Тема 12. Подготовка и передача дел в архив организации

Вопросы, задания и методические указания по изучению темы

1. По какому принципу происходит отбор документов на хранение или уничтожение?

2. Составьте акт на передачу дел на архивное хранение, акт о выделении документов на уничтожение.

3. Кем и как формируются документы в дела?

4. Опишите технологию полного (или частичного) оформление дел (подшивка дел, нумерация листов, подшивка документов в дело, и др.).

5. Как оформляется заверительная надпись? Приведите образец оформления листа-заверителя дела, имеющегося в организации. При его отсутствии разработайте лист-заверитель самостоятельно.(См. в кн.: Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учеб.-практ. пособие. - М.: ТК Велби, Изд. «Проспект», 2005, с. 42)

6. Как оформляется обложка постоянного и временного хранения дела? Приведите в приложении к отчету образец оформления обложки дела.

7. Оформите дело (дела) к сдаче в архив: пронумеруйте документы дела, составьте внутреннюю опись, составьте заверительную надпись, оформите обложку дела.

8. В чем заключается систематизация дел? Опишите ее структуру.

9. Опишите процедуру подготовки описей дел (сроки сдачи дел в архив учреждения, особенности составления и оформления общей описи, описи дел постоянного и долговременного хранения, по личному составу).

10. Разработайте описательную статью описи дел структурного подразделения. Приведите образец оформления итоговой записи.

Тема 13. Технология составления и оформления номенклатуры дел

Вопросы, задания и методические указания по изучению темы

1. Изучите структуру, функции и состав документного фонда организации и разработайте классификационную схему номенклатуры дел. Она оформляется в виде списка структурных подразделений и их индексов, расположенных по степени значимости.

2. Проанализируйте конкретную номенклатуру (учреждения, структурного подразделения), отметьте недостатки ее составления и оформления.

3. На какой срок составляется номенклатура дел в организации? Методом наблюдения выявите порядок внесения изменений в номенклатуру, определите этапы составления, оформления и утверждения номенклатуры.

4. Сформулируйте заголовки дел в соответствии с установленными требованиями и одновременно установите сроки их хранения по перечню.

5. Сколько экземпляров номенклатуры дел отпечатано в организации (государственной, коммерческой)? Выясните предназначение каждого экземпляра.

6. На общем бланке организации оформите по установленной форме номенклатуру дел организации, определите состав должностных лиц, визирующих и утверждающих ее.

Тема 14. Организация и проведение экспертизы ценности документов

Вопросы, задания и методические указания по изучению темы

1. Какими нормативно-методическими документами руководствуются в организации при проведении экспертизы ценности документа?

2. Каков порядок оформления дел при подготовке их к сдаче в архив?

3. Проведите анализ дел, обратив внимание на соответствие заголовков дел документам, помещенным в дело; наличие в деле дублетных, черновых экземпляров документов и документов, подлежащих возврату; наличие в деле документов с различными сроками хранения.

4. В зависимости от чего устанавливаются сроки их хранения документов (постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д.)?

5. Составьте приказ о создании экспертной комиссии (ЭК) для организации. В приказе должен быть определен состав комиссии, ее задачи, срок ее работы.

6. Опишите этапы проведения экспертизы ценности документов.

7. Что такое описи дел и для чего они составляются? Приведите в приложении к отчету образец описи дел.

8. Составьте протокол заседания ЭК (в краткой форме), определив повестку дня и сформулировав решение комиссии.