16. Учетные регистры и особенности их представления и формирования в аис-бу (файл «Теория 2»)

Информацию, полученную в результате обработки данных массива информации о хоз операциях, называют результaтной информацией. Она подразделяется на основную и вспомогательную информа­цию. Основная результатная информация — это систематизиро­ванная, обобщенная информация синтетического и аналитиче­ского учета. Она представляется в форме выходных документов, ко­торые в системах компьютерного учета называют отчетами. Вспомогательная информация носит справочный характер и полу­чается выборкой данных непосредственно из массива информа­ции о хоз операциях часто без их обобщения. Пред­ставляется она в форме видеограмм, от­ражающих различные выборки из журналов операций, проводок и документов.

Стандартные отчеты отражают бух итоги на уров­не счетов, субсчетов, объектов аналитического учета в разбивке по разным периодам, в разрезе разных валют, но они могут содер­жать и детальные проводки. Стандартные отчеты — это учетные регистры, форма представления которых в системах компьютерно­го учета имеет отличия от традиционных форм. По способу группировки данных стандартные отчеты могут быть разделены на хронологические, систематические, комбинированные, а по степени обобщения — на синтетические и аналитиче­ские отчеты.

Специализированные отчеты — это отчеты, предназначенные для представления специфической информации различных разде­лов бух учета в печатных формах особого вида. Могут быть стандартизированы по форме (н/р, кассовая книга, книга продаж, книга поку­пок) или иметь нестандартную форму для отражения специфиче­ских группировок и способов обобщения информации, которые нельзя получить из стандартных отчетов.

Регламентированные отчеты — это отчеты, предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциям. Для них установлена определенная периодичность представления. Они подразделяются на государственную, отраслевую и региональную отчетность. К государственной отчетности относятся: бух отчетность, отчеты для налоговых инспекций, отчеты для внебюджетных фондов, статистическая отчетность и т.п. Эта от­четность, как правило, имеет унифицированную форму.

УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ И ОСОБЕННОСТИ ИХ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ Синтетические и большинство аналитических учетных регист­ров отражают обобщенную информацию по счетам, субсчетам, объектам аналитического учета. Поэтому при их формировании любая компьютерная система бух учета обеспечивает выполнение специальной процедуры обобщения учетных данных.

Обобщение учетных данных — это получение итогов оборотов и остатков по счетам, субсчетам и аналитическим счетам. По объ­ектам аналитического учета, для которых предусмотрен количест­венный учет, итоги оборотов и остатки рассчитываются также в натуральном выражении.

Обобщение данных в системах компьютерного учета может вы­полняться как в автоматическом режиме, так и по запросу пользо­вателя.

Учетные регистры в АИС бух учета представляются в виде стандарт­ных отчетов.

За учетными регистрами, как и в условиях ручной технологии, сохраняется функция обобщенного представления бух информации. Это позволяет бухгалтеру на протяжении отчетного периода: анализировать информацию в различных разрезах, осу­ществлять поиск ошибок, быстро находить интересующую его ин­формацию, вести контроль учетного процесса.

Вместе с тем, технология формирования учетных регистров и форма их представления в автоматизированных системах имеют зна­чительные отличия от традиционных, принятых при ручном учете: применение многовариантной технологии получения учет­ных регистров; изменение периодичности получения регистров; отсутствие заранее заданной схемы группирования данных в регистрах; изменении формы и структуры учетных регистров.

Изменение формы и структуры учетных регистров. В настоя­щее время автоматизированные ИС бух учета не имеют каких-либо общих стандартов пред­ставления выходной информации: перечня, форм и структур учет­ных регистров. Каждая система имеет свой уникальный набор реги­стров. Формы этих регистров часто отличаются от традиционных форм, принятых при ручном учете. Каждый из разработчиков старается представить информацию в наиболее удобном для работы, компактном виде.

Рассмотрим учетные регистры — стандартные отчеты, кото­рые наиболее часто включаются в АИС-БУ.

Хронологические регистры. К ним относятся журнал учета хоз операций, журнал бух проводок.

Они содержат все операции и проводки отчетного периода. Общая сумма всех бух операций (итог оборота за период) в этих журналах имеет важное контрольное значение при сличении результатов обработ­ки данных отчетного периода. Желательно, чтобы программа по­зволяла создавать фрагментарные журналы по заданным критери­ям отбора данных, например, за определенный интервал дат, по заданной валюте, по отдельному счету и т.д.

