- •2 Прием и Обработка поступающих документов
- •3 Передача документов и работа исполнителей с документами
- •4 Отправка исходящих документов
- •5 Регистрация документов
- •Гсдоу установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
- •Форма журнала регистрации исходящих документов
- •Форма журнала регистрации внутренних документов
- •Пример регистрационно-контрольной карточки (Лицевая сторона)
- •Контроль исполнения документов
- •Этапы контроля
- •4. Если документ требовал ответа, то он считается исполненным после отправки ответа по назначению.
- •7 Номенклатура дел
- •8 Формирование дел
- •9 Экспертиза ценности документов
- •Передача дел на архивное хранение
-
Передача дел на архивное хранение
Прежде чем сдать в архив дела постоянного, долговременного и временного хранения их необходимо оформить.
Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного хранения.
Полное оформление документов предполагает следующее:
-
Документы дела подшивают или переплетают (в 4 прокола)
-
листы нумеруют (кроме листа-заверителя и внутренней описи)
-
составляют лис-заверитель дела (при передаче в архив)
-
составляют внутреннюю опись документов дела (при необходимости).
-
Перегруппировка документов дела с января по декабрь.
Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: дела временного хранения остаются в скоросшивателях, документы перегруппируются, листы нумеруются. Дела по усмотрению руководителя могут сдаваться в архив предприятия.
Внутренняя опись документов составляется на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения.
Внутренняя опись подшивается в начале дела.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 25.12.2002 Документов дела № 12
Итого ______________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи (цифрами и прописью) Должность ( подпись) И.О.Фамилия |
Лист-заверитель составляют на дела, передаваемые в архив. В нем отражаются изменения в составе и состоянии документов (повреждения, замена подлинных документов копиями), а так же особенности нумерации листов (наличие литерных листов).
Лист-заверитель подшивают в конце дела.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 28.12.2002 В дело подшито и пронумеровано ___________________ листов (цифрой и прописью) в том числе: литерные листы 10а, 10б, 12а + листов внутренней описи ___________
Руководитель ДОУ (Секретарь) (подпись) И.О.Фамилия |
После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела, которая содержит следующие сведения: полное наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения дела, дата дела, количество листов в деле, архивный шифр дела.
Передача дел в архив производится по описям.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся группы:
-
дела постоянного хранения;
-
дела долговременного и хранения (свыше 10 лет);
-
дела по личному составу (книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела или личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки).
Дела временного хранения (до 10 лет) в ведомственный архив не передаются и хранятся в службе ДОУ.
На каждую группу дел составляют опись.
Опись составляют на дела одного года.
Дела вносятся в опись по степени важности: устав, протоколы, общего собрания, Совета директоров, приказы по основной деятельности, перспективные и годовые планы, отчеты, контракты.
Ежегодно составляемая опись завершенных дел обеспечивает их учет.
При передаче дел в архив по описям во всех ее экземплярах напротив каждого передаваемого дела проставляется отметка о его наличии.
При составлении описи дел необходимо соблюдать несколько правил:
-
Каждое дело и его части имеют самостоятельные порядковые номера.
-
Систематизация дел в описи соответствует их систематизации в номенклатуре дел.
-
Ведомственным архивом описям дел присваиваются номера: № 5п-98 (5 – номер структурного подразделения, п- постоянное хранение, 98 – дело заведено в 1998 году).
УТВЕРЖДЕНА Протоколом заседания ЭК От _______ № ________
ОПИСЬ № ____ дел постоянного хранения за 2002 год
В опись внесено _______ дел с №----_____ по № _____ в том числе (цифрой и прописью) литерные № __________
Председатель ЭК (подпись) И.О. Фамилия Члены ЭК |
В опись дел временного хранения добавляется графа «Срок хранения дела (тома)»
Опись дел структурного подразделения составляется в трех экземплярах (1 – остается в подразделении, 2 – с делами в ведомственный архив). На дела постоянного хранения, которые передаются в государственный архив опись составляется в 4-х экземплярах.
Дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению.
Уничтожение дел оформляется актом.
УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя (подпись) И.О. Фамилия 28.12.2002
АКТ 28.12.2003 № Выделения документов к уничтожению
На основании перечня, отобраны к уничтожению, как не имеющие практической значимости и научно-исторической ценности, документы:
Итого ___________ дел за _________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел за __________годы утверждены руководителем предприятия (ЭК).
Председатель ЭК (подпись) И.О.Ф. Члены ЭК (подпись) И.О.Ф. |