22 Назовите виды картотек. Охарактеризуйте принципы построения картотек

На каждый документ составляют не менее чем 2 экз. карточки. Одна из них помещается в справочную картотеку в СДОУ, а другая вместе с документом передается в СП.

Если документ подлежит специальному контролю исполнения, то 2-й (или 3-й) экз. карточки помещается в контрольную картотеку. Вместе с тем в организациях могут создаваться и другие картотеки, требующие дополнительных экз. карточек.

В организациях с небольшим объемом документооборота и централизованной системой регистрации, регистрационные карточки могут составляться в 1 экз. и храниться в СДОУ для учетных и справочных целей.

Регистрационные карточки служат основой для создания учетно-информационного аппарата организации. Это достигается путем группировки карточек в картотеки по определенным признакам. Карточка помещается в картотеку после того, как документ будет зарегистрирован, и на нее будут нанесены необходимые сведения.

Каждое учреждение с карточной системой регистрации документов имеет справочную картотеку, которая делится на две части: исполненные и неисполненные документы.

Первая часть картотеки (на неисполненные документы) служит для поиска документа в процессе его исполнения по корреспондентам (наиболее эффективный вариант), по исполнителям.

Разделами первой части картотеки являются названия корреспондентов или СП (исполнителей).

Вторая часть картотеки строится с учетом использования ее для поиска исполненных документов по определенному вопросу.

Разделы второй части картотеки соответствуют разделам и индексам сводной НД организации.

Карточки из разделов первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками об исполнении перемещаются в соответствующий раздел второй части картотеки.

По принципу построения картотеки могут быть следующими:

• Регистрационная (валовая), карточки в которой располагаются в порядке возрастания регистрационных номеров документов. На разделителях рубрик могут быть указаны названия месяцев. Такая картотека целесообразна для постановлений, распоряжений, приказов;

• Вопросная картотека, которая составляется на такие документы, как распоряжения, приказы, переписка с вышестоящими органами, т.е. на документы пост. хранения;

• Корреспондентская картотека, в которой на разделителях рубрик пишут названия корреспондентов или их индексы. Рубрика каждого корреспондента в свою очередь может делиться на исполненные и неисполненные документы;

• Картотека, построенная по НД, имеет названиями рубрик названия дел по НД или их индексы. Она составляется только на исполненные документы.

В учреждениях с большим объемом распорядительных документов могут быть кодификационные картотеки, в которых документы систематизируются по ряду признаков: действующие, отмененные распорядительные документы; исполненные и находящиеся на исполнении.

Регистрационные картотеки используются и при регистрации исходящих документов. В картотеке на исходящие документы карточки располагаются в соответствии с валовой нумерацией, а рубриками могут быть названия СП организации.

Перечень картотек велик, и каждая организация вправе создавать любые картотеки, исходя из принципа целесообразности.

СДОУ организации должна быть готовой оперативно ответить на любой вопрос об информации, содержащейся в документах, о том, что происходит (произошло) с документом в организации.

Для того, чтобы обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам, в организациях создаются различного рода ИПС. Основой для построения любой ИПС является проведение учета и регистрации документов. ИП работа организуется, как правило, в той же форме, что и регистрация. Если регистрация документов проводилась с помощью РКК и регистрационной картотеки, то и ИП работа организуется с помощью справочных картотек.

Кол-во справочных картотек, признаки, используемые при их формировании, зависят от многих факторов: объема документооборота, тематики деятельности организации и соответственно характера поступающих справок, наличия сети подведомственных организаций или постоянных корреспондентов, принятой системы делопроизводства. Чаще всего в организациях применяются справочные картотеки, построенные по следующим признакам:

• По корреспондентскому – рубриками являеются названия пост. корреспондентов;

• По географическому – рубриками являются названия области, города, место рождения;

• По предметно-вопросному (тематическому, производственно-отраслевому) – рубриками являются названия управленческих функций и участков (вопросов) деятельности данной организации;

• Структурному – рубриками служат названия СП организации;

• По номинальному – рубриками являются наименования видов документов;

• По алфавитному – рубриками являются буквы русского алфавита.

