Тема 3. Анализ бланков документов

Вопросы, задания и методические указания по изучению темы

1) Выявите все виды бланков, используемых в организации (общий бланк, бланк письма, должностной бланк, бланк конкретного вида документа, бланк совместных предприятий). Охарактеризуйте их с точки зрения соответствия ГОСТу и инструкции по делопроизводству.

2) Какие недостатки в оформлении бланков носят принципиальный характер? В дневнике практики отразите выявленные отклонения от существующих норм.

3) Определите состав и расположение реквизитов каждого вида бланков.

4) Какое расположение заголовочных реквизитов в бланках (продольное, угловое), по вашему мнению, наиболее целесообразно для конкретных документов? При необходимости разработайте свой вариант бланка.

5) Соблюдаются ли требования, предъявляемые к оформлению, использованию, хранению и уничтожению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации?

6) Отметьте расположение эмблемы (товарного знака) по отношению к наименованию организации. Отметьте достоинства и недостатки дизайна товарного знака, шрифта.

7) В приложение к отчету включите бланки организации и свои варианты.

Тема 4. Изучение особенностей оформления управленческих документов

Вопросы, задания и методические указания по изучению темы

1) Какие системы документации создаются в организации? Перечислите названия этих систем, укажите наименования форм документов и структурные подразделения, в которых они создаются.

2) Проанализируйте порядок составления и оформления управленческих документов организации, сопоставьте сложившуюся практику с требованиями нормативно-методических документов.

3) Обратите внимание на:

• наличие необходимых реквизитов (заголовка, наименования вида документа, даты, регистрационного индекса, отметок на документе и т.п.;

• правильность адресования;

• порядок внутреннего и внешнего согласования документов;

• этапы удостоверения документов (подписание, утверждение, постановка печати).

4) Отметьте следующие данные:

• кто изготавливает документы (специалисты, технические исполнители, секретари);

• каким способом изготовлен документ.

5) При наличии в организации компьютеров опишите применяемые программные средства и их функциональные возможности. При этом отметьте, используются ли базы данных при составлении документов (законодательные, организационно-правовые документы организации и др.).

6) Обратите внимание на применение типовых (трафаретных, анкетных, табличных) текстов, наборов унифицированных языковых средств (слов, словосочетаний, выражений).

7) Собранные данные зафиксируйте в дневнике практики. Сформулируйте выводы по проделанной работе.

Тема 5. Изучение особенностей оформления организационных документов

Вопросы, задания и методические указания по изучению темы

1) Проведите детальный анализ организационной документации, применяемой в управленческой деятельности. Кем разрабатываются организационные документы в учреждении?

2) Какие бланки используются для создания организационно-правовых документов? Укажите состав и последовательность расположения реквизитов в формуляре одного из организационно-правовых документов (по выбору). Приведите образец оформления выбранного документа в приложении к отчету.

3) На основе каких учредительных документов разработаны организационно-правовые документы учреждения (учредительный договор; устав; общее положение об организации данного вида)?

4) Отметьте наличие (или отсутствие) Положений (Положение об организации. Положение о структурном подразделении. Положение о коллегиальных и совещательных органах. Положение о персонале. Положение о материальном и моральном поощрении). Проанализируйте один из документов и дайте его характеристику.

5) Какими инструкциями пользуется организация в своей деятельности? Перечислите локальные инструкции, приведите образец должностной инструкции в приложении к отчету.