МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

для самостійної підготовки студентів з дисципліни

«Організація забезпечення військ медичним майном»

Тема №11. Облік і звітність по медичному майну

Заняття №1,2

1. Класифікація, структура, загальні правила оформлення і ведення облікових документів.

Медичне майно, як і інші матеріальні засоби, незалежно від джерела надходження й способів придбання підлягає обов’язковому обліку. Облік медичного майна має бути повним, достовірним і точним, а також своєчасним. Основне його призначення полягає в тому, щоб забезпечити повну цілісність, законне, доцільне використання майна за призначенням.

Облік дозволяє посадовим особам медичної служби планувати та здійснювати своєчасне, безперебійне забезпечення медичним майном підрозділів, військових частин і медичних установ, розробити належну звітність, а також використовувати необхідні дані для прийняття обґрунтованих рішень з організації медичного забезпечення військ.

Реалізація цілей і завдань з обліку медичного майна досягається шляхом своєчасного виконання облікових операцій на підставі справжніх, законно і правильно оформлених облікових документів.

Основним керівним документом, що визначає і регламентує порядок обліку усіх видів матеріальних засобів (у т.ч. і медичного майна) у Збройних Силах України як у мирний, так і у воєнний час є «Керівництво з обліку озб­роєння, техніки, майна й інших матеріальних засобів у Збройних Силах».

Особливості урахування наркотичних, психотропних і отруйних лікар­ських засобів визначається "Інструкцією по роботі з наркотичними, психо­тропними й отруйними лікарськими засобами в Збройних Силах України", затвердженої начальником Головного Військово-медичного управління Міні­стерства оборони України.

Медичне майно непорушних запасів (НЗ) враховується окремо від медичного майна поточного постачання. Його урахування, документальне оформлення поновлення і поповнення викладається в спеціальних інструкціях.

Керівництво організацією обліку усіх видів матеріальних засобів, у т.ч. і медичного майна, у військовій частині (з'єднанні) здійснює командир частини (з'єднання).

Організація обліку медичного майна покладається:

- у підрозділі - на командира (начальника) підрозділу;

- у військовій частині (з'єднанні) - на начальника медичної служби;

- у медичній установі - на начальника аптеки.

Безпосереднє ведення обліку медичного майна, оформлення облікових документів, книг або карток обліку покладається:

- у підрозділі - на матеріально відповідальну особу за медичне майно;

- у медичній службі військової частини - на начальника медичної служби, а при наявності аптеки - на начальника аптеки;

- в медичній роті мех.(т) бригади- на командира мед. роти;

- у медичній установі - на начальника аптеки, його заступника або іншу посадову особу аптеки.

Всі посадові особи, в обов'язок яких входить організація або безпосереднє ведення обліку медичного майна, повинні добре знати і точно виконувати положення керівних документів, у межах передбачених прав здійснювати систематичний контроль за їх виконанням підлеглими.

Обліковий документ – документ, що містить у зафіксованому виді інформацію про матеріальні засоби (оформлену у встановленому порядку) і що має, відповідно до чинного законодавства, правове значення,

Облікові документи, у залежності від їхнього призначення, підрозділяються на документи первинні (основні) і документи допоміжного характеру.

Первинні облікові документи служать для оформлення операцій, пов’язаних с рухом і зміною якісного стану матеріальних засобів. Вони є підставою для відповідних записів у книгах або картках обліку. До первинних облікових документів відносять: накладні, наряди, акти, атестати, зведені відомості, рецепти, вимоги.

Облікові документи допоміжного характеру - це доручення, супровідні листи, пакувальні листи, стелажні ярлики, сповіщення, підтвердження про одержання майна й ін. Вони підтверджують дію і законність основних документів, сприяють виконанню облікових операцій.

Основними частинами облікового документа є: заголовна частина, змістовна частина, оформлювальна частина.

Заголовна частина повинна містити реквізити (інформаційні елементи документа), що дають повне і чітке уявлення про вид і характер документа Розрізняють реквізити постійні, тобто ті, що наносять при виготовленні бланка документа і реквізити перемінні, що фіксуються на бланку документа в процесі його заповнення.

Змістовна частина документа може бути оформлена у виді таблиці або викладена текстом. Оформлювальна частина звичайно містить: дати упорядкування, прізвища посадових осіб, що підписали документ, особисті підписи і їх розшифровування, відповідні печатки (на документах, де вони передбачені). Підпис начальника завіряється: на документах, призначених для відправлення з військової частини (з'єднання) - мастичною гербовою печаткою військової частини (з'єднання); на документах, призначених для обертання усередині військової частини (з'єднання) мастичною печаткою «Для внутрішніх господарських документів» військової частини (з'єднання).