Корреспондентский и географический признаки построения справочной картотеки используются в том случае, если у организации есть большая подведомственная сеть подчиненных ей организаций или она ведет переписку со значительным числом пост. корреспондентов.

Предметно-вопросный признак (тематический, отраслевой) используется в построении кодификационных тематических картотек (БД по нормативным актам). На каждый отдельный вопрос, содержащийся в тексте нормативного акта, составляется тематическая карточка, поэтому на один нормативный акт может составляться несколько тематических карточек. Форма этой карточки отличается, как правило, от той, которая используется при обычной регистрации. Карточки систематизируются в соответствии с рубриками классификатора вопросов деятельности организации. Тематическая кодификационная картотека ведется не в СДОУ, а в юридической службе организации. Она ведется постоянно, и все изменения, внесенные в нормативный акт по данному вопросу, вносятся в БД (фиксируются на оборотной стороне карточки). Старые записи не уничтожаются. Карточки находятся в кодификационной картотеке до тех пор, пока нормативный акт не будет заменен новым.

Структурный признак построения справочной картотеки применяется тогда, когда отсутствует (или не разработана) тематическая картотека. В какой-то мере справочная картотека, построенная по структурному признаку, дублирует тематическую картотеку, только без той степени детализации, которая присуща тематической картотеке.

Номинальный признак построения справочной картотеки используется для создания информационно-справочного массива по документам, регистрация которых проводилась в пределах одного вида. Как правило, это внутренние документы самой организации и распорядительный документы других организаций.

Алфавитный признак построения справочной картотеки широко используется при организации делопроизводства по обращениям граждан. Буква русского алфавита, являясь рубрикой такой картотеки, представляет собой первую букву фамилии автора жалобы (заявления, предложения).

10. Справочные картотеки могут делиться на две идентичные части. Рубрики будут одинаковы и в первой, и во второй части, но в первую часть будут устанавливаться РКК на неисполненные документы, а во вторую часть – РКК на исполненные документы, которые после исполнения документа изымают из первой части и переставляют во вторую часть. Это ускоряет выдачу справки по документам. Внутри каждой рубрики РКК устанавливаются, как правило, по хронологии. При чем для удобства в работе применяется обратный хронологический порядок, т.е. при открытии рубрики первой всегда будет стоять РКК на последний поступивший документ.

Число справочных картотек, их размещение в СДОУ и СП зависят от применяемой в организации системы делопроизводства, характера справок и других факторов. Однако технология работы с картотеками по традиционной системе в ручном режиме всегда стандартна.

После заполнения РКК (в 5 экз.) они распределяются следующим образом:

1-й и 2-й экз. РКК вместе с документом отправляются исполнителю;

1-й экз. с распиской исполнителя о получении возвращается в подразделение по учету и регистрации СДОУ и устанавливается в регистрационную картотеку, рубриками которой являются названия месяцев года. Внутри РКК помещаются по датам поступления и порядковым номерам. Эта картотека иногда называется хронологической, является основой (страховой) и все отметки о движении документа вносятся в этот экз. РКК;

2-й экз. РКК остается в СП и устанавливается в картотеку СП организации;

3-й экз. передается в контрольную службу (если документ подлежит контролю за исполнением) и устанавливается там в контрольно-сроковую картотеку по сроку исполнения;

4-й и 5-й экз. РКК устанавливаются в справочных картотеках подразделения СДОУ по учету и регистрации, которые построены по выбранным признакам.

Все карточки хранятся по месту их формирования после окончания делопроиозводственного года еще 1-2 года.

Карточная система регистрации документов дает возможность организовывать рациональную систему поиска документов путем создания различного рода картотек, позволяет организовывать контроль исполнения без дополнительных записей, используя лишний экз. РКК.