Понятие документа, документопотока, делопроизводства

Известно, что фиксирует и регламентирует деятельность на предприятии документ. Понятие структуры информационного обмена является основой документопоток. Документопоток лежит в основе делопроизводства. Делопроизводством конкретной организации принято называть деятельность по организации прохождения документов внутри данной организации.

Основными задачами автоматизации документооборота являются следующие:

• интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;

• ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;

• автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами;

• формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);

• планирование и управление ресурсами;

• автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);

• организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;

• обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;

• обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы (Internet, Telex, Fax, почтовые системы);

• формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям.

Существуют различные системы документооборота. При выборе системы необходимо руководствоваться как экономическими, так и техническими критериями. Большое значение имеет преемственность существующих технологий, а также возможность дальнейшего развития и совершенствования системы на основе единой базы. Также существенное значение имеет вопрос менеджмента и администрирования системы.

Вопросы для самопроверки:

1. Из каких этапов состоит технологический процесс обработки данных.

2. Перечислите основные режимы обработки информации.

3. Дайте определение понятиям делопроизводство, документопоток и документ.

4. Что такое электронный офис?

Тема 3. Средства автоматизированных информационных систем предприятия

Вопросы:

1. Понятие автоматизированной информационной системы предприятия.

2. Понятие организационной структуры предприятия: виды и формы структур.

3. Организация информационного обмена на предприятии.

4. Системы класса MRP, ERP.

5. Основные элементы и этапы разработки ИТ - стратегии предприятия.

1. Понятие автоматизированной информационной системы предприятия

Инфopмaциoннaя cиcтeмa (ИС) – этo cpeдa, oбecпeчивaющaя цeлeнaпpaвлeннyю дeятeльнocть пpeдпpиятия. Онa пpeдcтaвляeт coбoй coвoкyпнocть кoмпoнeнтoв (инфopмaция, пpoцeдypы, пepcoнaл, aппapaтнoe и пpoгpaммнoe oбecпeчeниe), oбъeдинeнныx peгyлиpyeмыми взaимooтнoшeниями для фopмиpoвaния opгaнизaции кaк eдинoгo цeлoгo и oбecпeчeния ee цeлeнaпpaвлeннoй дeятeльнocти. Поэтому эффeктивнocть инфopмaциoннoй cиcтeмы мoжeт быть oцeнeнa тoлькo в тepминax ee вклaдa в дocтижeниe opгaнизaциeй ee cтpaтeгичecкиx цeлeй.

Цель инфopмaциoнныx cиcтeм – этo пpoизвoдcтвo нyжнoй для предприятия инфopмaции для oбecпeчeния эффeктивнoгo yпpaвлeния вceми pecypcaми, coздaниe инфopмaциoннoй и тexничecкoй cpeды для ocyщecтвлeния yпpaвлeния opгaнизaциeй.

Задачи инфopмaциoннoй cиcтeмы любoгo нaзнaчeния:

• выявить инфopмaциoнныe пoтpeбнocти;

• ocyщecтвить oтбop иcтoчникoв инфopмaции;

• ocyщecтвить cбop инфopмaции;

• ocyщecтвить ввoд инфopмaции из внeшниx или внyтpeнниx иcтoчникoв;

• выпoлнить дeйcтвия пo oбpaбoткe инфopмaции, oцeнкe ee пoлнoты и знaчимocти и пo пpeдocтaвлeнию ee в yдoбнoм видe; вывecти инфopмaцию для пpeдocтaвлeния пoтpeбитeлям или пepeдaчи в дpyгyю cиcтeмy;

• opгaнизoвaть иcпoльзoвaниe инфopмaции для oцeнки тeндeнций, paзpaбoтки пpoгнoзoв, oцeнки aльтepнaтив peшeний и дeйcтвий, выpaбoтки cтpaтeгии; opгaнизoвaть oбpaтнyю cвязь – пo инфopмaции, пepepaбoтaннoй людьми дaннoй opгaнизaции, ocyщecтвлять кoppeкцию вxoднoй инфopмaции.

