- •1 Дайте определение понятия «документ». Охарактеризуйте функции документов
- •2 Охарактеризуйте документы по классификационным признакам
- •3 Дайте определение понятия «усорд». Охарактеризуйте состав усорд
- •4 Дайте определение понятия «реквизит документа». Охарактеризуйте виды реквизитов. Приведите примеры оформления реквизитов
- •6 Дайте определение понятия «служебное письмо». Назовите виды писем, охарактеризуйте особенности составления и оформления видов служебных писем
- •7 Дайте определение понятия «справка». Охарактеризуйте особенности составления и оформления справок личного и служебного характера
- •8 Дайте определение понятия «докладная записка». Раскройте особенности составления и оформления внутренних и внешних докладных записок
- •9 Дайте определение понятия «акт». Охарактеризуйте формуляр акта и особенности составления и оформления акта
- •10 Дайте определение понятия «протокол». Назовите виды протоколов. Раскройте особенности составления и оформления протоколов
- •Классификация протоколов
- •11 Охарактеризуйте особенности составления и оформления распорядительных документов издаваемых на основе единоначалия
- •12 Охарактеризуйте особенности составления и оформления распорядительных документов издаваемых на основе коллегиальности
- •13 Раскройте состав группы организационных документов. Охарактеризуйте формуляр и особенности составления и оформления организационных документов
- •15 Дайте определение понятий «выписка», «отпуск». Охарактеризуйте порядок их составления и заверения
- •16 Охарактеризуйте функции сдоу: контрольные, организационные, методические
- •17 Дайте определение понятия «документооборот». Охарактеризуйте принципы документооборота
- •18 Раскройте порядок первичной обработки входящей корреспонденции
- •Технологическая схема приема и первичной обработки поступающей корреспонденции
- •19 Дайте определение понятия «регистрация». Охарактеризуйте системы и формы регистрации, их достоинства и недостатки
- •Примерная форма журнала регистрации входящих документов
- •20 Дайте определение понятия «регистрация». Раскройте цели и принципы регистрации. Охарактеризуйте особенности регистрации входящих и исходящих документов
- •0 Индекс структурного подразделения Номер дела по нд Порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации 3-18/248
- •21 Дайте определение понятия «регистрация». Раскройте цели и принципы регистрации. Охарактеризуйте особенности регистрации внутренних документов
- •22 Назовите виды картотек. Охарактеризуйте принципы построения картотек
- •23 Охарактеризуйте порядок обработки исходящих документов
- •24 Опишите порядок исполнения документов
- •25 Дайте определение понятия «контроль исполнения документов». Назовите подразделения и лица, осуществляющие контроль исполнения. Охарактеризуйте виды контроля
- •26 Опишите технику контрольных операций
- •27 Дайте определение понятия «Номенклатура дел». Охарактеризуйте назначение, виды и принципы построения номенклатуры дел
- •28 Опишите правила составления заголовков дел и их систематизации внутри разделов номенклатуры дел
- •29 Опишите порядок составления, согласования и оформления номенклатуры дел структурного подразделения
- •30 Опишите порядок составления, согласования, оформления и утверждения номенклатуры дел организации
- •31 Дайте определение понятия «формирование дел». Охарактеризуйте особенности формирования отдельных категорий документов в дела
- •32 Дайте определение понятия «оформление дел». Охарактеризуйте полное и частичное оформление дел. Назовите категории документов, подлежащие полному и частичному оформлению
- •33 Дайте определение понятия «опись дел». Назовите виды описей. Опишите порядок составления, оформления, согласования и утверждения описи дел структурного подразделения.
- •34 Дайте определение понятия «экспертиза ценности документов». Охарактеризуйте ее назначение. Опишите критерии, принципы и порядок проведения экспертизы ценности документов
- •Практическая часть
- •1 Составьте и оформите письмо-запрос
- •2 Составьте и оформите письмо-ответ
- •3 Составьте и оформите письмо-напоминание
- •4 Составьте и оформите гарантийное письмо
- •5 Составьте и оформите письмо-извещение
- •6 Составьте и оформите письмо-приглашение
- •7 Составьте и оформите распоряжение
- •8 Составьте и оформите инициативный приказ по основной деятельности
- •9 Составьте и оформите приказ по основной деятельности во исполнение
- •10 Составьте и оформите справку личного характера
- •11 Составьте и оформите справку служебного характера
- •12 Составьте и оформите внутреннюю докладную записку
- •13 Составьте и оформите сопроводительное письмо
- •14 Составьте и оформите указание
- •15 Составьте и оформите акт
- •16 Составьте и оформите протокол краткой формы
- •17 Составьте и оформите протокол сокращенной формы
- •18 Составьте и оформите протокол полной формы
- •19 Составьте и оформите выписку из приказа по основной деятельности
- •20 Составьте и оформите совместный распорядительный документ
18 Раскройте порядок первичной обработки входящей корреспонденции
1. В организациях прием и первоначальную обработку поступающих документов могут осуществлять:
Специальное подразделение СДОУ – экспедиция (при значительном объеме документооборота);
Работник СДОУ , например инспектор по приему и отправке документов (если в структуре СДОУ нет экспедиции);
Секретарь руководителя (в небольших организациях, фирмах).
