- •Оглавление
- •Введение
- •Лекция 1. Основные понятия баз данных
- •Объекты баз данных
- •Структура таблицы
- •Лекция 2. Приемы работы с базой данных Просмотр таблицы
- •Перемещение по таблице
- •Фиксирование столбца
- •Формат Закрепить столбец.
- •Освобождение закрепленных столбцов
- •Замена данных
- •Лекция 3. Сортировка записей. Фильтры
- •Сортировка записей
- •Исключение выделенного
- •Лекция 4. Типы данных в ms Access
- •Текстовый тип
- •Числовой тип
- •Тип Счетчик
- •Денежный тип
- •Тип Дата/время
- •Логический тип
- •Объекты ole
- •Гиперссылки
- •Мастер подстановок
- •Лекция 5. Создание базы данных Проектирование базы данных
- •Создание таблиц
- •Использование списков подстановок
- •Создание списков подстановок на основе существующей таблицы или запроса
- •Лекция 6. Структура базы данных. Связи между таблицами
- •Связи между таблицами
- •Создание связей
- •Удаление связей
- •Лекция 7. Запросы
- •Условия отбора
- •Основные логические операторы Логический оператор and
- •Логический оператор or
- •Логический оператор not
- •Сочетание логических операторов And, Or и Not
- •Лекция 8. Построение запросов
- •Запрос на основе одной таблицы
- •Запрос на основе нескольких таблиц
- •Запрос на основе другого запроса
- •Запрос с параметром
- •Вычисления в запросах
- •Итоговый запрос
- •Лекция 9. Формы
- •Создание формы на основе таблицы или запроса
- •Создание формы с помощью Мастера
- •Структура формы
- •Создание формы с помощью Конструктора
- •Проектирование форм
- •Добавление кнопок
- •Прочие элементы управления формы
- •Лекция 10. Отчеты и диаграммы
- •Структура отчета
- •Создание отчета с помощью мастера
- •Автоотчеты
- •Создание диаграмм
- •Создание диаграммы «с нуля»
- •Создание встроенной диаграммы
- •Изменение диаграмм
- •Запуск Microsoft Graph
- •Печать данных (обзор)
- •Запуск печати
- •Настройка печати
Автоотчеты
Точно так же, как и с формами, с отчетами удобнее знакомиться в режиме автоматического создания.
-
В окне базы данных откройте вкладку Отчеты Создать;
-
В открывшемся окне диалога выберите:
-
автоотчет в столбец или ленточный;
-
исходную таблицу.
-
ОК.
Создание диаграмм
При помощи диаграмм данные отображаются в более удобном для восприятия виде. Диаграммы дают возможность увидеть обычно плохо воспринимаемые соотношения между данными, более наглядно представить тенденции изменения данных.
В некотором смысле диаграммы похожи на формы и отчеты они позволяют просматривать данные с наиболее полным учетом их специфики и области применения.
В Access диаграммы создаются при помощи мастера диаграмм. Этот мастер используется в двух случаях:
-
при создании новой формы или отчета «с нуля»;
-
при использовании существующих форм или отчетов в режиме конструктора.
Первый случай является наиболее простым и позволяет быстро создавать новые диаграммы. Когда диаграмма создается таким образом. Access представит форму или отчет с одной диаграммой.
Когда используется второй способ, результат получается такой же, но с одним исключением. Вы можете связать диаграмму с конкретными полями в форме или отчете.
Создание диаграммы «с нуля»
Откройте базу данных.
-
Выведите на передний план одну из вкладок Создать;
-
Мастер диаграмм;
-
Щелкните в поле Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос;
-
Щелкните подходящую таблицу или запрос ОК.
Теперь выполните следующие действия:
-
Сделайте двойной щелчок на полях, которые включаются в диаграмму Далее;
-
Выберите тип диаграммы Далее.
По крайней мере, одно из выбранных полей должно содержать числовые данные.
В следующем окне диалога Access отображает выбранные поля в виде кнопок. Access делает предположение о том, по каким осям размещаются данные из полей, и показывает в левой части окна приблизительный вариант получающегося результата.
Если вы хотите изменить вариант, предложенный Access, то выполните:
-
Щелкните мышью поле, представленное в виде кнопки и удерживайте кнопку мыши нажатой;
-
Перетащите выбранное поле на соответствующую ось координат диаграммы;
-
Для предварительного просмотра диаграммы щелкните кнопку Образец Далее;
-
Задайте название диаграммы, поставьте галочку в поле Открытие отчета с диаграммой Готово.
Мастер диаграмм учитывает, что в диаграммах следует использовать «легенду» (пояснение, которое устанавливает связь цветов диаграммы с представляемыми данными).
Создание встроенной диаграммы
Вы можете также запускать мастер диаграмм из окна, отображающего имеющиеся форму или отчет. Однако, в этом случае процедура запуска имеет некоторые отличия. Пример, рассматриваемый в этом и в последующих разделах, иллюстрирует добавление диаграммы в имеющуюся форму. В отчет диаграмма добавляется таким же образом. Прежде всего:
-
откройте соответствующую форму или отчет;
-
Вид Конструктор;
-
Вставка Диаграмма
-
Перетащите указатель по экрану для определения области расположения диаграммы. На экране появится окно диалога;
-
В поле Показать поставьте флажок в окне Таблицы и запросы;
-
В списке выберите таблицу или запрос для создания диаграммы Далее;
-
Выберите (двойным щелчком) поля с данными, которые необходимо отобразить в диаграмме Далее;
-
Выберите тип диаграммы Далее.
-
Выберите тип отображения данных на диаграмме;
-
Щелкните в Поля Форма и выберите поле из появившегося списка;
-
Щелкните в Поля Диаграммы и выберите поле из появившегося списка Далее.
-
Задать название диаграммы Готово.
Если требуется связать данные, отображаемые на диаграмме, с полями формы или отчета, на основе которых создается диаграмма, выполните следующие действия. Если не требуется связывать диаграмму с полями формы или отчета, то сразу Далее.