4 Отправка исходящих документов

Документы, отправляемые организацией, передаются почтой и электрической связью.

При отправке документов почтовой связью они проходят следующие этапы движения:

1 Сортировка

2 Упаковка

3 Оформление почтового отправления и сдача в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляется централизованно экспедицией, канцелярией или секретарем.

Правила отправки исходящих документов:

1. Для отправки принимаются документы полностью оформленные, подписанные, зарегистрированные, с отметкой о категории отправления.

2. Документы должны быть правильно оформлены; иметь указанные в документе приложения; даты подписания, регистрации и отправки. Количество экземпляров документа должно соответствовать количеству адресатов.

3. Неоформленные документы возвращаются на доработку.

4. На заказную корреспонденцию составляют опись рассылки.

5. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного.

6. Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Документ для отправки факсимильной связью передается исполнителем вместе с заявкой, подписанной руководителем структурного подразделения (если централизованная отправка). Документ учитывается в журнале. Подлинник возвращается исполнителям с пометкой о времени отправки.

5 Регистрация документов

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документов путем проставления на нем индекса и записи в регистрационных формах.

Регистрируются все документы, требующие:

• учета

• исполнения

• использования в справочных целях.

Не подлежат регистрации:

• Сообщения о заседаниях, собраниях и повестки дня

• Графики, наряды, заявки

• Учебные планы, программы

• Рекламные извещения, плакаты, программы семинаров

• Прейскуранты, прайс-листы

• Поздравительные письма

• Пригласительные билеты

• Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги)

• Формы статистической отчетности

• Корреспонденция с пометкой «лично»

• Объяснительные записки.

Регистрация может проводится централизованно (в канцелярии), децентрализованно (в структурных подразделениях), в смешанной форме (часть документов регистрируется в канцелярии, часть – в структурных подразделениях)

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно, им присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно.

Формы регистрация документов: журнальная и карточная.

Журнальная форма регистрации документов – книга с разграфленными страницами.

Карточная форма регистрации

Карточка изготавливается из бумаги формата А5(148 х 210) или А6 (105 х 148)

Для регистрации документов можно использовать карточки различного цвета (каждая группа документов имеет свой цвет, цветовую полосу по верхнему полю или по диагонали). Документы разбивают на группы по различным признакам: по наименованию (приказы, акты), по маршруту движения (входящие, исходящие) и т.д.

Это облегчает визуальный поиск различных видов документов. Вверху карточки стоят числа месяца с 1 по 31. Срок исполнения документа обводится кружком.

На один поступивший документ заполняется минимум 2 карточек. Одна карточка помещается в сроковую картотеку, другая – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю. Количество карточек может быть до 5-ти.

При использовании автоматизированной технологии регистрации документов одна из форм (карточная или журнальная) заполняется на компьютере.

Работа с зарегистрированными документами предполагает внесение дополнительных сведений, отражающих ход исполнения документа, внесение изменений в прежние записи и отметки.

Подписанные руководителем документы должны отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания.