5. Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожение дела хранятся по месту их формирования. Председатель и лица, ответственные за работу с документами в Комитете, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Документы хранятся в шкафах и сейфе рабочих кабинетов Комитета. Дела не систематизированы: располагаются не в вертикальном положении в незапираемых шкафах, которые не обеспечивают их полную сохранность и не предохраняют документы от пыли и воздействия солнечного света. На полках шкафов дела располагаются не по годам, и не в порядке номеров по номенклатуре дел, что затрудняет поиск необходимых дел. Номенклатура дел или выписка из неё не присутствует на внутренней стороне дверок шкафа. Некоторые дела хранятся в столах у специалистов, что противоречит правилам делопроизводства.

Необходимо приобрести для оперативного хранения дел специальные шкафы или стеллажи, которые будут запираться. Дела необходимо систематизировать в соответствии с номерами по номенклатуре дел. Также нужно на внутренней стороне дверей шкафа для хранения дел прикрепить номенклатуру дел, в соответствии с которой будут систематизированы дела на полках.

Выдача (в некоторых случаях) дел сторонним организациям осуществляется на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя с оформлением актов. Выдача дел документов осуществляется с ведома и под контролем сотрудника, ответственного за работу с документами, с оформлением соответствующих отметок в учетных документах.

Постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК) аппарата администрации муниципального района создана на основании приказа Главы Администрации для организации проведения работы по экспертизе ценности документов (ЭЦД), отбору дел на хранение и уничтожение. ЦЕК осуществляет свою деятельность на основании Положения. ЦЭК является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения их главой администрации муниципального района.

ЦЭК назначается главой администрации муниципального района из наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников. Секретарем комиссии назначается специалист по делопроизводству или ответственное за архив лицо. Председателем ЦЭК является один из заместителей главы администрации муниципального района.

Документы, образующиеся в деятельности Комитета, являются муниципальной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в установленном Федеральным архивным агентством порядке подлежат передаче на муниципальное хранение в архивный отдел аппарата администрации района.

Основные задачи ЦЭК:

1. организация и проведение ЭЦД на стадии делопроизводства, определение сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел и формирования дел;

2. организация и проведение ЭЦД на стадии подготовки их к архивному хранению;

3. рассмотрение результатов отбора дел на хранение и уничтожение, утверждение (одобрение) проектов соответствующих документов, составляемых после завершения этой работы;

4. контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочением документов в структурных подразделениях администрации Нытвенского муниципального района.

Функции ЦЭК:

1. организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение, осуществление контроля за организацией документов и формированием дел в делопроизводстве;

2. рассмотрение и принятие решений об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке: проектов номенклатур дел, графиков по подготовке и передаче документов на муниципальное хранение, описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, актов о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

3. осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений и качеством подготовки документов к передаче в архив организации;

4. организация инструктажей, оказание консультативно-методической и практической помощи работникам организации и подведомственных ей учреждений по вопросам ЭЦД, подготовки номенклатуры дел, описей, актов и т.п.

ЦЭК осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с ЭПМК Комитета по делам архивов администрации Пермского края, архивного аппарата администрации Нытвенского муниципального района и получает от нее необходимые организационно-методические указания. ЦЭК работает по плану, утвержденному главой администрации муниципального района и отчитывается перед ним о своей работе. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЦЭК, рассматриваются на заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не менее двух раз в год. Решения ЦЭК принимаются большинством голосов, заседания протоколируются.