Тема 5. Организация документооборота

Вопросы, задания и методические указания по изучению темы

1) Выявите основные направления деятельности организации, осуществляемой в рамках документационного обеспечения управления. Составьте схему документооборота предприятия (Образец таблицы см. в кн.: Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учеб.-практ. пособие. - М.: ТК Велби, Изд. «Проспект», 2005, с. 61.)

2) Определите соответствие/несоответствие документооборота организации (бумажного, электронного) требованиям нормативных документов.

3) Определите состав должностных лиц, участвующих в обработке документов, и последовательность операций по обработке документов.

4) Изучите маршруты движения документопотоков в организации и составьте маршрутно-технологическую карту создания документов (исходящих, входящих и внутренних) с указанием нормы времени на выполнение каждой операции.

5) Подсчитайте объем документооборота за предшествующий месяц по организации в целом или по структурному подразделению, предварительно изучив состав и количество полученных, отправленных и внутренних документов организации. Каким образом ведется подсчет документов по потокам?

6) Выявите субъективные и объективные факторы, прямо влияющие на рост количества документов. Выявите проблемы подготовки документов «в срочном режиме» и разработайте предложения по их разрешению.

7) По каким направлениям осуществляется совершенствование процессов документирования и документооборота на предприятии? Отметьте негативные стороны в организации документооборота и разработайте рекомендации по его совершенствованию и уменьшению объема.

Тема 6. Технология обработки поступающих (входящих) документов

Вопросы, задания и методические указания по изучению темы

1) Составьте блок-схему работы с входящими документами. Каким образом осуществляется доставка корреспонденции в организацию (почта, курьеры, сотрудники учреждения, технические средства коммуникации)? Соблюдают ли сотрудники учреждения правила доставки документов (укладывают проверенную и документально оформленную почту в запирающийся на замок портфель, пломбируют или опечатывают его, используют служебный транспорт и пр.)?

2) Опишите операции, осуществляемые на этапе первичной обработки документов (вскрытие конвертов, проверка правильности адресования, проверка сохранности упаковки и наличия приложения). Какие действия предпринимает работник службы ДОУ при обнаружении повреждения упаковки или самого документа?

3) Укажите особенности обработки бумажных документов и документов, поступивших по каналам электронной почты и по каналам факсимильной связи.

4) Опишите процедуру предварительного рассмотрения и распределения документов. Какие операции выполняет работник службы ДОУ при направлении документа руководству организации?

5) Как осуществляется доставка поступивших документов исполнителям? Выявите наличие или отсутствие графика доставки документов в структурные подразделения. При его отсутствии опишите процедуру приема и передачи документов в структурные подразделения, разработайте и оформите график курьерской доставки документов в структурные подразделения.

6) Какими нормативными документами организации (инструкциями и ведомственными справочниками, номенклатурой дел, стандартами на документацию, общероссийскими классификаторами) руководствуются сотрудники на этапе исполнения документа? Какие средства оргтехники при этом используются?

7) Определите маршрут движения входящих документов и разработайте графическую оперограмму. Оперограмма движения должна отразить перемещение документа от момента его приема до подшивки в дело.