С точки зрения организации процесса обработки информации составными элементами автоматизированной информационной системы (АИС) являются:

• функциональное обеспечение;

• математическое обеспечение;

• информационное обеспечение;

• программное обеспечение;

• организационное обеспечение;

• техническое обеспечение.

Функциональное обеспечение – это модели предметной области, отражающие процессы информационного обмена (взаимодействия) структурных элементов объекта управления. Формами представления функционального обеспечения АИС чаще всего являются имитационные модели. При этом основным требованием к имитационной модели является как можно более полное соответствие моделируемых процессов реальным процессам обмена информации. Моделями ФО являются вероятностные, графовые, алгебраические модели для расчета каких-либо параметров или характеристик объекта управления.

Информационное обеспечение представляет собой массивы данных чаще всего организованных в виде таблиц, т.е. базы данных. Модельное представление данных определяется возможностями конкретной СУБД. Помимо БД информационное обеспечение может быть представлено в виде отдельных файлов в ASCII-формате.

Программное обеспечение. К основным элементам ПО относятся операционные системы, утилиты, СУБД, системы программирования, стандартные и специальные ППП. При этом перечисленные элементы ПО решают задачи автоматизации процесса функционирования объекта управления и поддержки принятия решений лицом, принимающим решения. Кроме того, глубина и качество проработки ПО в значительной мере определяют качество АИС. а правильность выбора таких составляющих, как ОС, утилиты, среда программирования определяют возможности системы по ее расширяемости и конкурентоспособности системы.

Организационное обеспечение АИС устанавливает требования к формам взаимодействия системы с окружающей средой, к интерфейсам с пользователями, к порядку использования информационных, программных и технических средств АИС, к защите информации в АИС, а также условия эксплуатации, необходимую квалификацию персонала и меры безопасности.

Техническое обеспечение определяет возможности АИС по взаимодействию с системами старшего звена (например, АСУ-П, АСУ-ТП), а также решает задачи ввода и вывода данных и передачи, обработки и хранения информации. Элементами ТО являются компьютеры (серверы, рабочие станции), печатающие устройства (принтеры, плоттеры), сканирующие устройства, сетевое и коммутационное оборудование. От выбора элементов ТО зависит живучесть АИС, т.е. как долго система будет соответствовать требованиям времени.

Рис. 3.1. Функциональная схема АИС

Процесс функционирования АИС исходя из рассмотренных позиций функционального построения, делится на внутренний, т.е. процесс обработки информации, поступающей в систему, и внешний, т.е. процесс взаимодействия технических средств АИС с техническими средствами систем старшего звена (АСУ-П, АСУ-ТП) и внешней средой. При этом элементы АИС обеспечивающие организацию обработки информации (внутренний процесс) объединяются в функциональную схему (рис. 3.1.).

В базе данных хранится информация нормативно-справочного характера, а также результаты расчетов. Исходные данные обычно хранятся в виде таблиц, а результаты вычислений оформляются в виде отчетов (средствами СУБД) или полнотекстовых документов.

Результаты расчетов, полученные в ходе реализации соответствующих математических моделей, в качестве параметра текущего состояния системы поступают в функциональную часть системы для отображения на устройствах вывода и перевода системы в следующее состояние и в базу данных для формирования отчетов и хранения

Результаты функционирования АИС отображаются на экране монитора или выводятся на печатающее устройства в соответствии с принципами, определенными в организационном обеспечении.

Рассмотренный процесс функционирования АИС не зависит от ее пространственно-топологического размещения. В том случае, когда элементы системы находятся на различных технических средствах, процесс обработки информации рассматривается как распределенный.

Потенциальными объектами для внедрения и использования АИС, являются процессы:

• в промышленных, сельскохозяйственных и других предприятиях и организациях;

• в учреждениях административного управления городов, районов, областей и т.д.;

• в высших учебных заведениях;

• в проектных и научно-исследовательских институтах;

• в банковских и других кредитно-финансовых учреждениях.