Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи

Средство факсимильной связи установлено в Нытвенском районном комитете по управлению имуществом для оперативной передачи и приема информации в виде копии согласно установленным требованиям.

Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют, но регистрируются в журнале регистрации.

Документы, подлежащие передаче по факсимильной связи, печатаются четким, контрастным шрифтом на качественной бумаге.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возложена на исполнителя, подготовившего документ к передаче и Председателя Комитета.

2. Порядок рассмотрения документов

Председатель Нытвенского районного комитета по управлению имуществом при рассмотрении документов определяет исполнителя и дает указания в резолюции по исполнению документов. Резолюция имеет одного или нескольких должностных лиц, ответственным исполнителем считается лицо, указанное в резолюции первым.

Председатель подписывает документ или при наличии замечаний возвращает проект документа исполнителю для доработки. В случае согласия с содержанием ответов оформляет отметку о направлении документа в дело.

Документы по возможности рассматриваются в день их поступления, а на следующий день подлежат передаче документов исполнителям, что соответствует нормам делопроизводства.

3. Контроль исполнения документов и поручений

Основная задача организации контроля за исполнением документов – это обеспечить своевременное, качественное и в полном объеме исполнение документов и поручений.

Организация контроля за исполнением служебных документов в Комитете подразумевает:

1. Постановка документов на контроль и ведение контроля

2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения в конкретный срок.

3. Документы без указания конкретной даты исполнения подлежат исполнению в месячный срок.

4. Постановка на контроль осуществляется на основе указаний, содержащихся в резолюциях председателя Нытвенского районного комитета по управлению имуществом.

В нормативных документах Комитета не отмечены лица, которые ведут контроль за исполнением документов. Что позволяет сделать вывод о том, что контроля за исполнением документов в Комитете нет. Это может привести к несвоевременному исполнению документов. Необходимо возложить функции по контролю исполнения документов на специалиста, ведущего регистрацию документов.

Работа исполнителей с документами:

1. Срочные документы рассматриваются в день их поступления, остальные - не позднее следующего дня.

2. Передача документа непосредственному исполнителю осуществляется в день рассмотрения документа председателем.

3. Исполнитель обеспечивает своевременное, полное и качественное исполнение документа.

4. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику все контролируемые документы.

Исполнение документов в Комитете в основном ведется согласно Инструкции по делопроизводству, документы исполняются в срок.