Министерство образования Республики Беларусь

Государственное учреждение образования

«Академия последипломного образования»

Управление социальной и воспитательной работы

Документирование работы педагога социального учреждений образования

Методическое пособие

Минск 2006

Составитель: методист управления социальной и воспитательной работы Государственного учреждения образования «Академия последипломного образования» С.М.Скиндер

Настоящее пособие ставит перед собой цель сориентировать педагогов социальных в таком виде деятельности, как документирование. Рассматриваются общие вопросы по ведению документации, которые являются основными для педагогов социальных всех учреждений образования. Особое внимание уделяется нормативной правовой и рабочей документации. Предлагаются перечни необходимых документов (нормативных, рабочих, методических) и некоторые примерные образцы документации.

Пособие будет полезно как начинающим, так и опытным педагогам социальным, и предполагает творческий подход в использовании предложенных материалов (в зависимости от типа учреждения образования и местных условий).

Предисловие

Сегодня на каждом шагу можно услышать о загруженности социального педагога, о нехватке времени на заполнение журналов по учёту работы, о большом объёме документов по переписке с организациями и ведомствами, и, наконец, о нецелесообразности различных планов и отчётов. Социальные педагоги заняты работой по факту, стараются выделить время для профилактической деятельности, уделить внимание при личной встрече всем, кто от этой встречи ждёт помощи. Вот на работу с документами у них не остаётся ни сил, ни рабочего времени.

А вместе с тем, практика показывает, что ведение документации у социального педагога – слабое место. И не потому, что нет единых перечней необходимой документации, а из предлагаемых образцов рабочих материалов сложно выбрать вариант, приемлемый для себя. И не потому, что недостаточно литературы, разъясняющей, как составлять или оформлять тот или иной рабочий документ. И, наверняка, не потому, что методисты институтов повышения квалификации и руководители методических объединений уделяют вопросу ведения документации социальным педагогом, особенно начинающим, меньше внимания, чем это, возможно, необходимо.

Проблема, скорее всего, в самих социальных педагогах, их понимании значимости ведения документов, их отношении к документированию своей работы, их умении этим заниматься.

Что же такое документирование работы, что оно включает, каковы его задачи, и, наконец, какими навыками должен обладать специалист, занимаясь документированием?

На эти вопросы попытается дать ответ данное пособие.

Что такое документирование работы социального педагога

Процесс ведения документации важен для всех и особенно для начинающих социальных педагогов. Ведь грамотно подобранная и тщательно оформленная документация может оказаться важным аргументом того, что именно было сделано за тот или иной период времени, по тому или иному вопросу, направлению работы специалиста, насколько это удалось, что ещё можно сделать, чтобы улучшить ситуацию. Она помогает фиксировать изменения и результаты, анализировать и предполагать, планировать перспективно и до мелочей, подводить итоги, выступая в роли отчетного материала. И, наконец, она является частью имеджа специалиста, становится очевидным доказательством его компетентности и добросовестного отношения к своей профессии.

Ведение документации является одной из основных форм организации деятельности социального педагога. Благодаря документированию возникает сознательная организация деятельности. Документирование позволяет наметить возможности самого специалиста, а также его подопечных и окружающего воспитательного пространства, среды.

Система документирования работы называется делопроизводством. Согласно «Словарю русского языка» С.И.Ожегова, делопроизводство – это ведение дел, а дело, в свою очередь, - «собрание документов, относящихся к какому-нибудь факту или лицу». В связи с этим, делопроизводство социального педагога – это ведение документов самим специалистом по всем направлениям его деятельности.

- создание документов;

- работу с документами;

Делопроизводство включает в себя:

- хранение документов.

В процессе делопроизводства социальный педагог ставит перед собой такие задачи, как:

- накапливать информацию (о клиентах, их социальном окружении, их проблемах, возможностях окружающего воспитательного пространства и т.д.);

- систематизировать собираемую информацию;

- фиксировать процессы (например, оказания помощи и т.д.);

- анализировать и обобщать полученные результаты (например, оказания помощи);

- координировать и укреплять сотрудничество с другими специалистами и ведомствами;

- передавать необходимую информацию на все уровни исполнения (соблюдая этические нормы и конфиденциальность).

Для социального педагога заполненная документация – это своеобразная памятка, напоминание о его воспитанниках, клиентах, их проблемах, целях, которые он поставил для решения этих проблем, планируемых встречах и мероприятиях.

Работа по документированию вносится социальным педагогом в ежедневный (недельный) план работы, осознаётся и учитывается при формировании других планов и программ деятельности. Для её осуществления социальный педагог отводит рабочее время в том количестве, которого требует его профессиональный опыт, но без ущерба для других видов социально-педагогической работы.

Грамотное, аккуратное ведение делопроизводства усиливает профессиональную успешность социального педагога, делает его более защищённым при различных проверках и отчётах.

Навыки и умения социального педагога в делопроизводстве

Для того, чтобы успешно вести делопроизводство, социальному педагогу важно знать, что документы могут быть представлены разным образом. Рассмотрим некоторые варианты:

- изложение материала в виде текста повествовательного характера (например, оформление запроса, составление памятки по какой-нибудь теме, описание ситуации со слов клиента и т.д.);

- изложение материала в виде текста повествовательного характера, содержащего анализ, а также обобщение, выводы (например, составление аналитических отчётов, справок по результатам проверки и т.д.);

- изложение материала на бланках, готовых формах (например, по результатам тестирования, анкетирования; заполнение справок, свидетельств, написание деловых писем и т.д.);

- изложение материала в таблицах, диаграммах (например, планы работы, программы действия и т.д.).