Регистры синтетического учета. Цель составления этих выходных документов состоит в систематизации бух записей, ранее зарегистрированных в хронологическом по­рядке, в разрезе синтетических счетов. Как правило, программы поддерживают формирование следующих стандартных отчетов: журналы-ордера и ведомости по счету; Главная книга (обороты счета); оборотная ведомость по счетам; шахматная ведомость.

Журналы-ордера и ведомости по счету. В журналах-ордерах да­ется расшифровка по корреспондирующим счетам кредитового оборота каждого синтетического счета в разрезе дат и хоз операций, а в ведомостях — его дебетового оборота. Это комбинированный регистр, так как каждая его запись носит как хронологический, так и систематический характер. Журналы-ордера и ведомости могут иметь форму с гори­зонтальным и вертикальным расположением корреспондирую­щих счетов.

Главная книга показывает расшифровку по корреспондирую­щим счетам дебетового оборота синтетического счета за некото­рый временной период без детализации по датам и операциям. Это систематический регистр. Она может быть с горизонтальным и вертикальным расположением корреспондирующих счетов.

Обычно в программах она соз­дается для каждого синтетического счета отдельно. Форма может включать расшифровку по корреспондирующим счетам не только дебетового, но и кредитового оборота счета. Главная книга может быть построена за месяц, квартал, год.

Оборотная ведомость позволяет выявить ошибки, допущен­ные в учетном процессе. Оборотные ведомости различаются по типам и формам представления. Оборотной ведомости определяется уровнем детализации ее счетов.

Первый тип оборотной ведомости строится на уровне синтети­ческих счетов (субсчетов). Такая оборотная ведомость представля­ет собой динамический баланс, который помимо остатков на на­чало и конец периода по счетам включает обороты по ним за тот же период. Она является регистром синтетического учета. Оборотная ведомость представлена в разрезе счетов и субсчетов.

Второй тип оборотной ведомости создается для конкретного синтетического счета в разрезе открытых на нем аналитических счетов. Эта оборотная ведомость является регистром аналитиче­ского учета.

Шахматная ведомость — это табличное представление оборо­тов между счетами за определенный период. Это удобная наглядная форма отчета, которую часто используют бухгалтеры в работе при просмотре и анализе движения средств и обязательств предприятия.

В колонке таблицы отражается кредитовый оборот счета и его расшифровка по корреспондирующим счетам, а в строке — дебето­вый оборот счета и его расшифровка по корреспондирующим счетам. По каждому из счетов в зависимости от его вида либо по стро­ке, либо по колонке отражается начальный остаток и рассчитан­ный исходящий остаток. В таблице указываются итоговые суммы оборотов, а также и начальных и конечных остатков.

Однако с громоздкой формой шахматной ведомости сложно работать на экране, а при печати приходится выводить отдельные фрагменты (полосы) на отдельные листы и потом склеивать их. Поэтому желательно, чтобы система компьютерного учета позво­ляла строить шахматную ведомость для группы отобранных сче­тов.

Регистры аналитического учета. В системах компь­ютерного учета имеется большое разнообразие в составе, формах и содержании поставляемых регистров аналитического учета. Помимо оборотных ведомостей еще ряд регистров.

Отчет по конкретному аналитическому объекту учета в разрезе всех синтетических счетов, на которых встречается данный объект. Формирование такого регистра позволяет, например, полу­чить полную картину взаиморасчетов в тех случаях, когда контр­агент выступает одновременно и как поставщик, и как покупа­тель, и как заемщик.

Так, в программе «1С:Бухгалтерия» такую функцию выполняет стандарт­ный отчет «Анализ субконто». При его настройке нужно выбрать вид аналитического счета, по ко­торому будет проводиться анализ. Можно задать конкретный объект анали­тического учета или их группу. В этом случае в отчет попадут только данные по этому объекту.

Отчет о динамике изменения сальдо на счете, в котором после каждой хоз операции выводится текущее сальдо сче­та. Такая информация позволит быстро выявить операции, приводящие к кредитовому сальдо у активных счетов или дебетовому у пассивных счетов. В подобного рода отчетах могут отражаться не только стоимостные, но и количественные показатели.

Отчет об оборотах и остатках по счету на каждую дату перио­да позволяет проследить изменения во времени средств или обяза­тельств предприятия, а составленный для «Расчетного счета» и «Валютного счета» сравнить данные по этим счетам с выпиской банка на определенную дату.

Отчет об оборотах между объектами аналитического учета од­ного вида и объектами аналитического учета другого вида. Напри­мер, часто приходится выяснять, какая продукция, каким покупа­телям была отгружена или какую продукцию отгрузили конкрет­ному покупателю. На вопросы подобного рода и позволяет отве­тить информация данного регистра.