1. 2.8 Счета Покупателям

1. Назначение бланка: Счет Покупателя являет оформленным заказом покупателя и в зависимости от бизнес-процессов основой для дальнейших действий по заказу: начало производства, закупок, движения денежных средств. В зависимости от настроек может формировать плановые оплаты.

Порядок заполнения бланка:

• Выбирается контрагент.

• Выбираются правила для счета: скидки, оплаты.

• По условиям оплаты формируются плановые платежные документы, в которых в дальнейшем надо будет поставить дату, проводить, номер документа и, возможно, сумму. Если сумма не совпадает с плановой, во всех других плановых документах сумма будет пересчитана с учетом фактических оплат.

• На основе прайса (Информации о Товарах) заполняются позиции по документу.

• Вручную в допустимых пределах задаются сумму и скидки либо сразу можно поставить максимальную скидку.

• В экземплярах заполняются уникальные технические характеристики. Для нестандартных товаров может поменяться цена товара (увеличится).

• Ставится галочка «Утвердить» (Проводить). При установке флага резервируется товар на складе.

• Рассчитывается срок по соответствующей кнопке. срок готовности =дата отгрузки, готовность = дата готовности заказов по счету

• Формируются первичные документы (счет покупателя и коммерческое предложение)

• Формируется документ на доставку клиенту. Если предусмотрен самовывоз, нужно установить соответствующий флаг и только потом формировать документы на доставку клиенту. утверждает при передаче в логистику: проставить галку утвердить, проставить дату передачи в логистику скорректировать дату доставки клиенту. Логист принимает заявку к исполнению, ставит галку обработан.

• Ждем оплаты от клиента. С момента, оговоренного в правилах оплаты, счет становится активным к действиям. Появляются кнопки «В производство» и «Заявки На закупку». менеджер создает после пересчета сроков по счету(после получения оплаты).

• Недостающие товары на складе либо отправляются в «Заявки на Закупки» либо «В производство».

• В момент, когда позиция готова (соответствующий столбец — свободно на складе), создается документ на отгрузку клиенту.

• По счету клиента также можно сформировать возврат товара, претензии (расширенный возврат товара), возврат денег.

Проводки и Справочники:

По счету покупателя формируется справочник «Процесс» и параметр бухсчета «Счет Покупателя». По документу формируются проводки , если есть заказ (договор) покупателя «СчетПокупателям»/ «ЗаказыПокупателей», если нет то вместо Заказы покупателя «Сборщик». Также формируются проводки по резервированию путем перемещения под заказа на счете склада (41). Проводки также по «СчетПокупателям» формируются по заготовкам (полупродуктам).

1. 2 .9 Акт Покупателя

1. Назначение бланка: Реализация услуг или продукции производится посредством выставленных актов. Это может быть в зависимости от типа реализации как операционный документ (отгрузка ТМЦ), так и первичный документ (отгрузка услуг). По бухгалтерскому и операционному учету акт формирует отгрузку продукции покупателю, а также зачет авансов. В зависимости от типа документа, отгрузка может проводиться как актом в целом, так и по позициям (расширенный учет).

Порядок заполнения бланка:

Сначала заполняется «шапка» документа:

• Номер отгрузки - Порядковый номер документа, устанавливается по умолчанию.

• Дата создания – Сегодня. Дата создания необходима для операционного планирования с целью определения тех актов, которые выставлены, но не подписаны. По дате создания выставляется счет.

• Устанавливается наша организация из настроек.

• Устанавливаются счета по умолчанию из настроек.

• Выберите договор, при этом автоматически будут выставлены: Договор, Контрагент, Сумма, Подразделение, Менеджер, Проект, НДС, Статья дохода, Файл, Объект. Будет предложено выбрать этап, если несколько этапов. Расширенный учет договора (исполнители, ТМЦ, задачи) проставится в расширенный учет в соответствии с этапами, тип цены, флаг «планирование» в «этапы». Выбирается скидка из контрагента. Если нет счета, будет подключен счет из договора.

• Ввести дату реализации (подписания акта). По этой дате формируются проводки.

• Если необходимо, поменять сумму акта. При расширенном учете сумма формируется по данным позиций.

