МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«Санкт-петербургский государственный университет кино и телевидения»
Институт массовых коммуникаций
Кафедра менеджмента и маркетинговых коммуникаций
Т.А. Королева, С.Ф. Алексеева, А.А. Игнатенко, Е.А. Быстрова
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Методические указания по выполнению контрольных работ для студентов заочного отделения по специальности
030602 «Связи с общественностью»
Санкт-Петербург
2010
УДК-651
ББК-65.050.2
Составители: Т.А. Королева, С.Ф. Алексеева, А.А. Игнатенко, Е.А. Быстрова
Рецензент: доцент, к.и.н. П.П. Терентьев
Рекомендовано к изданию в качестве методического пособия
кафедрой менеджмента и маркетинговых коммуникаций
Протокол от 26.03.2010 №13
ВВЕДЕНИЕ
Для студентов заочной формы обучения самостоятельная работа является основным способом овладения учебным материалом. Выполнение контрольной работы – одна из форм их деятельности, демонстрирующая уровень овладения знаниями и умениями.
Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Статья 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» определяет основные понятия и п.2.11. гласит, что «документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель». Этот же закон вполне очевидно определяет условия создания документа, а именно: ст.11 п.2: «В Федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».
Хотелось бы дать толкование термину «делопроизводство». Существующий стандарт на термины и определения в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98) определяет этот термин как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передаче на хранение в архив.
Параллельно с термином «делопроизводство», начиная с 1960-х годов, используется термин «документационное обеспечение управления». Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в области делопроизводства, аналогично стал использоваться термин «документационное обеспечение управления», который, по существу, является синонимом термина «делопроизводство».
Более широкий термин, применяемый сегодня, - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.
Таким образом, под документационным обеспечением управления понимаются все те же этапы работы с документами от создания до уничтожения (или сдачи в архив).
С принятием в 2007 году ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» появляется новый термин – «управление документами». В этом ГОСТ «управление документами» (records management) определяется как «совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций».
Новый термин не только охватывает все этапы работы с документами, но впервые в стандарте убедительно, с исчерпывающей полнотой показана важность этой сферы деятельности и необходимость организации работы с документами:
«Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчетность.
Документы позволяют организациям:
- осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;
- предоставлять информацию последовательно и объективно;
- обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений;
- обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;
- повышать эффективность деятельности всей организации;
- обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;
- соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
- обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;
- защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;
- обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;
- предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности;
- обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;
- поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память».
Согласно стандарту управление документами включает:
а) принятие политики стандартов в сфере управления документами;
б) распределение ответственности и полномочий по управлению документами;
в) установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами;
г) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов;
д) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
е) интегрирование процессов управления документами в системы и процессы деловой деятельности.
Целью курса является:
- формирование у студентов теоретического представления о документировании управленческой деятельности как одном из эффективных инструментов оптимизации производственных отношений;
- повышение общей и управленческой культуры;
- формирование целостного представления о документировании как комплексе управленческих, экономических и социальных мероприятий;
- умение самостоятельно создавать документы, используемые в управленческой деятельности;
- использовать в будущей профессии инструментарий делопроизводства.
Основные задачами курса являются:
- формирование у студентов навыков самостоятельной работы с нормативными документами и их использование при создании документа;
- ознакомить студентов с организацией документооборота;
- дать практические навыки работы с документами;
- овладеть умением составлять документы, относящиеся к управленческой деятельности.
Рекомендации по подготовки контрольной работы
Приступая к изучению дисциплины «Декументирование управленческой деятельности» студент должен обладать навыками работы с компьютерной программой Microsoft Word и Microsoft Excel, знанием делового этикета, знать основы менеджмента, структуру предприятия.
При освоении дисциплины применяется новый ГОСТ Р 6.30 – 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; на практических занятиях студенты учатся самостоятельно создавать документы, сопровождающие управленческую деятельность организации (предприятия), проводятся деловые игры.
Тематика контрольных работ соответствует разделам учебного курса. Выбор темы может осуществляться в соответствии с личными научными интересами, с рекомендациями преподавателя.
Выполнение работы начинается с ознакомления с литературой по выбранной теме, включающей теоретическую и практическую составляющие. Контрольная работа должна содержать ряд обязательных разделов:
- оглавление;
- теоретическая часть;
-практическая часть (созданный документ);
- список использованной литературы.
Теоретическая часть работы раскрывает суть и этапы подготовки какого-либо документа, его назначение и отнесение к системе документов.
Практическая часть работы содержит создание документа, относящегося к управленческой деятельности в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Примерное содержание контрольных работ