Всі первинні документи, що складаються повинні бути в обов'язковому порядку зареєстровані в книзі реєстрації облікових документів (форма 25). При цьому порядковий номер реєстрації є номером первинного облікового документа Облікові документи реєструються тільки після їхнього підписання посадовими особами в суворій послідовності в міру їхнього надходження. Якщо документ складається з декількох листів, те його номер указується на кожному листі документа При наявності додатків до основного документа, номери вказуються на всіх листах додатків.

Поступаючи у з'єднання, військову частину первинні облікові документи реєструються в книзі реєстрації облікових документів (форма 25), при цьому порядковий номер реєстрації є реєстраційним номером документа

По документах, не підписаним правомочними посадовими особами, не зареєстрованими по обліку, що не має печатки (де вона передбачена), категорично забороняється робити прийом, відпустка й інші операції, пов'язані з рухом і зміною якісного (технічного) стану медичного майна.

Документ рахується виконаним, якщо зазначені в ньому операції виконані, хоча б і не в повному обсязі. На доодержання або досдачу медичного майна повинний бути складений, зареєстрований новий документ.

При веденні обліку вручну на усіх виконаних первинних документах робляться позначки про записи в книгах обліку здійснених операцій, пов'язаних із рухом або зміною якісного стану медичного майна У позначці вказуються номер книги обліку і сторінка, на якій записана облікова операція (наприклад, кн. 106, т. 1, стор. 8). Для позначок використовується графа реквізиту «Примітка» або чисте поле документу.

Всі облікові документи повинні складатися і вестися чітко, без виправлень і підчищень. Для виправлення помилок при записах, неправильні цифри або слова закреслюються тонкою рискою (так, щоб закреслене можна було прочитати), а поверх записуються правильні цифри і слова Зроблене виправлення повинно бути оговорене на вільному листі цієї ж сторінки документу, наприклад: «виправленому (указується правильний запис) вірити». Виправлення завіряється в книзі (картці) обліку підписом виконавця, а в первинному обліковому документі — підписом начальника, що підписав документ. У випадку, якщо провадиться тільки закреслювання помилкового запису без його виправлення, закреслене обумовлюється «Закреслене (вказуються цифри або слова) не вважати». Запис завіряється тими ж посадовими особами, що і при виправленні помилок Підпис посадової особи про виправлення в первинному обліковому документі завіряється відповідною печаткою.

Робити виправлення в рецептах і вимогах не дозволяється.

Всі виправлені документи разом із оговореннями до них підшиваються в справи в строго в хронологічному порядку їх надходження або виконання. Справи, як правило, заводяться по однотипним (прибутковим, видатковим і т.д.) документам В міру підшивки документів листи в справі нумеруються, їхня кількість у кожній закінченій справі підтверджується підписом відповідної посадової особи і завіряється мастичною печаткою «Для внутрішніх господарських документів».

Рецепти і вимоги підшиваються окремо по місяцях. Рецепти і вимоги на психотропні, наркотичні й отруйні лікарські засоби підшиваються окремо від всіх інших рецептів і вимог.

Книги обліку медичного майна, картки обліку повинні бути зареєстровані по діловодству, а перереєстровуватися окремо. У кожній книзі обліку листи нумеруються, прошнуровуються і скріплюються мастичною печаткою «Для пакетів». Кількість листів у книгах обліку засвідчаться підписами:

• у військовій частині - начальника медичної служби;

• в аптеці медичної роти мех. бригади – командира мед.роти;

• в аптеці медичної установи — начальника установи;

• у підрозділах медичної роти, медичної установи - начальника підрозділу.

Кількість листів у книгах обліку отруйних лікарських засобів цих підрозділів засвідчується підписами – відповідних керівників. При цьому на зворотній стороні останнього листа записується: «У ціій книзі пронумеровано, прошнуровано і скріплено печаткою___ листів. Начальник медичної служби військової частини_________________________________

«_______» _______________20__ р».

Записи в книгах (картках) обліку медичного майна повинні провадитися тільки на підставі справжніх, законно і правильно оформлених первинних документів. Початкові записи в нових книгах (картках) обліку здійснюються на підставі первинних документів, а також актів інвентаризації (передачі) або облікових даних попередніх книг (карток) обліку. Записи про залишки медичного майна, перенесені з інших книг (карток) обліку, підтверджуються підписами осіб, відповідальних за ведення обліку медичного майна При цьому на першій сторінці книги (картки) обліку записується, наприклад: «Залишки медичного майна з попередніх книг обліку перенесені правильно. Начальник медичної служби військової частини____________________ . Начальник аптеки медичного пункту__________________ «______»____________20 р.».

