- •1 Дайте определение понятия «документ». Охарактеризуйте функции документов
- •2 Охарактеризуйте документы по классификационным признакам
- •3 Дайте определение понятия «усорд». Охарактеризуйте состав усорд
- •4 Дайте определение понятия «реквизит документа». Охарактеризуйте виды реквизитов. Приведите примеры оформления реквизитов
- •6 Дайте определение понятия «служебное письмо». Назовите виды писем, охарактеризуйте особенности составления и оформления видов служебных писем
- •7 Дайте определение понятия «справка». Охарактеризуйте особенности составления и оформления справок личного и служебного характера
- •8 Дайте определение понятия «докладная записка». Раскройте особенности составления и оформления внутренних и внешних докладных записок
- •9 Дайте определение понятия «акт». Охарактеризуйте формуляр акта и особенности составления и оформления акта
- •10 Дайте определение понятия «протокол». Назовите виды протоколов. Раскройте особенности составления и оформления протоколов
- •Классификация протоколов
- •11 Охарактеризуйте особенности составления и оформления распорядительных документов издаваемых на основе единоначалия
- •12 Охарактеризуйте особенности составления и оформления распорядительных документов издаваемых на основе коллегиальности
- •13 Раскройте состав группы организационных документов. Охарактеризуйте формуляр и особенности составления и оформления организационных документов
- •15 Дайте определение понятий «выписка», «отпуск». Охарактеризуйте порядок их составления и заверения
- •16 Охарактеризуйте функции сдоу: контрольные, организационные, методические
- •17 Дайте определение понятия «документооборот». Охарактеризуйте принципы документооборота
- •18 Раскройте порядок первичной обработки входящей корреспонденции
- •Технологическая схема приема и первичной обработки поступающей корреспонденции
- •19 Дайте определение понятия «регистрация». Охарактеризуйте системы и формы регистрации, их достоинства и недостатки
- •Примерная форма журнала регистрации входящих документов
- •20 Дайте определение понятия «регистрация». Раскройте цели и принципы регистрации. Охарактеризуйте особенности регистрации входящих и исходящих документов
- •0 Индекс структурного подразделения Номер дела по нд Порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации 3-18/248
- •21 Дайте определение понятия «регистрация». Раскройте цели и принципы регистрации. Охарактеризуйте особенности регистрации внутренних документов
- •22 Назовите виды картотек. Охарактеризуйте принципы построения картотек
- •23 Охарактеризуйте порядок обработки исходящих документов
- •24 Опишите порядок исполнения документов
- •25 Дайте определение понятия «контроль исполнения документов». Назовите подразделения и лица, осуществляющие контроль исполнения. Охарактеризуйте виды контроля
- •26 Опишите технику контрольных операций
- •27 Дайте определение понятия «Номенклатура дел». Охарактеризуйте назначение, виды и принципы построения номенклатуры дел
- •28 Опишите правила составления заголовков дел и их систематизации внутри разделов номенклатуры дел
- •29 Опишите порядок составления, согласования и оформления номенклатуры дел структурного подразделения
- •30 Опишите порядок составления, согласования, оформления и утверждения номенклатуры дел организации
- •31 Дайте определение понятия «формирование дел». Охарактеризуйте особенности формирования отдельных категорий документов в дела
- •32 Дайте определение понятия «оформление дел». Охарактеризуйте полное и частичное оформление дел. Назовите категории документов, подлежащие полному и частичному оформлению
- •33 Дайте определение понятия «опись дел». Назовите виды описей. Опишите порядок составления, оформления, согласования и утверждения описи дел структурного подразделения.
