2. Анализ Инструкции по делопроизводству Комитета;

3. Беседа с руководителем Комитета.

4. Анализ журналов регистрации документов.

Результаты наблюдения и беседы с руководителем Комитета. Анализ нормативно-правовых документов: Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

3.3.

Рассмотрение документов:

- сроки рассмотрения документов;

- определение исполнителя (простановка резолюции);

- подписание документа;

- проставление отметки о направлении документа в дело;

- передача документа на исполнение.

1. Метод наблюдения;

2. Анализ Инструкции по делопроизводству Комитета;

3. Беседа с руководителем Комитета.

Результаты наблюдения и беседы с руководителем Комитета. Анализ нормативно-правовых документов: Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

3.4.

Контроль исполнения документов:

- кто осуществляет контроль за исполнением документов;

- сроки исполнения документов;

- наличие перечня документов, требующие контроля исполнения;

- постановка документа на контроль;

- регулирование хода исполнения документа;

- снятие исполненного документа с контроля;

- направление исполненного документа в дело;

- учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документа;

- информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

1. Метод наблюдения;

2. Анализ Инструкции по делопроизводству Комитета;

3. Беседа с руководителем Комитета.

Результаты наблюдения и беседы с руководителем Комитета. Анализ нормативно-правовых документов: Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Информационно-справочная работа

3.5.

Отправка документов:

- виды отправляемых документов;

- способы отправки документов;

- централизованная или децентрализованная отправка документов;

- ответственное лицо (исполнитель).

1. Метод наблюдения;

2. Анализ Инструкции по делопроизводству Комитета;

3. Беседа с руководителем Комитета.

Результаты наблюдения и беседы с руководителем Комитета. Анализ нормативно-правовых документов: Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организация, с указанием сроков хранения».

3.6.

Оперативное хранение дел:

1. Наличие номенклатуры дел:

- кто разрабатывает номенклатуру дел;

- сроки разработки и согласования номенклатуры дел;

- качество составления и оформления номенклатуры дел;

2. Формирование и оформление дел:

• формирования дел:

- исполнители;

- раскладка и подшивка документов по папкам (делам) в определенной последовательности внутри дела;

- содержание и объем дела;

- группировка документов в деле;

• оформление дела:

- исполнители;

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- нумерация страниц в деле;

- составление заверительной надписи дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи дела;

- подшивку или переплет дела;

- внесение необходимых изменений в обложку дела.

3. Организация оперативного хранения дел:

- ответственное лицо за текущее хранение дел;

- условия размещения и хранения дел;

- порядок использования дел;

- соблюдение сроков хранения дел.

1. Метод наблюдения;

2. Анализ Инструкции по делопроизводству Комитета;

3. Беседа с руководителем Комитета.

4. Анализ номенклатуры дел;

5. Анализ положения об экспертной комиссии;

6. Анализ дела;

7. Анализ обложки дела.

Результаты наблюдения и беседы с руководителем Комитета. Анализ нормативно-правовых документов: решение Коллегии Росархива от 06.02.2002 «Основные правила работы архивов организаций», Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3.7.

Экспертиза ценности документов:

- наличие экспертной комиссии;

- приказ о создании ЭК;

- состав ЭК;

- цели и задачи ЭК;

- сроки проведения экспертизы ценности документов;

- качество проведения экспертизы ценности документов.

1. Анализ положения об экспертной комиссии;

Результаты наблюдения и беседы с руководителем Комитета. Анализ нормативно-правовых документов: решение Коллегии Росархива от 06.02.2002 «Основные правила работы архивов организаций», Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Приложение 2

Приложение 3