- •Оглавление
- •Введение
- •Лекция 1. Основные понятия баз данных
- •Объекты баз данных
- •Структура таблицы
- •Лекция 2. Приемы работы с базой данных Просмотр таблицы
- •Перемещение по таблице
- •Фиксирование столбца
- •Формат Закрепить столбец.
- •Освобождение закрепленных столбцов
- •Замена данных
- •Лекция 3. Сортировка записей. Фильтры
- •Сортировка записей
- •Исключение выделенного
- •Лекция 4. Типы данных в ms Access
- •Текстовый тип
- •Числовой тип
- •Тип Счетчик
- •Денежный тип
- •Тип Дата/время
- •Логический тип
- •Объекты ole
- •Гиперссылки
- •Мастер подстановок
- •Лекция 5. Создание базы данных Проектирование базы данных
- •Создание таблиц
- •Использование списков подстановок
- •Создание списков подстановок на основе существующей таблицы или запроса
- •Лекция 6. Структура базы данных. Связи между таблицами
- •Связи между таблицами
- •Создание связей
- •Удаление связей
- •Лекция 7. Запросы
- •Условия отбора
- •Основные логические операторы Логический оператор and
- •Логический оператор or
- •Логический оператор not
- •Сочетание логических операторов And, Or и Not
- •Лекция 8. Построение запросов
- •Запрос на основе одной таблицы
- •Запрос на основе нескольких таблиц
- •Запрос на основе другого запроса
- •Запрос с параметром
- •Вычисления в запросах
- •Итоговый запрос
- •Лекция 9. Формы
- •Создание формы на основе таблицы или запроса
- •Создание формы с помощью Мастера
- •Структура формы
- •Создание формы с помощью Конструктора
- •Проектирование форм
- •Добавление кнопок
- •Прочие элементы управления формы
- •Лекция 10. Отчеты и диаграммы
- •Структура отчета
- •Создание отчета с помощью мастера
- •Автоотчеты
- •Создание диаграмм
- •Создание диаграммы «с нуля»
- •Создание встроенной диаграммы
- •Изменение диаграмм
- •Запуск Microsoft Graph
- •Печать данных (обзор)
- •Запуск печати
- •Настройка печати
Лекция 2. Приемы работы с базой данных Просмотр таблицы
Любая таблица Access может быть представлена в двух режимах:
-
в режиме просмотра таблицы – для ввода данных, их просмотра и редактирования. Иногда данный режим называют режимом таблицы. Этот режим позволяет добавлять, изменять или анализировать данные;
-
в режиме конструктора – для создания и изменения структуры таблицы.
Выбрать режим просмотра можно с помощью кнопки Вид на панели инструментов. Каждый раз при смене режима изменяется изображение на кнопке Вид, отображая следующий доступный для выбора режим.
В области маркировки полей (выделена серым цветом) задаются имена полей. Слева от данных таблицы находится область маркировки записей (также выделена серым цветом). Черный треугольник в области маркировки записей указывает на текущую запись (рис. 3).
Рис.3. Структура окна просмотра таблицы
Перемещение по таблице
Перемещаться можно несколькими способами: с помощью мыши, полос прокрутки, с помощью поля со списком Переход к полю.
Рис.4. Переход к нужной записи
В режиме таблицы или формы кнопки перехода расположены в нижней части окна. Эти кнопки предназначены для быстрого перемещения по записям.
В режиме таблицы поле со списком Переход к полю облегчает перемещение по полям длинных записей.
Для перехода к любому полю таблицы длинных записей:
1) откройте таблицу, запрос или форму в режиме просмотра.
2) любым из способов выведите на экран панель инструментов Формат (режим таблицы).
Поле со списком Переход к полю расположено слева на панели инструментов Формат (режим таблицы).
Выберите в раскрывающемся списке имя поля, к которому нужно перейти в текущей записи.
Рис.5. Панель инструментов Формат (режим таблицы)
Настроить формат шрифта и формат ячеек можно другим способом: пункт меню Формат Шрифт и Формат Режим таблицы
После любого изменения внешнего вида таблицы (формата шрифта, ширины столбцов и т.п.) при попытке закрыть окно таблицы Access попросит сохранить сделанные изменения. Если вас устраивает новый вид таблицы, то подтвердите их. В противном случае ответьте отказом.
Фиксирование столбца
Щелкните на кнопке Вид и выберите режим таблицы и разверните окно формы во весь экран.
-
Щелкните на любой записи в подходящем столбце.
-
Формат Закрепить столбец.
Правая граница столбца примет вид жирной линии. Столбец зафиксирован и будет все время на экране.
Освобождение закрепленных столбцов
Выберите: Формат Освободить все столбцы.
На рисунках представлена типичная таблица базы данных. С ней можно работать обычными приемами управления с помощью мыши.
1. Маркер, находящийся в левом верхнем углу таблицы, это маркер таблицы. Щелчок на нем выделяет всю таблицу, а правый щелчок открывает контекстное меню для операций с таблицей в целом.
2 . Каждая запись имеет слева кнопку (маркер записи). Щелчок на этом маркере выделяет всю запись и готовит ее к копированию, перемещению, удалению. Выделение нескольких последовательных записей выполняется аналогично тому, как выделить несколько полей, только все действия происходят в области маркировки записей.
3. Щелчок правой кнопкой на выделенной записи открывает контекстное меню для операций с записью. Контекстное меню записи позволяет удалять, копировать и перемещать записи и управлять высотой строки.
4. Поля базы данных представлены в таблице столбцами. Каждый столбец имеет заголовок, в котором записано имя поля. Если содержимое поля не полностью умещается в ячейке таблицы, столбец можно расширить. При наведении указателя мыши на границу между столбцами указатель меняет форму. Теперь границу можно перемещать методом перетаскивания, а двойной щелчок устанавливает ширину столбца равной длине самого длинного значения в данном поле.
5 . Щелчок на заголовке столбца выделяет весь столбец, а щелчок правой кнопкой на выделенном столбце открывает контекстное меню. Контекстное меню столбца позволяет сортировать записи, вставить новый столбец, копировать, удалять и перемещать столбцы, управлять их шириной и режимом отображения.
Возможны ситуации, когда Microsoft Access не вставляет все данные или часть данных:
-
При попытке вставить все содержимое поля или полей, не выбрав место назначения. Выделите поле или поля, в которые требуется вставить данные.
-
При попытке вставить больше полей, чем имеется в результирующем объекте в режиме таблицы, или больше полей, чем выделено в объекте получателя. Лишние поля не вставляются.
-
При попытке вставить значение, несовместимое с типом данных поля получателя. Например, была выполнена попытка вставить сочетание букв и цифр в поле базы данных Microsoft Access, в которое допустим ввод только чисел или только дат.