4. Концептуальная модель обработки данных в асбу (файл «Теория 2»)

Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ реализует процедуру бухгалтерского учета, под которой понимается строгая последовательность выполнения бухгалтерских действий в процессе регистрации, накоп­ления и обработки учетных данных с целью формирования фи­нансовой отчетности и управленческих сводок.

Регистрируются входящие данные АИС БУ - бухгалтер­ские записи, относящиеся к каждому отдельному факту хозяйст­венно-производственной и финансовой деятельности предпри­ятия. В дальнейшем факты хозяйственно-производственной и фи­нансовой деятельности предприятия, оказывающие влияние на финансовое положение предприятия, будем именовать хоз операциями.

В системе компьютерного учета бух запись может быть представлена в виде простой или расширенной проводки.

Простая проводка включает проводку и дату.

Однако чаще в состав бух записи наряду с основны­ми реквизитами проводки входят классификационные и иденти­фикационные характеристики, подчеркивающие индивидуаль­ность хоз операции. Такую запись называют «расши­ренной проводкой».

Основания проводки — поля записи, отводимые под стоимост­ные значения показателей, характеризующих хоз опе­рацию, а иногда и под натуральные показатели.

Классификационные реквизиты — поля записи, используемые под аналитические счета, группировочные реквизиты (н/р, структурные подразделения предприятия, вид операции и др.), расшифровывающие реквизиты (н/р, коды единицы изме­рения, код валюты и др.).

Идентификационные реквизиты — поля записи, используемые под дату совершения операции, номер документа, т.е. под рекви­зиты, которые, как правило, не являются ключами группировки данных при расчетах.

Хоз операция в учете может отражаться одной или несколькими проводками. Совокупность проводок, полностью от­ражающих хозяйственную операцию в учете, в компьютерных системах получила название «бухгалтерская операция».

Как правило, бух операция представляется двумя уровнями: заголовок операции и одна или несколько расширен­ных проводок.

Таким образом, концептуальная модель обработки учетной ин­формации полностью реализует бухгалтерскую процедуру на тех­нологическом уровне, соответствующем современной компьютер­ной базе.

5. Организация системы синтетических счетов (файл «Теория 2»)

Центральным элементом АИС-БУ является компьютерный план счетов. Как правило, в системах, поставляемых фирмами-раз­работчиками, уже заложен план счетов, соответствующий «Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельно­сти предприятия», утвержденному приказом Минфина с последующими изменениями и дополнениями. Однако, план счетов, который используется на предприятии, может отличаться от утвержденного Министерством финансов плана.

Рабочий план счетов — это совокупность всех ис­пользуемых счетов. Он определяет практически всю последую­щую работу пользователя, глубину детализации данных в учете, возможность получения необходимых отчетных сведений.

Компьютерный план счетов — это справочник, организован­ный в виде списка. Каждая запись списка соответствует определен­ному счету/субсчету.

Известно, что на различных синтетических счетах/субсчетах учитываются объекты разного экономического содержания. От­сюда, в компьютерном плане счетов должны быть описаны свой­ства счетов бух учета. Их называют также характери­стиками (описателями) счетов. Характеристики (описатели) сче­тов — это признаки свойств счета. Эти характеристики определя­ют алгоритмы и технологические особенности последующей обработки счетов. Они задаются в процессе настройки справочни­ка счетов или поддерживаются системой автоматически.

Наиболее типичными характеристиками счетов/субсчетов яв­ляются:

1) код и наименование счета/субсчета;

2) тип счета по отношению к балансу;

3) тип сальдо счета/субсчета;

4) признак наличия аналитического учета по счету/субсчету;

5) признак необходимости ведения натурального (количественно­го) учета объектов аналитического учета, привязанных к данному счету/субсчету;

6) признак необходимости ведения учета в инвалютном выраже­нии;

7) увязка счетов с типовыми формами выходной информации.

В системах рассмотренные характеристики могут быть реализо­ваны по-разному. Остановимся на этом подробнее.

Характеристика «тип счета по отношению к балансу» подразде­ляет все счета на активные; пассивные; активно-пас­сивные; забалансовые.

Характеристика «тип сальдо счета/субсчета» позволяет активно-пассивные счета подразделить на счета, по которым должно рассчитываться свернутое сальдо, например счет «Прибыли и убытки», и счета, по которым должно рассчитываться развернутое сальдо, например счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Характеристики «тип счета по отношению к балансу» и «тип сальдо счета/субсчета» в системах автоматизации учета в плане счетов могут указываться разными способами.

Первый способ. В явном виде в плане счетов раздельно фигу­рируют обе характеристики в системах «БЭСТ», «Главный бухгалтер». Это наиболее простой путь достижения пра­вильной обработки счетов.

Второй способ. При этом способе в явном виде в плане счетов задается тип счета по отношению к балансу и в скрытом виде фигурирует тип сальдо. В таких системах остатки всех синте­тических счетов рассчитываются как развернутое сальдо, а остат­ки аналитических счетов ведутся свернуто. Такой подход присущ, как правило, бухгалтерским комплексам, для которых характерно разделение аналитического учета по участ­кам учета. Однако такой подход практически нигде в явном виде не реализован.

Третий способ. При этом способе в плане счетов отсутству­ют обе характеристики. Однако они так или иначе поддерживают­ся программой с помощью специальной настройки алгоритмов выполнения расчетов.

Характеристика «признак наличия аналитического учета по сче­ту/субсчету» позволяет разделить все счета на две группы: счета, по которым ведется аналитический учет, и счета, по которым та­кой учет не ведется.

Характеристика «признак необходимости ведения натурального (количественного) учета объектов аналитического учета, привя­занных к данному счету/субсчету» применяется, в основном, в ин­тегрированных и инструментальных системах, где обработка ин­формации базируется на единой базе бухгалтерских записей. Пользователь сам определяет, для каких счетов необходимо, наря­ду со стоимостным учетом, вести количественный учет. В бух комплексах этот тип настройки плана счетов не используется, поскольку функции количественного учета реа­лизованы в модулях отдельных участков учета: основных средств, материальных ценностей, готовой продукции и т.д.