- •34 Дайте определение понятия «экспертиза ценности документов». Охарактеризуйте ее назначение. Опишите критерии, принципы и порядок проведения экспертизы ценности документов
- •Практическая часть
- •1 Составьте и оформите письмо-запрос
- •2 Составьте и оформите письмо-ответ
- •3 Составьте и оформите письмо-напоминание
- •4 Составьте и оформите гарантийное письмо
- •5 Составьте и оформите письмо-извещение
- •6 Составьте и оформите письмо-приглашение
- •7 Составьте и оформите распоряжение
- •8 Составьте и оформите инициативный приказ по основной деятельности
- •9 Составьте и оформите приказ по основной деятельности во исполнение
- •10 Составьте и оформите справку личного характера
- •11 Составьте и оформите справку служебного характера
- •12 Составьте и оформите внутреннюю докладную записку
- •13 Составьте и оформите сопроводительное письмо
- •14 Составьте и оформите указание
- •15 Составьте и оформите акт
- •16 Составьте и оформите протокол краткой формы
- •17 Составьте и оформите протокол сокращенной формы
- •18 Составьте и оформите протокол полной формы
- •19 Составьте и оформите выписку из приказа по основной деятельности
- •20 Составьте и оформите совместный распорядительный документ
27 Дайте определение понятия «Номенклатура дел». Охарактеризуйте назначение, виды и принципы построения номенклатуры дел
Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов, и следовательно, содержащейся в них информации - одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ. Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Дело – совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
НД – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых организации в делопроизводственном году , с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке. НД предназначена для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел временного (до 10 лет включительно) в архиве организации (ведомственном архиве), индексации дел и определения срока их хранения.
Одной из функций НД является функция указателя основных направлений деятельности учреждения. НД является также схемой построения справочной картотеки на неисполненные документы в делопроизводстве и в архиве учреждения. НД составляется и для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От качества НД зависит оперативность работы с документами.
Виды НД. Согласно «Правилам работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений , организаций и предприятий республики Беларусь» различают три вида НД:
-
Типовые;
-
Примерные;
-
Индивидуальные (конкретные).
Типовые и примерные НД составляются для определенной категории организаций, отличающихся однородным характером деятельности и составом документов. К ним относятся, в частности, областные Советы депутатов и их исполкомы, средние школы и т.д. Типовая НД устанавливает единую индексацию, типовой состав и унифицированные заголовки дел для однородных по характеру деятельности и структуре организаций всей отрасли (системы, объединения). Она является нормативным документом и носит обязательный характер. Данная НД может быть применена в этих организациях без внесения в нее каких-либо изменений и дополнений в тексте. Конкретизируются только названия организации и структурных подразделений. Примерная НД устанавливает примерный состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. При применении данной НД можно исключить дела, которые не образуются в деятельности конкретной организации, добавлять новые. Нельзя изменять сроки хранения, структуру построения НД. Типовые и примерные НД составляются службами ДОУ министерств, Госкомитетов и др. центральных органов управления, подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций и утверждается руководством отрасли (системы, объединения) после согласования с ЦЭК организации и Департаментом по архивам и делпроизводству. Конкретная НД составляется (уточняется ежегодно) в каждой организации и включает систематизированные заголовки всех дел, которые будут заведены или продолжены делопроизводством в данной организации в текущем календарном году. Данный вид НД составляется на основе типовых и примерных НД.
Принципы построения НД. НД строится по структурному или структурно-функциональному принципу. НД может строиться и по функциональному принципу. Такой принцип построения НД используется, как правило, в учреждениях, где нет четкой структуры, а также в бесструктурных учреждениях.
Пример схемы НД, построенной по структурному принципу:
-
канцелярия;
-
отдел экономического прогнозирования;
-
производственно-технологический отдел;
-
отдел техники безопасности;
-
финансовый отдел;
-
бухгалтерия;
-
отдел труда и заработной платы;
-
отдел кадров;
-
токарный цех;
-
слесарный цех;
-
сборочный цех;
-
... ....
15. профсоюзный комитет
В основе данного принципа построения НД лежит структура организации. Отсюда и его название. В НД, построенной по структурному принципу, ее разделы соответствуют отделам (структурным подразделениям) организации. Пример схемы НД, построенной по функциональному принципу:
-
руководство;
-
планирование;
-
организация производственной деятельности;
-
финансирование;
-
учет и отчетность;
-
кадры.
В основе данного принципа построения лежат функции, выполняемы данным учреждением или организацией. Они и являются разделами НД. Однако существуют НД, построенные по смешанному принципу, т.е. структурно-функциональному. Например:
-
руководство;
-
планирование;
-
организация производственной деятельности;
-
бухгалтерия;
-
отдел кадров;
-
профсоюзный комитет.
Разделами данной НД являются как функции, выполняемые учреждением в своей деятельности, так и структурные подразделения.