Централизация приема и обработки всех поступающих документов в одном месте, вне зависимости от того, каким путем документ поступил в организацию (почтой, курьером, факсом, от сотрудников организации, которые были на совещаниях, в командировках), - непременное условие рациональной организации документооборота. Централизация обработки документов в экспедиции позволяет:
организовать работу с применением различных средств оргтехники;
обеспечить своевременную, в день поступления, обработку поступающих документов и передачу их в соответствии с маршрутными схемами прохождения;
проводить ежедневный учет количества обрабатываемых документов.
Работники экспедиции привозят корреспонденцию из почтового отделения до начала рабочего дня. Обработка поступившей корреспонденции должна быть завершена в первой половине дня, поскольку во второй половине дня начинается обработка отправляемых документов, которые должны быть доставлены в почтовое отделение для отправки адресату. Для эффективной работы в экспедиции должен быть разработан четкий план работы с указанием времени выполнения и работников, ответственных за ту или иную работу. Поскольку работа экспедиции является работой технического характера, то ее можно механизировать и автоматизировать. При обработке поступающей корреспонденции выполняются операции:
-
Проверка правильности доставки корреспонденции и целостности упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается по назначению или отправителю. При обнаружении повреждения упаковки составляется акт об обнаруженных повреждениях.
-
Сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. В случае наличия на конверте или бандероли отметки «лично», адресования корреспонденции общественным организациям, наличия в поступлении документов на машинных носителях корреспонденция не вскрывается. На конверте проставляется отметка о получении, затем она передается на сортировку.
Остальная корреспонденция (даже если в ее адресате могут быть указаны конкретные сотрудники с указанием их должностей) вскрывается. Если объем документооборота большой, то используются конвертовскрывающие машины.
-
Определение необходимости сохранения упаковки. Это происходит в случаях:
-
Если получена доплатная корреспонденция;
-
Если на документах нет обратного адреса;
-
Если на документах не проставлена дата и ее можно установить только по почтовому штемпелю;
-
Если дата документов значительно отличается от дат получения или отправки на почовых штемпелях;
-
Если только по дате почтового штемпеля можно определить, соблюдены ли сроки отправки документов.
-
Проверка целостности и правильности вложения каждой упаковки. После вскрытия уделяется особое внимание корреспонденции, где было обнаружено повреждение упаковки. На данном этапе проверяется комплексность вложения, т.е. наличие всех экземпляров, кол-во страниц, налачие приложений, проверяется дата документа, ее соответствие текущей дате. Провераяется также правильность адресования вложенных документов. Ошибочно вложенные документы передаются по назначению или возвращаются адресату. При всех обнаруженных недостатках составляется акт с их перечислением, которые подшивается (скрепляется) с документом. Никакие обнаруженные недостаки не должны замедлять ход движения документа, а экспедиция не должна принимать самостоятельного решения о том, что делать с таким документом. Такие документы передаются для утверждения акта об обнаруженных недостатках на рассмотрение и принятия решения руководству СДОУ.
После вышеперечисленных операций производится фиксация факта получения корреспонденции. Она производится путем проставления на документе «Отметки о поступлении». Реквизит «Отметка о поступлении» оформляется в виде штампа, размеры которого 16мм x 42 мм. «Отметка о поступлении» содержит следующую информацию: Полное (сокращенное) наименование организации-получателя, дата регистрации и индекс документа. Проставляется регистрационный штамп на нижнем поле в правом углу первого листа документа. На невскрываемой корреспонденции штамп проставляется на самом конверте. Порядковый номер на штампе может использоваться одновременно и для количественного учета документов и как составная часть индекса документа (остальные части добавляются после исполнения документа). Следует отметить, что проставление данного штампа не означает регистрацию полученных документов. Эти данные необходимы для учета документооборота и фиксации факта получения.
После фиксации факта получения документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Различаются документы, регистрируемые СДОУ и другими подразделениями организации. В каждом учреждении целесообразно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации СДОУ. Помимо таких документов, как поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, информация для сведения, в перечень включаются все документы, отмечаемые в специальных учетных формах отраслевых и функциональных СП. Так, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, печатные издания – в библиотеке, наряды, заявки, разнарядки – технических отделах или службах материально-технического обеспечения. При составлении перечня нерегистрируемых документов используются два метода: выявление документов, не требующих ответа и выявление видов документов, регистрируемых в СП. Т.о. в перечень включаются только те документы, которые нуждаются в учете. По этим документам СДОУ справок не наводит, как правило, это специальная документация. Производится сортировка документов и невскрываемой корреспонденции по адресатам – структурным подразделениям организации. Для этого используют различного рода стеллажи, сортировальные устройства, где каждая ячейка имеет наименование конкретного СП. Документы, присланные из разных организаций в адрес какого-либо СП, концентрируются в его ячейке. Если в адресате документа нет указания структурного подразделения, а есть только наименование организации, это означает, что он будет передан в СДОУ, как и документы, адресованные руководителю или его заместителям. На завершающем этапе организуется доставка документов адресатам. Это осуществляется либо курьером, либо представители СП в определенное время (как правило, во второй половине дня) сами получают поступившие документы в экспедиции. Документы передаются под расписку в журнале, где экспедиция заносит данные о количестве передаваемых документов с указанием их собственных регистрационных номеров и авторов.