23Вопрос. Поиск документов в архивах. Принципы и возможности поиска.

Система поиска документов:

-картотеки (бумажные и Электронные)

Бумажные картотеки, минусы:

• поиск по картотеке длительный и осуществляется вручную;

• установленная и утверждённая форма карточек не позволяет грамотно вносить в неё другие получившие актуальность сведения;

• бумажные карточки стареют и изнашиваются;

• два пользователя не могут, не мешая друг другу, работать с одним и тем же архивным ящиком;

• по мере роста количества карточек, постепенно растёт и место, занимаемое стеллажами.

Электронные картотеки.

Процесс создания электронной картотеки заключает в себе сканирование и индексацию бумажных карточек каталога и загрузку полученных электронных данных в поисково-просмотровую систему, которая позволяет как легко и быстро искать карточки по заданным параметрам, так и вносить новые записи в них.

Плюсы:

3. Существенное повышение скорости поиска информации (возможность мгновенного поиска по контексту: пользователь, постепенно вводя в окне поиска шифр нужного инструмента, сразу же видит результаты своего поиска);

4. Электронная форма карточки легко может быть изменена по требованию пользователей. (для добавления в карточку новых полей программисту нужно внести лишь некоторые коррективы в программу и БД);

5. Неограниченное количество пользователей, одновременно пользующихся картотекой;

6. Электронные образы карточек никогда не изымаются, поэтому проблемы отсутствия информации в связи с невозвращением или потерей карточки не существует;

7. Значительное уменьшение затрат труда на обслуживание и пополнение картотеки;

8. Проблема нехватки свободного места не выглядит больше угрожающей, ведь электронная картотека растёт лишь в мегабайтах дискового пространства.

Организация доступа и контроль - это службы архива.

Система поиска операционной системы:

1. по типу файла

2. по имени

3. по дате

- в базе данных

• Пользовательские

• Сторонние

24Вопрос. Средства уничтожения документов. Особенности выбора метода и их характеристики.

Одним из этапов жизненного цикла большинства документов является их уничтожение. Причины бывают разные:

• законное уничтожение в организациях после истечения установленного срока хранения;

• уничтожение или порча по неосторожности, в результате аварий и стихийных бедствий, природных и техногенных катастроф;

• умышленное уничтожение или порча, для того, чтобы скрыть следы каких-то действий, или же для того, чтобы причинить вред владельцу документов.

Для бумажных завалов основными способами ликвидации в настоящее время являются:

- сжигание,

- шредирование,

- химическая обработка

1.Сжигание – этот способ на протяжении долгих лет был наиболее распространенным для ликвидации документов. Основное преимущество этого метода — простота  гарантированное изничтожение важной информации. При этом затраты минимальны и позволяют использовать подручные средства, без применения сложного и дорогого оборудования.

Но этот метод имеет и недостатки:

• для сжигания большого объема бумаги требуется время и аккуратность исполнителей, потому что при плотной упаковке бумага (дела, книги, пошивки) может не прогореть  полностью;

• сжигание документов должно происходить либо на специальных площадках, либо в котельной. Для предприятия, работающего в городских условиях, это не всегда возможно.

2.Шредирование  - пожалуй, самый распространенный в настоящее время метод изничтожения архивов. Для этих целей применяется шредер – устройство, которое разрезает листы бумаги на тонкие полоски. Шредер, в качестве средства уничтожения документов применяют, как правило, в офисах компаний.

Большие залежи бумаги ликвидируются постепенно, вывоза с территории организации не требуется. Именно такое уничтожение архива рекомендуется применять в оперативной работе предприятия.  После шредирования полученную массу (особенно, если ее накопилось много) можно сдать в макулатуру для получения дополнительной прибыли.

3.Химическая ликвидация - размягчение отходов и превращение их в бумажную массу. Это достаточно надежный, но  дорогой метод, и  сегодня его используют как дополнительную меру безопасности, после шредирования, для уничтожения особо секретных документов.

Недостатки метода:

• необходимо применение специального оборудования и/или химических реактивов, что часто требует  пользование услугами специализированных организаций (для гарантии полной безопасности и конфиденциальности не всегда приемлемо);

• процесс ликвидации достаточно долгий, и существуют определенные риски несанкционированного доступа к документации;

• из-за длительности процесса, присутствовать при ликвидации своих бумажных архивов  от  начала  до  окончания  процесса  ликвидации  не  всегда  возможно;

• это довольно дорогой способ ликвидации бумажных архивов, особенно при больших объемах.

-уничтожение носителя

-уничтожение самого документа

наносятся исправления