30. Проектирование системы управления в Business Studio.

Любой собственник компании желает управлять своим бизнесом с наибольшей эффективностью. Это значит, что компания должна контролировать и планировать свои расходы и доходы, и быть конкурентоспособной на рынке.

Управлением называется сознательное целенаправленное информационное воздействие посредством управляющей части с целью перевода объекта управления из одного состояния в другое.

Исходя из этого определения, можно выделить основные элементы системы управления организацией. Целевое состояние объектов управления задает система целей и показателей, деятельность по приведению объектов управления в нужное состояние описывается с помощью модели бизнес-процессов, исполнители этой деятельности определяются организационной структурой

Система управления компанией – совокупность взаимосвязанных элементов, основными из которых являются:

• система целей и показателей,

• модель бизнес-процессов,

• организационная структура управления.

Проектировать систему управления компанией можно только после того, как:

1. мы определим, что необходимо достигнуть компании, т.е. цели компании и как будет определяться достижение целей, т.е. станет ясна стратегия компании.

2. в ходе проектирования дается ответ не на вопросы «что делает то или иное подразделение», а «что должно делаться для достижения той или иной цели». Необходимо определить процесс их достижения, т.е. «Что?», «Когда?» (в некоторых случаях и «Как?») необходимо для этого делать. На эти вопросы должна отвечать модель бизнес-процессов.

3. «Кто?» это будет делать. Для реализации стратегии и выполнения бизнес-процессов создается организационная структура.

4. У руководства должен быть механизм контроля за этим процессом и возможность управления им.

Стратегическая цель – это главная цель, достижение которой наиболее важно для выживания организации, для ее успеха.

Достижение стратегической цели определяется оперативными целями.

Цель – это измеримый результат, который ожидается достичь в краткосрочный период для того чтобы реализовать стратегическую (долгосрочную) цель. Цели определяют, как будет выполняться стратегия – какие результаты и когда должны быть достигнуты. Цели, как правило, относятся к одной из перспектив развития компании.

Основная цель – цель, которую ставит собственник компании (или группа собственников, или акционеры) и только он.

Цели, которые может поставить собственник в зависимости от своих потребностей, можно разделить на три типа:

• Финансовые цели (Генерация заданного уровня прибыли в квартал).

• Системные цели.

Цели, которые должна достигать организация для обеспечения функционирования системы. Например, если компания сталкивается с отсутствием необходимого количества грамотных специалистов той профессии, которая жизненно важна для ее бизнеса, она создает своё учебное заведение. Перед этим учебным заведением ставится цель: «Подготовка необходимого количества специалистов в год».

• Личные (психологические) цели

Это самые сложные для выявления и формализации цели, потому что, как правило, человек предпочитает о них не говорить. Выражаться они могут, например, так: «Хочу стать самым известным на рынке продавцом алкогольных напитков, при этом финансовые цели не интересны – главное, чтобы мы не работали в убыток». Такую цель желательно привести к более формализованной цели, например, «Захват заданного процента рынка».

Предположим, что главной целью некой компании является увеличение прибыли.

Для достижения этой цели руководство компании принимает решение больше продавать и меньше тратить.

Деньги приносят в компанию клиенты. Необходимо работать с клиентами в рамках внутренних процессов. Исходя из потребностей клиентов, нужно изменять бизнес-процессы. А для этого необходимо обучение и развитие сотрудников.

Мы назвали наиболее значимые сферы, в которых предприятие стремится достигнуть результатов. Эти сферы носят название перспектив.

Перспективы (составляющие) – это наиболее значимые сферы, в которых предприятие стремится достигнуть результатов.

Обычно выделяют четыре перспективы:

• Финансы (маркетинг);

• клиенты (маркетинг);

• внутренние бизнес-процессы (производство);

• обучение и развитие (персонал).

Могут существовать и другие перспективы или заменена часть из них в зависимости от специфических потребностей разработчиков стратегии. Перспектива является важнейшим элементом стратегии, часто представляющим категорию или точку зрения собственника.

Как определить, насколько мы приблизились к выполнению цели?

Для полной формализации цели необходимо задать показатели ее достижения.

Показатель – это измеритель цели.

Например, если поставлена цель «Генерация заданного уровня прибыли в квартал», то показателем достижения этой цели будет «Прибыль в квартал».

Показатели должны:

1. Быть измеримыми;

2. Иметь заданные целевые значения.

Любая организация должна управлять следующими основными объектами (Тимур Кадыев):

1. Собственник

2. Потребитель

3. Продукт

4. Техпроцесс (производственный процесс, процесс оказания услуги)

5. Поставщик

6. Производственно-технологическое оборудование

7. Инженерно-техническая инфраструктура

8. Рабочая сила (персонал)

9. Капитал

В качестве инструмента для описания деятельности по управлению используется процессный подход.

Процессный подход – подход к анализу и синтезу деятельности организации, основанный на выделении составляющих деятельность бизнес-процессов.

Бизнес-процесс – последовательность действий (подпроцессов), направленная на получение заданного результата, ценного для организации (далее Процесс).

Понятие бизнес-процесс лежит в основе процессного подхода к анализу и синтезу деятельности организации

Практика показывает, что система управления, построенная на принципах процессного управления, является более эффективной и результативной по сравнению с равной ей по масштабу функциональной системой.

На верхнем уровне модели рассматриваемая система представляется в виде одного процесса с граничными стрелками. Стрелки на этой диаграмме отображают связи объекта моделирования с окружающей средой. Это контекстная диаграмма.

Ключевыми понятиями процессного подхода являются:

• Владелец процесса – должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса.

• Входы бизнес-процесса – ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса.

• Выходы бизнес-процесса – объекты (материальные или информационные), являющиеся результатом выполнения бизнес-процесса, потребляемые другими бизнес-процессами или внешними по отношению к организации клиентами.

• Исполнитель процесса – подразделение или должность сотрудника, ответственного за исполнение работы.

• Механизмы бизнес-процесса (в IDEF0) – ресурсы (технологические, трудовые), используемые для выполнения процесса, целиком не потребляющиеся при выполнении одной итерации процесса.

• Управление бизнес-процесса (в IDEF0) – управляющие воздействия, регламентирующие выполнение процесса.