19

ТЕМА 5

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

1. Организация документооборота

2. Прием и обработка поступающих документов

3. Передача документов и работа исполнителей с документами

4. Отправка исходящих документов

5. Регистрация документов

6. Контроль исполнения документа

7. Номенклатура дел

8. Формирование дел

9. Экспертиза ценности документов

10. Передача дел на архивное хранение

1 Организация документооборота

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации.

Документооборот делится на несколько частей – потоков:

Различают документопоток:

• Входящий (указы, законы, инструкции вышестоящих организаций, письма и т.д.);

• Исходящий (ответы на письма, договоры, отчеты и т.д., распорядительные документы нижестоящим подведомственным организациям);

• Внутренний (распорядительные документы, используемые внутри аппарата управления – приказы, указания, распоряжения, решения).

Движение входящих документов:

1 Первичная обработка

2 Предварительное рассмотрение

3 Регистрация

4 Рассмотрение руководством

5 Передача на исполнение

6 Контроль за исполнением

7 Списание исполненного документа в дело.

Движение исходящих документов:

1 Подготовка проекта текста

2 Согласование с заинтересованными должностными лицами

3 Доработка текста документа по замечаниям должностных лиц, с которыми согласуется документ

4 Распечатка окончательного варианта

5 Подписание документа руководителем.

6 Регистрация

7 Отправка адресату.

Движение внутренних документов

1 Создание документа

2 Регистрация

3Создают копий документа в нужном количестве

4 Документ заверяется и передается на исполнение, оригинал подшивается в дело.

5 Документы передаются исполнителям под расписку.

Подсчет объема документооборота производится по регистрационным формам в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы и т.д.). Объем документооборота выражается дробью в числителе – количество подлинников, в знаменателе – количество копий. Служба делопроизводства ежегодно (ежеквартально) составляет справки об объеме документооборота.

Справка Об объеме документооборота За сентябрь 20003 г. Документы Количество документов Всего Подлинники Копии Поступающие Отправляемые Внутренние ИТОГО Начальник службы делопроизводства И.О. Фамилия

Объем документооборота = Подлинники/ Копии

2 Прием и Обработка поступающих документов

Доставка документов осуществляется почтой, телеграфом, курьерами, через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Во всех случаях необходима первичная обработка документов и учет.

Поступившие документы принимает и обрабатывает служба экспедиции или должностное лицо: секретарь, работник службы документационного обеспечения. Учет телеграмм, телексов производится в службах связи, которые затем передают документацию в службу делопроизводства.

Правила первичной обработки поступивших документов:

1 Обработка поступающих документов проводится в день их поступления.

2. Проверяется правильность доставки (ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату).

3. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, комплектность присланных документов (при обнаружении повреждений упаковки, отсутствия документов об этом сообщают отправителю).

4. Конверты уничтожаются, кроме следующих случаев:

Конверты, подкалывают к документу если:

• На документе отсутствует обратный адрес.

• Когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа.

• Если полученный документ носит личный характер, а на конверте нет надписи «Лично».

• Письма с обращениями граждан.

2. Документы с пометкой «лично» и на машинных носителях не вскрываются, а передаются адресату.

3. На всех документах проставляется отметка о поступлении документа (реквизит 29): от руки или штамп – порядковый номер документа, дата поступления.

4. Документы сортируют по структурным подразделениям и раскладывают по ячейкам сортировочного шкафа (папкам). Рассортированные документы забирают секретари структурных подразделений.

В небольших организациях документы сортируются по исполнителям.

3 Передача документов и работа исполнителей с документами

Документы передаются из службы экспедиции – в канцелярию – в структурные подразделения через секретарей с соответствующими отметками в регистрационных формах.

В крупных учреждениях, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь.

Входящие документы можно разделить на ряд самостоятельных документопотоков: руководителю организации, руководителям структурных подразделений, исполнителям.

Если регистрация документов централизована и однократна, то документ попадает к исполнителю быстрее. Если регистрация осуществляется в канцелярии, затем повторно в структурных подразделениях, то время движения документа увеличивается.

Для ускорения движения документа осуществляют предварительное рассмотрение и распределение документов, которое выполняет секретарь-референт, либо помощник руководителя, либо работник службы делопроизводства.

Предварительное рассмотрение проводится после первичной обработки документов и их регистрации и значительно ускоряет движение документов, так как значительная их часть передается в структурные подразделения, минуя этап рассмотрения руководителем.

Предварительное рассмотрение и распределение документов это:

• отбор документов для обязательного рассмотрения руководителем;

• направление документов, не требующих резолюции руководителя, в структурные подразделения исполнителям.

Движение документов задается резолюцией руководителя (17 реквизит). В резолюции указывается исполнители, сроки исполнения.

Исполнение документа предусматривает следующее:

Исполнитель знакомится с документами в день их получения.

При решении вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме делают отметку об исполнении (Вопрос решен по телефону 142-345 с начальником отдела № 4 Ивановым А.П. – дата – личная подпись).

Документы, требующие письменного ответа – исходящие :

1 Сбор и обработка информации

2 Подготовка проекта документа

3 Согласование, визирование

4 Перепечатка, подписание

5 Регистрация и отправка.

Исполнение документа предусматривает следующее:

4 Регистрация, снятие с контроля и подготовка к отправке.

- Проект документа согласовывается и визируется.

-Документ перепечатывается с учетом сделанных замечаний и передается на подпись руководителю.

- Документ регистрируют, снимают с контроля, передают для отправки в службу делопроизводства. На документ, рассылаемый более, чем в 4 адреса исполнитель готовит список рассылки документа.

- Поступивший документ и копию отправленного документа подшивают в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении (реквизит 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело).

Внутренние документы проходят те же этапы , что и исходящие.

Документы, не требующие письменного ответа:

Инструкции, решения, приказы, письма вышестоящих организаций поступают для ознакомления. Визы ознакомления с документом проставляют в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах ознакомления.