- •Тема 1. Державний стандарт на оформлення та складання текстів. Призначення та класифікація документів, групи документів. Професійна медична документація
- •1.2. Функції документа
- •1.3 Призначення і критерії класифікації документів. Групи документів.
- •2. Поняття про реквізити. Формуляр документів. Бланк.
- •2.3. Текст як реквізит документа
- •2.4. Рубрикація тексту
- •2.5. Оформлення титульної сторінки
- •2.6. Прийоми виділення окремих частин тексту
- •Загальні правила бібліографічного опису Частини, елементи й ділянки опису
- •2.7. Оформлення приміток, додатків і підстав до тексту
- •Правила оформлення приміток
- •3. Покликання до тексту та правила їх оформлення.
- •3.1. Покликання до тексту та правила їх оформлення.
- •3.2. Правила оформлення бібліографії.
- •3.3. Способи розташування бібліографічних відомостей
- •3.4. Правила складання бібліографічного опису
- •3.5. Написання цифр та символів у ділових паперах
- •4. Вимоги до мови ділових паперів
1.3 Призначення і критерії класифікації документів. Групи документів.
Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації.
Система документації – це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укладання).
Офіційні (службові) документи залежно від сфери їх застосування та функціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі й ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок управління об'єктів як у межах усієї держави, так і в окремій організації.
Основними комплексами всієї документації є:
-
організаційно-правова документація;
-
планова документація;
-
інформаційно-довідкова й довідково-аналітична документація;
-
звітна документація;
-
документація щодо особового складу (кадрова);
-
фінансова документація (бухгалтерський облік та звітність);
-
документація з матеріально-технічного забезпечення;
-
договірна документація;
-
документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів.
Окрім зазначених, є ще спеціалізована (відомча) документація, яка відображає діяльність конкретного закладу (медична, військова, театральна та ін.).
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами (табл. 1).
|
№ пор. |
Ознаки класифікації |
Групи документів |
|
|
1. |
За найменуванням |
Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та ін. |
|
|
2. |
За походженням |
Службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності. |
|
|
3. |
За місцем виникнення |
Внутрішні, зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями. |
|
|
|
4. |
За призначенням |
Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі. |
|
|
5. |
За напрямом |
Вхідні, вихідні. |
|
|
6. |
За формою |
Стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій. їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви). |
|
|
7. |
За терміном виконання |
Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові. Звичайні безстрокові – це такі, що виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення "дуже терміново". |
|
|
8. |
За ступенем гласності |
Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні. |
|
|
9. |
За стадіями створення |
Оригінали, копії. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка вгорі праворуч "копія". Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг. Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу. В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні. |
|
|
10. |
За складністю (кількістю відображених питань) |
Прості, складні. Прості – відображають одне питання, складні – декілька. |
|
|
11. |
За терміном зберігання |
Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання. |
|
|
12. |
За технікою відтворення |
Рукописні, відтворені механічним способом. |
|
|
13. |
За носієм інформації |
На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті. |