Умение грамотно составлять и оформлять тот или иной служебный документ или заполнять готовый бланк (форму) говорит не только о профессиональном уровне социального педагога, но и во многом облегчает бумагооборот в его делопроизводстве. Документы не возвращаются на доработку, не имеют двойственного трактования, что требует дополнительной информации и затрат рабочего времени.

Социальному педагогу необходимо также точно знать реквизиты документов и правильное их написание. Реквизиты – это обязательные элементы формуляра документов, предписываемые законом или установленные практическим путём; документ, не имеющий тех или иных реквизитов, рассматривается как брак.

В процессе делопроизводства у социального педагога часто возникает потребность в копии какого-либо документа. Он должен знать, какие копии, каких документов можно использовать и где, как и кем копии документов должны быть юридически грамотно удостоверены.

Так, оригинал – как правило, первый (или единственный) экземпляр документа; с него можно снять копию (одну или несколько). Копия (или воспроизведение оригинала) может быть: с части документа (называется выпиской); с отосланного документа (называется отпуском). Копия может заменить оригинал и иметь его юридическую силу (называется дубликатом); дубликат может выдать только учреждение, которое выдало оригинал. Социальному педагогу следует различать копии простые и нотариальные. Простую копию, при наличии оригинала, заверяют должностные лица того учреждения, в котором была создана данная копия. Нотариальную копию заверяет нотариус из нотариальной конторы. В современной практике многие учреждения используют в делопроизводстве и незаверенные копии; обычно это ксерокопии или фотокопии.

Тесное взаимодействие в процессе социально-педагогической работы с организациями и ведомствами поможет внимательному и аккуратному в делопроизводстве социальному педагогу отработать механизм грамотного использования копий документов.

Большое значение имеет самостоятельность социального педагога при выполнении ряда работ по делопроизводству. Например:

• умение самостоятельно вести работу с письмами, жалобами, заявлениями и другими документами;

• контролировать исполнение документов (знать порядок исполнения документов, кем и как они должны исполняться);

• аккуратно и грамотно регистрировать входящие и исходящие документы (регистрация – это контроль за исполнением документов);

• правильно группировать отдельные документы, объединять их в общее дело, затем в группы дел;

• правильно хранить документы (хранение исполненных документов – это архив; возникает архив сначала в делопроизводстве социального педагога; затем документы передаются на хранение в архив учреждения; закладываются основы правильного архива в процессе работы с документами);

• правильно определять сроки хранения документов в архиве (сроки хранения документов определяются в зависимости от их значения и ценности; для этого проводится их оценка с опорой на специальные справочники; необходимо уметь относить документы к установленным справочниками срокам хранения). Обычно, в делопроизводстве социального педагога документы хранятся сроком один год, в архиве кабинета социального педагога – до трёх лет, в архиве учреждения – до пяти лет, далее согласно срокам, установленным справочниками по делопроизводству.

Нужно отметить, что не последнюю роль на современном этапе играет и техническая оснащённость процесса делопроизводства. Так, социальный педагог должен уметь:

• владеть компьютером для оформления служебных документов;

• пользоваться магнитофоном, диктофоном, фотоаппаратом, видеокамерой;

• копировать и размножать документы (знать основные способы и средства копирования и размножения документов).

Социальному педагогу в своей практической деятельности приходится обращаться в судебные инстанции и другие государственные учреждения. В связи с этим, все документы (заявления, просьбы и другие обращения) необходимо оформлять грамотно, не спеша, должным образом, получать на каждом документе соответствующие визы (об отказе или удовлетворении). Только так социальный педагог с помощью аккуратности в делопроизводстве сможет защитить себя и своих клиентов, всегда доказать свои слова.

Составляющие делопроизводства

Говоря о делопроизводстве как системе документирования, нельзя не отметить, что документирование – это и есть систематизированный сбор, хранение, каталогизация и использование материалов с целью создания единого, структурированного банка данных для обеспечения быстрого и надежного доступа к каждой из информационных единиц (Профессиональное образование. Словарь. С.М.Вишнякова. М.1999).

Информационными единицами и являются любые материалы, документы (деловые бумаги, информации, сведения, данные и т.д.), зафиксированные на материальном носителе (бумаге, фотоплёнке, магнитном диске), имеющие официальный характер и подлежащие использованию или передаче адресату.

Документацию часто классифицируют в соответствии с её задачами (например, спланировать работу, отчитаться о проделанном, проинформировать, зафиксировать результаты и т.д.), поэтому для одной и той же системы могут создаваться разные документы.

В связи с этим, уместно рассматривать следующие составляющие делопроизводства социального педагога:

- нормативные правовые акты, регулирующие деятельность социального педагога в данном учреждении образования;

- документация по планированию деятельности социального педагога;

- отчётная документация о проделанной работе за тот или иной период;

- протоколы различных советов (заседаний, совещаний, встреч и т.д.);

- документы из переписки с учреждениями;

- акты обследования, различные договоры и т.д.;

- записи в книгах регистрации (звонков по телефону доверия, обращений за помощью, консультаций и т.д.) и учёта работы социального педагога;

- результаты социально-педагогических исследований района (микрорайона), учреждения образования, семьи воспитанников;

- личных дел воспитанников, находящихся в социально-опасном положении и состоящих на учёте; характеристик подопечных и т.д.

Если объединить некоторые составляющие по принципу отражения отдельных аспектов работы социального педагога (например, документы, регулирующие деятельность; документы, отражающие деятельность и т.д.), то условно можно выделить:

- нормативную правовую документацию в работе социального педагога (совокупность инструктивных материалов, устанавливающих какие-либо правила, нормы, нормативы);

- рабочую документацию социального педагога (материалы, отражающие прежде всего учёт его работы по тому или иному направлению, а также планирование и отчётность);

- методическую копилку.

Рассмотрим подробнее каждую из этих составляющих.