2. Управлінський документ: проблема класифікації

Як свідчить практика, переважну і найважливішу частину інформації фіксують. Фіксування інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності у підприємствах, оскільки без цього немає можливості її зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати.

Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи. В історичному аспекті документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім як засіб комунікацій, передавання ділової інформації. Нині документи розглядають як засіб закріплення на різних носіях інформації про явища, події реальної дійсності або розумової діяльності.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.

Управлінський документ — це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, що створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється.

Згідно Закону України про «Загальне діловодство» управлінський документ – службовий документи, спрямований на виконання суб'єктом організації діловодства функцій, що забезпечують його діяльність. До управлінських документів належать організаційно-розпорядчі, первинно-облікові, банківські, фінансові, звітно-статистичні, планові, ресурсні тощо.[9] Натомість Н. Д. Бабич вважає, що управлінський документ містить інформацію, що виникла й використовується в галузі управління. Такий документ – це, насамперед, носій інформації, а водночас і своєрідний “матеріал”, “сировина для обробки”. Це стосується, перш за все, цифрової та облікової документації, обробка якої добре механізується, а також - документів організаційно-розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.[1]

Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками :

Залежно від використаного для фіксації матеріалу: документи, які створені на паперовій основ. Вони поділяються на письмові - рукописні або машинописні документи, а також виготовлені за допомогою розмножувальної техніки або друкарським засобом. У загальному документообігу підприємств торгівлі і громадського харчування вони становлять близько 95 % усіх документів. Другий вид це графічні - креслення, схеми, графіки, рисунки та ін. Їх перевагами їх є доступність для будь-якого фахівця. Третім видом є документи на фото-, кіноплівці, магнітній стрічці.

За походженням їх ділять на два основні види – офіційні та особисті. Перші направляють адресатові від імені підприємства або посадової особи і оформлюють у встановленому порядку. Їх також називають службовими документами. Другий вид – це особисті або іменні документи — їх створює особа поза сферою своєї службової діяльності. Це може бути заява, скарга, лист громадянина керівнику підприємства або депутату та ін..

Схема 1.1. Поділ документів за видами діяльності

За найменуванням виділяють кілька десятків видів і різновидів документів. Вид об'єднує документи з погляду цільової спрямованості і структури, наприклад, наказ, анкета, акт, договір та ін. Різновидами документів є накази по особовому складу і з основної діяльності, акт приймання-передавання і дефектний акт.[11]

Схема 1.2. Розподіл за кількістю відображених питань

За кількістю відображених питань

Прості, які зазвичай містять одне питання

Складні – з кількома питаннями

За місцем складання документи поділяються на такі види як зовнішні на внутрішні. Зовнішні – одержані підприємством, або відправлені ним за його межі. Вони в, свою чергу, діляться на вихідні та вхідні. Перші – відправлені з підприємства, останні ж адресовані підприємству. Вихідними є документи, створені на підприємстві для внутрішнього використання.

Строки виконання є ще однією причиною для поділу. Документи бувають терміновими та нетерміновими. Такий же не багатий поділ притаманний поділу документів за формою. Згідно йому вони бувають індивідуальними, типовими, та трафаретними. Строки зберігання виділяють наступні види документів – для постійного, довгострокового та тимчасового зберігання.

За стадією утворення вони поділяються на оригінали документів, чернетки та копію. Оригінал – перший або єдиний примірник офіційного документа. Копії ж відображають інформацію, яку повністю або частково містить оригінал. Загалом існує три види копій – відбиток, витяг, дублікат. Відбиток це повна копія вихідного документа, яка 0алишається у справі замість відправленого адресатові. Другий вид, а саме витяг, це копія, що відбиває частину оригіналу документа, завірену в установленому порядку. Дублікатом же називається повна копія оригіналу, яка має ту саму юридичну силу. Дублікати видається у випадку втрати оригіналу.

Схема 1.3. Розподіл за ступенем гласності

За ступенем гласності

Документи службового використання, які містять інформацію поширення якої за межами підприємства може завдати йому шкоди.

Секретні документи, які містять інформацію, що є державною таємницею

Звичайні документи, які вільно видають для ознайомлення усіх, хто в цьому зацікавлений, включаючи споживачів, постачальників та ін..

Більшу частину документаційного фонду установи якраз і складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління. Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна й об’єднуюча, тобто є в кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів.

Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов’язаних офіційних документів, що застосовуються в установі. Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності. До цього виду документації відносяться організаційні (статут, положення, правила та інструкції), розпорядчі (накази, рішення, розпорядження, вказівки, ухвали) і довідково-інформаційні документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки, графіки відпусток). Зафіксована в системі управлінській документації інформація мусить свідчити про ефективність діяльності установи, вона являється основою для її оцінювання і показує наскільки дієвим є управління з боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення. Успішне функціонування установи неможливе без точного відображення її економічних показників, виваженої цінової політики, наявних взаємовигідних торгових угод з партнерами (в тому числі іноземними) та інших фінансових показників, що знаходять своє відображення в економічній документації ( плановій, торговельній, зовнішньоторговельній, фінансовій, ціновій, ресурсній, бухгалтерсько-обліковій , з організації праці тощо). Зазначена документація являється базовою для прийняття управлінських рішень й підготовки організаційно-розпорядчих документів. Так, основою бухгалтерсько-облікової документації являються звіти про надходження коштів, звіти про фінансово-майновий стан, баланс установи, рахунки, платіжні документи, відомості тощо. До фінансової документації відносяться фінансові плани (баланси прибутків та видатків), лімітні довідки, звіти про використання валютних планів, проведення платежів , надходження валюти і т. п.

До управлінської можна також певним чином віднести кадрову документацію, що відображає питання обліку та організування роботи з персоналом установи, включаючи питання проведення атестації і встановлення кваліфікацій , зарахування до резерву кадрів, нагородження та присвоєння почесних звань, призначення пенсій тощо. Окремо можна виділити документацію з соціальних питань та соціального захисту, а також словниково-довідкову документацію (висновки, довідки, доповіді, списки тощо). Управлінські документи, як зазначає проф. С.Г.Кулешов, можна розділити за дворівневими класифікаціями, на групи (класи документів), що в свою чергу будуть поділятись на підгрупи (підкласи) та види документів. Видами документів є номінали (акт, протокол, наказ, записка) чи, що найчастіше — види номіналів (наприклад, акт приймання-здавання робіт, протокол засідання Колегії міністерства, наказ про прийняття на роботу чи звільнення, пояснювальна записка).