• Введите название работы и примечание.

• Ввести бухгалтерские счета для формирования проводок, если они отличаются от текущих установок.

• Ввести или заменить аналитику: контрагент, подразделение, менеджер, проект, налоговый учет, ТМЦ, статья дохода, валюта. Выбирается скидка из контрагента при выборе контрагента.

• Себестоимость формируется по данным позиций или при отсутствии таковых непосредственным вводом.

• При нажатии кнопки «Все» у объекта и региона, соответствующая аналитика попадет в позиции расширенного учета.

• «Статус» акта рассчитывается автоматически

• Введите «состояние» акта

Флаги и кнопки

• Первичка – открывается список первички по договору, предварительно нужно настроить «Настройка Первичных Документов»

• Создать Документ – создание документа на основе текущего, например, акта покупателя или договора поставщика

• Документы – список документов по договору

• Контроль – постановка договора на контроль и согласование

• Расчет сроков – автоматический расчет срока выполнения договора

Этапы

• Выберите номер этапа из списка.

• Флаг «отгружен» проставляются автоматически из актов.

• Установите дату начала и дату конца этапа. По умолчанию значения проставляются из шапки договора.

• Сумма этапа формируется автоматически по данным из позиции.

• Условия оплат регламентируют планирование платежей по этапу или по договору в целом.

• Название этапа может быть выбрано из картотеки «Группы работ», а может быть написано прямо в поле.

• Затраты по этапу формируются автоматически по данным из подтаблицы затрат.

• Оплаты рассчитываются автоматически.

Позиции

• Внешний вид позиций (отображение столбцов с аналитикой и величинами) настраивается в интерфейсе движения ТМЦ.

• Ввод позиций возможен как вручную, так и с помощью группового ввода:

1. Из Прайса (Информации о Товарах)

2. Из картотеки

3. Из отчета

• Выберите этап.

• Укажите номер позиции в этапе. Формируется автоматически как сплошная нумерация при вставке новой строки. При закрытии документ проходит проверку повторяемости номеров позиций.

• Значение «Статуса Экземпляра» отображает текущее положение данной позиции (в производстве, в пути, оплачен и т.д.). Рассчитывается автоматически.

• Если установлен в интерфейсе операционных документов флаг «сотрудники», можно выбрать сотрудника и определить степень его загрузки данным договором. Данные по загрузке попадут в отчет по использованию людских ресурсов. При сохранении договора, если поле не заполнено, будет проставлен менеджер из шапки договора.

• Если ведется учет в разрезе подразделений и установлен соответствующий флаг в интерфейсе операционных документов, выберите подразделение. При сохранении договора, если поле не заполнено, будет проставлен менеджер из шапки договора.

• Выберите ТМЦ .

• Введите количество.

• Цена будет взята по типу цен из прайса.

• Заполните скидку.

• Заполните пожелания клиента в карточке Экземпляра ТМЦ.

• Если ведется учет по объектам и установлен соответствующий флаг, выберите объект.

• Установите дату движения и дату готовности.

• Поле «ученая сумма» и прибыль, прибыль в рублях будет сформирована автоматически по данным из подтаблицы затрат.

• Если в настройках есть регион, укажите его.

• При нажатии кнопки «Р» текущее ТМЦ будет разукомплектовано и продано по частям.

• Себестоимость, отображаемая в расширенном учете, формируется посредством умножения количества на учетную цену, которая берется из карточки ТМЦ. Себестоимость определяется в настройках по выбору учетной цены, разрешением менять учетные цены. При установке произвольной учетной цены себестоимость определяется выбором из списка: «не списывать», «из бланка», «по средней», «по партиям».

• Прибыль считается как отношение суммы ТМЦ к себестоимости. Установка флага «Курс прибыли на дату оплаты в этом месяце» влияет на прибыль.

• При установке флага «менять и фиксировать учетные цены» можно установить и зафиксировать учетную цену.

• Себестоимость можно пересчитать через сервис «Себестоимость». Если себестоимость рассчитывается «Из производства», то расчет ведется по справочнику Изделий (ОБ_ИЗД). В противном случае расчет ведется по справочнику ТМЦ.

