Тема 1. Державний стандарт на оформлення та складання текстів. Призначення та класифікація документів, групи документів. Професійна медична документація

Офіційно-діловий стиль — це мова ділових паперів: розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, указів, актів, законів, наказів, анкет, розписок та ін. основна функція офоційно-ділового стилю—інформативна (повідомлення). Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. більшість жанрів ділового мовлення відображає соціальне спілкування. Власне, функція офіційно-ділового стилю полягає в тому, що він надає висловлюванню характер документа, а відображеним в ньому різним сторонам людських стосунків — офіційно-ділового забарвлення.

1.1. Документ – основний вид офіційно-ділового стилю. Основною одини­цею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття "доку­мент" багатозначне і залежить від того, у якій галузі й для чого він використовується.

З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопе­дичний словник¹ трактує документ як:

1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);

3) достовірне історичне письмове джерело;

4) матеріальний об'єкт, у якому міститься певна інфор­мація (наприклад, перфораційна картка).

Автори "Універсального довідника-практикума з ділових паперів"² тлума­чать документ як засіб фіксації певним чи­ном на спеціальному матеріалі інфор­мації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандар­том чи формою.

Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, мето­ди і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку й використання їх, називається документалістикою.

Під діловодством (справочинством) розуміють діяльність, яка охоплює пи­тан­ня документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також вико­ристовуються як джерела та носії інформації. А в управлін­ській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання й обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інстру­ктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказі­вок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і видан­ням вказівок тощо.

Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

1.2. Функції документа

У соціальному плані будь-який офіційний документ по-іфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські по­треби.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна – будь-який документ створюється для збе­реження інфор­мації, оскільки необхідність її зафіксувати — причина укладання документа.

Соціальна – документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною по­требою.

Комунікативна – документ виступає як засіб зв'язку між окремими елемен­тами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна – документ є засобом закріплення та переда­вання культурних традицій, що найкраще простежується на ве­ликих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й куль­турного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція прита­ман­на низці управлінських документів (плано­вим, звітним, організаційно-розпо­рядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова – документ є засобом закріплення і змін право­вих норм та право­відносин у суспільстві; ця функція є визна­чальною в законодавчих та правових нормативних актах, що ство­рюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична – коли документ є джерелом історичних відо­мостей про роз­виток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.