Тема 10. Организация и технология контроля исполнения документов

Вопросы, задания и методические указания по изучению темы

1) В каких нормативных документах учреждения регламентируются организация и технология контроля исполнения документов (инструкции по документационному обеспечению деятельности учреждения, регламент и др.)?

2) В какой организационной форме (централизованной, децентрализованной, смешанной) осуществляется контроль исполнения документов?

3) Определите должностной и численный состав работников службы ДОУ, обеспечивающих контроль за сроками исполнения документов. Назовите главные функции, которые выполняет документационная служба в процессе контроля исполнения документа.

4) Перечислите задачи, которые решаются с помощью системы срокового (текущего, предупредительного, итогового) контроля. Составьте перечень документов, подлежащих обязательному сроковому контролю в организации.

5) Разработайте таблицу «Типовые сроки исполнения документов» в организации. (Образец таблицы см. в кн.: Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учеб.-практ. пособие. - М.: ТК Велби, Изд. «Проспект», 2005, с. 21)

6) Опишите этапы ведения контроля исполнения документа:

• Постановка документов на контроль. Назовите основные критерии отбора документов, подлежащих постановке их на контроль. С какого момента начинается цикл контрольных операций? Как проставляется на документе отметка о контроле? Сформулируйте принципы построения контрольной картотеки и правила внесения в РКК сведений о контроле.

• Ведение контроля. Опишите операции по предупредительному наблюдению за ходом исполнения документа и регулированию процесса исполнения.

• Снятие документов с контроля. Опишите процедуру снятия документа с контроля.

• Анализ исполнительской дисциплины. Проанализируйте и обобщите данные о состоянии контроля исполнения поручений и документов, укажите количество документов, взятых на контроль, количество документов, не исполненных в срок, установите причины (уважительные и неуважительные) неисполнения или задержки контроля исполнительской дисциплины.

7) На основе анализа состояния исполнительской дисциплины подготовьте предложения по совершенствованию контроля исполнения документов и при необходимости разработайте соответствующие документы (должностная инструкция, раздел инструкции по делопроизводству и др.).

Тема 11. Систематизация и текущее хранение документов. Обработка дел для последующего хранения

Вопросы, задания и методические указания по изучению темы

1. Какие нормативно-методические материалы Федеральной архивной службы об оформлении дел используются в организации?

2. Какие требования предъявляются к формированию дел?

3. В чем заключается составление описей и сдача дел в архив?

4. Как осуществляется текущее хранение дел?

5. Как осуществляется в организации (структурном подразделении) выдача дел и документов во временное пользование. Используются ли при этом карта-заместитель и лист-заместитель? Составляется ли акт о выдаче дел во временное пользование? Представьте их образцы в отчете. При отсутствии указанных документов разработайте их самостоятельно (См. в кн.: Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учеб.-практ. пособие. - М.: ТК Велби, Изд. «Проспект», 2005, с.35-37)

6. Разработайте рекомендации по рациональному размещению документов и созданию оптимальных условий оперативного хранения документов.