Результати про прихід і витрату медичного майна в книгах або картках обліку підводяться по звітних періодах і за рік, а також при інвентаризаціях, ревізіях, передачі посади матеріально-відповідальними особами й в інших необхідних випадках Результати підкреслюються рискою (річні — двома рисками) і завіряються підписом особи, що безпосередньо веде облік, а також підписом особи, відповідальної за ведення обліку. При цьому записується, наприклад «Результати за звітний рік підведені правильно: Начальник медичної служби військової частини

_______ ________ «_____»__________20__р.».

Звірення облікових даних по інвентарному медичному майну в підрозділах з обліковими даними аптеки проводяться перед інвентаризацією медичного майна, при передачі посади матеріально-відповідальними особами, ревізіях, перевірках і інших необхідних випадках

Книги і картки обліку медичного майна повинні вестися до повного використання. Картки обліку, що залишаються на слідуючий рік і книги, перереєструються по переліку справ, книг і журналів, заведених на новий рік. У випадку втрати книги (картки) обліку облікові дані відновлюються по первинних облікових документах

Збереження облікових документів організується в шафах, що замикаються, сейфах або ящиках, що забезпечують їхню цілість, що виключають доступ до них сторонніх осіб. При цьому книги обліку і прибутково-видаткові документи на отруйні лікарські засоби повинні зберігатися окремо від документів обліку іншого медичного майна Щодня по закінченні роботи шафи, сейфи (ящики) з обліковими документами повинні замикатися й опечатуватися металевими номерними печатками виконавців. Збереження документів у ящиках робочих столів і шафах, що не замикаються, забороняється.

Відповідальність за організацію збереження облікових документів у військовій частині і з'єднанні несе начальник медичної служби, у медичній установі — начальник установи, у підрозділах - командири підрозділів.

Терміни збереження облікових документів у мирний час, а також порядок збереження, сдачі їх в архів і знищення визначається «Керівництвом по архівній справі».

Терміни збереження обчислюються з 1 січня слідуючого за звітним роком. Після закінчення встановлених термінів збереження облікових документів, останні здаються в архів або знищуються встановленим порядком.

Нижче представлений перелік і терміни збереження основних облікових документів по медичному майну в медичній службі військової частини в мирний час.

Перелік облікових документів у медичній службі військової частини.

Назви звітних документів	№ форми документа	Військова частина		Підрозділ військової частини	Примітка
		без аптеки	з аптекою
1	2	3	4	5	6
Первинні облікові документи
Накладна	2	+	+	-
Акт прийому	4	+	+	-
Зведена відомість	7	-	+	-
Акт закладки (освіження матеріальних засобів)	10	+	+	-	Ведеться при наявності непорушного запасу
Акт списання (зняття залишків)	11	+	+	-
Акт технічного стану	12	+	+	-
Акт зміни технічного стану	13	+	+	-
Акт виготовлення сумішів	15	-	+	-
Акт відбору проб для аналізів	55	+	+	-
Рецепт		-	+	-
Вимоги на відпуск ліків з аптеки		-	+	-
Книги обліку
Книга реєстрації облікових документів	25	+	+	-
Книга обліку наявності та проходження матеріальних засобів у підрозділі	26	+	+	-
Книга обліку наявності та проходження матеріальних засобів	27	+	+	-
Книга обліку матеріальних засобів, виданих в тимчасове користування	37	-	+	+
Картка некомплектності		+	+	+
Книга обліку ліків, які містять отруйні та наркотичні речовини	49	+	+	+
Книга обліку щоденних витрат медичного (ветеринарного майна)	50	-	+	-
Облікові документи допоміжного характеру
Довіреність на отримання матеріальних засобів	57	+	+	-
Супроводжувальний лист	62	+	+	-
Підтвердження про приймання матеріальних засобів	69	+	+	-
Інші облікові документи
Формуляр та паспорти на медичну техніку		+	+	+

Примітка.

1. Знак «+» означає, що обліковий документ складається, оформлюється і реєструється.

2. Знак «-» означає, що обліковий документ не ведеться.

Тестові завдання:

340. Управління організацією обліку всіх видів матеріальних засобів (в т.ч.і медичного майна) у військовій частині (з’єднанні) здійснює:

1. Командир частини (з’єднання)

2. Начальник медичної служби

3. Начальник аптеки

341. Організація обліку медичного майна у підрозділі покладається на:

1. Командира (начальника підрозділа)

2. Начальника медичної служби

3. Начальника аптек

342. Організація обліку медичного майна у військовій частині (з’єднанні) покладається на:

1. Командира частини (з’єднання)

2. Начальника медичної служби

3. Начальника аптеки

343. Організація обліку медичного майна у медичній установі покладається на:

1. Начальника медичної установи