• Признак партии выбирается при сохранении документа. Не рекомендуется выбирать вручную.

• Признак ГТД выбирается при расчете партии ТМЦ. Не рекомендуется выбирать вручную.

• Страна проставляется при расчете партии.

• Доп.расходы – Вводятся на отдельной закладке

• Объект 2 - Это направление от одного объекта к другому. Используется, например, при транспортировке или строительстве телекоммуникационного объекта. Видимость столбца аналогично столбцу Объекты.

• Поставщик – Контрагент, который предоставил ТМЦ. Узнать Поставщика можно через сервис «Расчет Поставщика». Используется, например, в договорах ответственного хранения.

Авансы

• В нижней части экрана имеется таблица «Авансы» по документу.

• При формировании оплаты из аванса необходимо выбрать незакрытый аванс данного контрагента при входе столбец авансов, при этом в ячейках "дата", "сумма", "тип" проставляется автоматически необходимые данные. В самом авансе будет списана необходимая сумма. Будут сформированы проводки по закрытию аванса. При нажатии «Авансы проводки» будут показаны проводки с авансами по данному контрагенту.

• При входе в аванс будет предложено 4 типа фильтра: закрытые-незакрытые и по договору или по контрагенту. Картотека авансов – это картотека Движения оплаты с определенным фильтром.

• Номер платежа - Бумажный номер документа оплаты.

• Дата оплаты – Дата документа оплаты.

• Сумма – Суммы оплаты по данному документу.

• Валюта – Валюта документа оплаты.

• Авансы выбираются в картотеке авансов.

• Счет аванса только для закрытия авансов.

• Аванс может прийти на другой договор или на другого контрагента. При закрытии аванса транзакции будут соответственно с договора и контрагента аванса на договор и контрагент акта.

• В случае отсутствия карточки аванса можно закрывать аванс через авансовую счет-фактуру.

• На основе позиций оплат «авансы» формируется внутренняя подтаблица «аванспроводки», которая формируется путем разноса строки аванса по позициям акта. Для управленческого учета аванс закрывается по позициям, для бухгалтерского учета одной суммой.

Платежи и отгрузка

• Информация об оплате и отгрузке обновляется при нажатии на «Платежи и Отгрузки».

• При нажатии значения в столбце «Документ» откроется документ оплаты или акта.

• В столбцах «оплачено» и «отгружено» отображается в случае акта задолженность.

Сервисы

• Контроль копеек 1 – Решает проблему округления и разрыв в копейки между разными расчетами. Контроль сумм можно посмотреть в значениях около суммы. За основу берется сумма без НДС, после чего корректируется сумма НДС, в результате получаем точные значения суммы с НДС.

• Контроль копеек 2 – Решает проблему округления и разрыв в копейки между разными расчетами. Контроль сумм можно посмотреть в значениях около суммы. За основу берется сумма с НДС, после чего корректируется сумма НДС, в результате получаем точные значения суммы без НДС.

• Контроль копеек 3 – Решает проблему округления и разрыв в копейки между разными расчетами. Контроль сумм можно посмотреть в значениях около суммы. За основу берется общая сумма без НДС, рассчитывается общая сумма с НДС. Разница между расчетной и фактической общими суммами с НДС корректируются в сумме НДС последней позиции.

• Пересчет статусов – пересчитывает статус документа

Общий Порядок работы с бланком:

• Заполните поля в шапке документа

• Заполните поля в таблице позиций

• Если каких-то полей нет или часть полей лишняя, нажмите F6 – после чего скройте/покажите не нужные поля.

• Поставьте флаг проводить

• Поле «Состояние» необходимо менять в зависимости от переговоров.

• В случае необходимости поставьте документ на согласование/контроль

• По кнопке «Создать док» можно создать договор или другой документ на основе данного документа. Список документов можно настроить по F6.

Открытие бланка осуществляется: Открывается из интерфейсной панели «Управление Договорами».

Проводки и Справочники: Формирует справочник спрДвиженияТМЦ. Формируются проводки по счетам «Выставленные Акты» и «Реализация».