Оглавление

Введение 5

Лекция 1. Основные понятия баз данных 5

Объекты баз данных 6

Структура таблицы 7

Лекция 2. Приемы работы с базой данных 10

Просмотр таблицы 10

Перемещение по таблице 11

Фиксирование столбца 12

Освобождение закрепленных столбцов 12

Замена данных 14

Лекция 3. Сортировка записей. Фильтры 14

Сортировка записей 14

Исключение выделенного 15

Лекция 4. Типы данных в MS Access 16

Текстовый тип 16

Числовой тип 16

Тип Счетчик 17

Денежный тип 17

Тип Дата/время 17

Логический тип 18

Объекты OLE 18

Гиперссылки 18

Мастер подстановок 18

Лекция 5. Создание базы данных 19

Проектирование базы данных 19

Создание таблиц 20

Использование списков подстановок 23

Создание списков подстановок на основе существующей таблицы или запроса 23

Лекция 6. Структура базы данных. Связи между таблицами 24

Связи между таблицами 24

Создание связей 25

Удаление связей 25

Лекция 7. Запросы 26

Условия отбора 26

Основные логические операторы 27

Логический оператор AND 27

Логический оператор OR 27

Логический оператор NOT 29

Сочетание логических операторов And, Or и Not 29

Лекция 8. Построение запросов 30

Запрос на основе одной таблицы 30

Запрос на основе нескольких таблиц 30

Запрос на основе другого запроса 30

Запрос с параметром 31

Вычисления в запросах 31

Итоговый запрос 32

Лекция 9. Формы 34

Создание формы на основе таблицы или запроса 34

Создание формы с помощью Мастера 34

Структура формы 35

Создание формы с помощью Конструктора 36

Проектирование форм 37

Добавление кнопок 37

Прочие элементы управления формы 37

Лекция 10. Отчеты и диаграммы 38

Структура отчета 39

Создание отчета с помощью мастера 39

Автоотчеты 40

Создание диаграмм 40

Создание диаграммы «с нуля» 40

Создание встроенной диаграммы 42

Изменение диаграмм 42

Запуск Microsoft Graph 43

Запуск печати 44

Введение

Базы данных занимают все более прочное место в нашей жизни. Мы пользуемся ими для решения различных задач, из которых наиболее общими и часто встречающимися являются задачи хранения, постоянного обновления и анализа данных о каких-то объектах: документах, товарах, клиентах и т.д. В этом курсе рассматриваются основные понятия баз данных и круг задач, решаемых с их помощью. В качестве примера системы управления базами данных приводится популярная на сегодняшний день СУБД Microsoft Access.

Лекция 1. Основные понятия баз данных

Данные – любой тип информации, который хранится на диске компьютера. В качестве данных могут использоваться даты, денежные суммы, рисунки, слова или целые файлы.

База данных – это файл или набор файлов с данными, организованными определенным образом.

Система управления базами данных – набор программ, предназначенный для работы с информацией, хранимой в базе данных.

Реляционной базой данных называется база данных, построенная на основе связанных таблиц. Каждая таблица хранит информацию об однотипных объектах: товарах, клиентах, поставщиках, заказах и т.п.

Записью называется информация об одном объекте, которая содержится в одной строке таблицы.

Полем называется информация об одном свойстве объекта, которая содержится в одном столбце таблицы.

Ключевым полем называется поле, однозначно определяющее запись. Иными словами, в таблице не может быть двух записей с одинаковыми значениями ключевого поля.

Работа с базой данных предусматривает следующие действия:

1. Проектирование структуры базы данных:

   1. постановка задачи (какая информация будет храниться в базе данных);

   2. определение состава и структуры таблиц (для информации разного рода должны быть созданы разные таблицы);

   3. определение связей между таблицами.

2. Проектирование взаимодействия базы данных с пользователем (интерфейса пользователя).

3. Наполнение базы данных информацией.

4. Использование базы данных:

   1. корректировка данных;

   2. поиск нужной информации;

   3. анализ информации;

   4. получение оформленных результатов.

Microsoft Access является одним из типичных представителей этого класса программных средств, поэтому, научившись работать с этим инструментом, вы сможете затем самостоятельно освоить другие подобные средства.

В качестве примера можно рассмотреть базу данных БОРЕЙ (адаптированная для учебных целей база данных, которая поставляется вместе с MS Access 2000 фирмой Microsoft). Она помогает организовать сбор, хранение и обработку данных о поставщиках, клиентах и товарах некоторой коммерческой фирмы.

Главным окном в Access является окно базы данных, которое позволяет получить доступ ко всем объектам базы данных и выбрать режим работы с объектом. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого из объектов Access – Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули (рис.1).

Рис.1. Окно базы данных в Access 2000

Вне зависимости от того, созданы или нет какие-либо объекты базы данных, в окне базы данных Access вы можете видеть специальные ярлыки новых объектов, отмеченных значком . Они используются для создания объектов в текущей базе данных.