«Санкт-петербургский государственный университет кино и телевидения»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ

Документовед Ректор университета, профессор

отдела делопроизводства _____________ А.А. Белоусов

09 декабря 2009 № ____ 10 декабря 2009

1. Общие положения

Документовед относится к категории специалистов.

На должность документовед назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы. На должность документоведа и освобождение от должности производится ректором университета по представлению начальника отдела.

Документовед должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные документы вышестоящих органов, касающихся документационного обеспечения управления;

порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

организацию архивного дела;

основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии;

формы и методы контроля исполнения документов;

структуру университета и его подразделений;

схемы документооборота;

стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно- распорядительную документацию;

основы трудового законодательства;

основы экономики, организации труда и управления;

средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

правила и нормы охраны труда.

2. Должностные обязанности

Документовед:

разрабатывает и внедряет технологический процессы работы с документами и документной информации на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);

осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений ректора университета;

принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела делопроизводства;

подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда и реализации рабочих мест работников отдела делопроизводства;

организует внедрение систем ведения документации;

участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;

выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права

Документовед вправе:

знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;

вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

в пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их усмотрению;

запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя у руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;

осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений ректора университета;

ведет оперативный учет прохождения документов;

ведет журнальный учет приказов, распоряжений и других документов, требующих контроля за их исполнением;

определяет причины несвоевременного выполнения поручений; информирует руководителя отдела о состоянии их исполнения;

готовит документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;

принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства в университете, разработке мероприятий по реализации документооборота.